Roles and Responsibilities
Roles and Responsibilities ist ein Team-Workshop, in dem jedes Mitglied aufschreibt, was es für seine eigenen Verantwortlichkeiten hält und wofür seiner Meinung nach jede andere Rolle verantwortlich ist; anschließend werden beide Sichtweisen verglichen. Wer eine Rolle innehat, nimmt an, lehnt ab oder passt an, was die anderen von ihr oder ihm erwartet haben, und das Team findet Verantwortliche für die Aufgaben, die niemand für sich beansprucht hat. Das Vorgehen ist ein Play aus dem Atlassian Team Playbook und unterscheidet sich von einer Verantwortlichkeitsmatrix dadurch, dass es bei Wahrnehmungen ansetzt statt bei einer Aufgabenliste.
Moderationsablauf
- 1
Erkläre Zweck und Tabelle, dann einigt euch auf die Liste der Rollen im Team.
5 Min. - 2
Stille Runde eins: Jede Person schreibt die wichtigsten Verantwortlichkeiten der eigenen Rolle auf.
10 Min. - 3
Stille Runde zwei: Alle schreiben auf, wofür ihrer Meinung nach jede der anderen Rollen verantwortlich ist.
10 Min. - 4
Klärt Rolle für Rolle: Wer die Rolle innehat, nimmt an, lehnt ab oder passt an, was die anderen geschrieben haben. Abgelehnte Punkte kommen auf die Liste des nicht Zugeordneten.
15 Min. - 5
Arbeitet die nicht zugeordneten und doppelt beanspruchten Verantwortlichkeiten durch und vereinbart für jede eine verantwortliche Person oder einen nächsten Schritt.
15 Min. - 6
Fasst die vereinbarten Verantwortlichkeiten zusammen, entscheidet, wo sie dokumentiert und wann sie überprüft werden.
5 Min.
Tipps
Halte beide Schreibrunden still und blende in einem Online-Tool die Einträge der anderen aus, bis die Runde endet; sobald die Leute sehen, was die anderen geschrieben haben, passen sie ihre eigene Sicht an, und die Lücken, die ihr finden wolltet, verschwinden.
Lehnt jemand einen Punkt ab, frag, wer ihn aus ihrer oder seiner Sicht übernehmen sollte, bevor ihr weitergeht.
Die Liste des nicht Zugeordneten ist das wichtigste Ergebnis der Session, sichere ihr also mindestens fünfzehn Minuten.
Typische Stolperfallen
Die Teilnehmenden sehen in den stillen Runden die Einträge der anderen und gleichen ihre Antworten an, sodass die Unterschiede in der Wahrnehmung nie sichtbar werden
Verantwortlichkeiten werden als weite Etiketten wie „Kommunikation“ oder „Qualität“ notiert, denen alle zustimmen können, ohne dass geklärt ist, wer was macht
Die Klärungsrunde kippt in Kritik daran, wie eine Person ihre Arbeit macht; sie geht in die Defensive und nimmt keine Anpassung mehr an
Nicht zugeordnete Verantwortlichkeiten werden notiert und bleiben ohne verantwortliche Person, sodass die liegen gebliebene Arbeit, die Anlass der Session war, liegen bleibt
Die Führungskraft antwortet für jede Rolle, und das Team geht mit dem Bild der Führungskraft nach Hause statt mit einer Vereinbarung zwischen denen, die die Arbeit machen
Variationen
Größere Teams mit sechs bis acht Rollen brauchen etwa 90 Minuten; bei mehr als acht teilt nach Teilteams auf oder fasst ähnliche Rollen in einer Zeile zusammen. Version für eine neue Rolle: Führt den Workshop für eine einzelne Rolle durch, die gerade geschaffen oder besetzt wurde, wobei die benachbarten Rollen ihre Sicht beisteuern. Im Anschluss eine RACI-Matrix für die Handvoll rollenübergreifender Aufgaben, die strittig bleiben. Remote: Nutzt eine geteilte Tabelle mit privatem Schreibmodus für die beiden stillen Runden. Ergänzt eine Spalte dafür, was jede Rolle von den anderen braucht, um ihre Arbeit zu tun.
Einsatzbereiche
Wann einsetzen
Aufgaben werden doppelt oder gar nicht erledigt, weil alle davon ausgingen, dass jemand anderes zuständig ist
Ein Team wurde gerade gebildet oder umorganisiert, und die Jobtitel sagen nicht mehr, wer was macht
Eine neue Rolle ist dazugekommen, und sowohl die neue Person als auch das Team sind unsicher, wo sie beginnt und endet
Zwei Kolleginnen oder Kollegen kommen sich bei der Arbeit immer wieder in die Quere, und die Reibung dreht sich um Zuständigkeit, nicht um Persönlichkeiten
Ein crossfunktionales Projekt beginnt, und Leute aus verschiedenen Abteilungen bringen unterschiedliche Annahmen über ihren Anteil mit
Wann nicht einsetzen
Du musst Verantwortung Aufgabe für Aufgabe für einen definierten Prozess oder Projektplan zuweisen; diese Detailtiefe liefert eine RACI-Matrix
Offen ist, wie weit die Entscheidungsbefugnis einer Rolle im Verhältnis zur Führungskraft reicht; dafür ist Delegation Poker gemacht
Dahinter steckt ein persönlicher Konflikt oder ein Leistungsproblem bei einer einzelnen Person: Eine Gruppenübung stellt sie bloß, kläre das also im Einzelgespräch oder in einem mediierten Gespräch
Die Rollen ändern sich wegen einer anstehenden Reorganisation in wenigen Wochen erneut; warte, bis die Struktur steht
Die Gruppe hat mehr als acht Rollen: Jede Sicht auf jede Rolle zu vergleichen dauert zu lange, teilt also in Teilteams auf oder nutzt eine Team-Charter-Session für das große Bild
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Häufig gestellte Fragen
Was ist Roles and Responsibilities?▾
Roles and Responsibilities ist ein Team-Workshop, in dem die Mitglieder ihre eigenen Verantwortlichkeiten aufschreiben und das, was sie für die Verantwortlichkeiten ihrer Kolleginnen und Kollegen halten, und dann beides vergleichen. Wer eine Rolle innehat, nimmt die Erwartungen der anderen an, lehnt sie ab oder passt sie an, und das Team weist allem, was übrig bleibt, Verantwortliche zu. Es ist ein Play aus dem Atlassian Team Playbook.
Worin liegt der Unterschied zu einer RACI-Matrix?▾
Eine RACI-Matrix geht von einer Aufgabenliste aus und weist jeder Rolle pro Aufgabe einen Grad der Beteiligung zu. Dieser Workshop geht davon aus, wie die Beteiligten jede Rolle wahrnehmen, und sucht nach den Abweichungen. Er ist schneller und deckt verborgene Annahmen besser auf; eine RACI-Matrix ist für einen definierten Prozess präziser. Nacheinander eingesetzt ergänzen sich beide gut.
Wie lange dauert eine Roles-and-Responsibilities-Session?▾
Etwa 60 Minuten für ein Team mit bis zu fünf Rollen und eher 90 Minuten bei sechs bis acht. Die beiden stillen Schreibrunden dauern je zehn Minuten; der Rest gehört der Klärung jeder Rolle und dem Umgang mit Verantwortlichkeiten, die niemandem gehören.
Was passiert mit Verantwortlichkeiten, die niemand will?▾
Sie kommen auf eine Liste des nicht Zugeordneten und werden gegen Ende der Session gemeinsam durchgegangen. Für jede vereinbart das Team entweder eine verantwortliche Person, entscheidet bewusst, die Aufgabe nicht mehr zu erledigen, oder benennt eine Person, die die Frage zu denen trägt, die entscheiden können. Bleibt die Liste unangetastet, verfehlt die Session ihren Zweck.
Wie oft sollte die Session wiederholt werden?▾
Immer dann, wenn sich Zusammensetzung oder Auftrag des Teams ändern, und sonst etwa einmal im Jahr. Verantwortlichkeiten verschieben sich, wenn sich die Arbeit ändert, und eine kurze Wiederholung mit dem vorherigen Ergebnis auf dem Tisch zeigt, was sich bewegt hat.
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Kostenlos testenMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from Atlassian Team Playbook.