Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: November 2026
Siehe auch: Unterauftragsverarbeiter · Auftragsverarbeitung (AVV) · Cookie-Richtlinie · Nutzungsbedingungen
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
Kaufmann Elsner GbR
Dorfstraße 1125485 LangelnDeutschlandE-Mail: [email protected]
2. Überblick
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Workshop Weaver („wir", „unser" oder „uns") Ihre personenbezogenen Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wenn Sie unsere Website (workshopweaver.com) besuchen oder unsere KI-gestützte Workshop-Planungsplattform (app.workshopweaver.com) nutzen. Wir verarbeiten diese Daten im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).
3. Erhobene Daten
3.1 Von Ihnen direkt bereitgestellte Daten
- Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse und Passwort bei der Registrierung. Das Passwort wird ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert.
- Workshop-Inhalte: Ziele, Agenden, Beschreibungen, Notizen, Zielgruppen, Orts- und Termindaten sowie sämtliche Planungsdaten, die Sie anlegen.
- Chat-Verläufe: Ihre Nachrichten an den KI-Begleiter und dessen Antworten werden dauerhaft zum jeweiligen Workshop gespeichert, damit der Kontext über Sitzungen hinweg erhalten bleibt.
- Hochgeladene Dateien: PDF-, DOCX-, TXT- und Markdown-Dateien sowie Bilder (PNG, JPEG, WebP) bis 5 MB, die Sie in den Chat hochladen — einschließlich des daraus extrahierten Textinhalts.
- Sprachaufnahmen: Wenn Sie die Spracheingabe nutzen, wird die Aufnahme zur Umwandlung in Text verarbeitet. Die Audiodatei selbst wird von uns nicht gespeichert; es entsteht nur der Text.
- Kontaktanfragen: Name, E-Mail und Nachrichteninhalt, wenn Sie unser Kontaktformular nutzen.
- Zahlungsinformationen: Abrechnungsdaten, die über unseren Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet werden — vollständige Kartendaten erreichen unsere Server nie.
- Einwilligungsnachweise: Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zu Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung sowie Ihre Antwort auf die Frage nach Produkt-E-Mails samt Zeitpunkt.
3.2 Automatisch erhobene Daten
- Server-Protokolldaten: IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem, verweisende URL, aufgerufene Seiten sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs.
- Cookies und lokale Speicherung: Siehe Abschnitt 5.
- Herkunft des Besuchs: Kampagnenparameter, Einstiegsseite und verweisende Domain Ihres Besuchs auf unserer Website sowie – falls Sie sich registrieren – die daraus abgeleitete Herkunft der Registrierung. Siehe Abschnitte 5.3 und 5.5.
- Produkt- und Nutzungsdaten: Seitenaufrufe und welche Funktionen Sie nutzen – etwa wann Sie einen Workshop anlegen oder eine Agenda erzeugen – sowie technische Kennzahlen der KI-Aufrufe (Modell, Token-Anzahl, Kosten, Dauer). Wie diese Ereignisse zugeordnet werden, hängt von Ihrer Situation ab: Sind Sie in der Anwendung angemeldet, tragen sie Ihre Nutzerkennung; haben Sie der Analyse im Cookie-Banner zugestimmt, tragen sie eine pseudonyme Kennung, die in einem PostHog-Cookie gespeichert ist; haben Sie abgelehnt oder das Banner nicht beantwortet, erfasst unsere Website nichts, und die Anwendung erfasst sie ohne Cookies (Abschnitt 5.7). Die Inhalte Ihrer Workshops, Prompts, Transkriptionen und hochgeladenen Dateien werden nie übertragen.
- Bewertungen und Weiterempfehlung: Wenn Sie eine einzelne Antwort des KI-Begleiters mit Daumen hoch oder runter bewerten, speichern wir die Bewertung, eine optional ausgewählte Begründungskategorie und den Zeitpunkt – verknüpft mit Ihrem Konto und dem jeweiligen Workshop-Chat. Einmalig nach Ihrem ersten Agenda-Export fragen wir, wie wahrscheinlich Sie Workshop Weaver weiterempfehlen; gespeichert werden der Wert (0–10), eine optional ausgewählte Begründungskategorie und der Zeitpunkt. Freitext wird dabei nicht erfasst. Wir nutzen diese Angaben, um den KI-Begleiter und das Produkt zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots); die Angaben werden aufbewahrt, solange Ihr Konto besteht, und Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Wie die übrigen Produktanalysedaten (Abschnitt 6.5) übermitteln wir Bewertung bzw. Wert und Kategorie – niemals Text – an PostHog (EU).
- E-Mail-Zustellprotokolle: Ob eine von uns versandte E-Mail zugestellt, geöffnet oder ein darin enthaltener Link angeklickt wurde, jeweils mit Zeitstempel und Empfängeradresse.
- Sicherheitsdaten: Ihre IP-Adresse und Signale zur Bot-Erkennung bei Registrierung und Anmeldung, um automatisierte Angriffe abzuwehren. Fehlversuche werden je Konto gezählt; die E-Mail-Adresse wird dafür nur als Hash verarbeitet.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Für Analyse- und Marketing-Cookies auf unserer Website und in der Anwendung, einschließlich des Cookies zur Herkunftsmessung ww_attribution (Abschnitt 5.3), für Sitzungsaufzeichnungen von nicht angemeldeten Besucherinnen und Besuchern (Sentry, Abschnitt 6.6) sowie für Produkt- und Marketing-E-Mails. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für Cookies nutzen Sie dazu „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile von workshopweaver.com; Ihre Wahl gilt auch für app.workshopweaver.com.
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Für die Bereitstellung der Plattform, Kontoverwaltung, Zahlungsabwicklung und sämtliche KI-Funktionen — die Agenda-Generierung ist die Kernleistung des Dienstes.
- Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Für steuerliche und buchhalterische Aufzeichnungen sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
- Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Für Server-Protokolldateien und Fehlerdiagnose (IT-Sicherheit und Betriebsfähigkeit), für die Abwehr automatisierter Angriffe auf Registrierung und Anmeldung, für Zustellprotokolle unserer E-Mails (Nachweis der Zustellbarkeit) sowie für die Produktanalyse innerhalb des eingeloggten Bereichs. Letztere beruht auf unserem berechtigten Interesse daran, zu verstehen, welche Funktionen der Anwendung tatsächlich genutzt werden; sie ist nicht Teil der Cookie-Einwilligung und Sie können ihr nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Ebenfalls auf berechtigtes Interesse stützen wir die Speicherung der Herkunft Ihrer Registrierung zu Ihrem Konto (Abschnitt 5.5) und die Zählung von Besuchen in der Anwendung ohne Cookies, wenn Sie das Cookie-Banner ablehnen oder nicht beantworten (Abschnitt 5.7). Diesen Verarbeitungen können Sie nach Art. 21 DSGVO per E-Mail an [email protected] widersprechen. Ebenfalls auf berechtigtes Interesse stützen wir die Speicherung von KI-Protokollen zur Qualitätssicherung und Verbesserung unserer KI-Funktionen (Abschnitt 6.12).
5. Cookies und lokale Speicherung
Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien. Gemäß § 25 TDDDG setzen wir Analyse- und Marketing-Cookies auf unserer Website nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über das Cookie-Banner. Ohne Ihre Einwilligung speichert unsere Website nichts auf Ihrem Gerät außer den unten aufgeführten unbedingt erforderlichen Einträgen. Eine Ausnahme gilt in der Anwendung: Sind Sie angemeldet, setzt PostHog sein Cookie unabhängig vom Banner (Abschnitt 6.5).
5.1 Notwendige Cookies
Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich und können nicht deaktiviert werden.
| Cookie | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| CookieConsent | Speichert Ihre Antwort auf das Cookie-Banner; gemeinsam für workshopweaver.com und app.workshopweaver.com | 1 Jahr |
| NEXT_LOCALE | Speichert die auf der Website gewählte Sprache | 1 Jahr |
| preferred_lang | Überträgt die im Sprachumschalter gewählte Sprache zwischen Website und Anwendung; wird nur gesetzt, wenn Sie eine Sprache wählen | 1 Jahr |
5.2 Analyse- und Marketing-Cookies (Einwilligung erforderlich)
Diese Dienste helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website umgehen. Google Ads und das Meta-Pixel dienen der Werbung (Abschnitt 6.13).
| Dienst | Anbieter | Zweck | Datenspeicherort |
|---|---|---|---|
| PostHog | PostHog Inc. | Produktanalyse (Cookie ph_*; nur nach Einwilligung oder während Sie in der Anwendung angemeldet sind) | EU (eu.i.posthog.com) |
| Google Analytics 4 | Google Ireland Ltd. | Reichweitenmessung der Website und der Anwendung | EU / USA* |
| Google Tag Manager | Google Ireland Ltd. | Verwaltung von Analyse-Skripten | EU / USA* |
| Notifuse | Workshop Weaver (selbst gehostet) | Website-Analyse und Newsletter | EU (news.workshopweaver.com) |
| Google Ads | Google Ireland Ltd. | Remarketing und Messung von Anzeigen-Conversions auf Website und in der Anwendung (Cookies _gcl_au, _gcl_aw) | EU / USA* |
| Meta-Pixel | Meta Platforms Ireland Ltd. | Remarketing und Messung von Anzeigen-Conversions auf Website und in der Anwendung (Cookies _fbp, _fbc); gemeinsame Verantwortlichkeit (Abschnitt 6.13) | EU / USA* |
5.3 Cookie zur Herkunftsmessung (nur mit Einwilligung)
Wenn Sie im Cookie-Banner sowohl der Analyse als auch dem Marketing zustimmen, speichern wir in einem eigenen Cookie, woher Ihr Besuch kam. Diese Angaben verwenden wir ausschließlich, um Registrierungen dem Kanal zuzuordnen, über den die Besucherin oder der Besucher zu uns gekommen ist (etwa Suchmaschine, KI-Assistent, LinkedIn oder Newsletter). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen können; das Cookie wird dann gelöscht. Wir bilden daraus keine Profile, führen die Angaben nicht mit Daten anderer Websites zusammen und geben sie nicht an Dritte weiter. Ohne Ihre Einwilligung wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert: Die Herkunft Ihres aktuellen Besuchs wird nur in der geöffneten Seite vorgehalten, und folgen Sie einem Link in die Anwendung, werden dessen Kampagnenparameter (utm_*) und die Position der geklickten Schaltfläche an diesen Link angehängt. Klick-IDs von Anzeigen (gclid, fbclid) geben wir nur mit Ihrer Einwilligung weiter.
| Cookie | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| ww_attribution | Speichert Kampagnenparameter (utm_*, gclid, fbclid), Einstiegsseite, verweisende Domain, die Position der zuletzt geklickten Schaltfläche (CTA) und Zeitstempel – jeweils für Ihren ersten und Ihren jüngsten Besuch –, um Registrierungen dem Kanal zuzuordnen, über den die Besucherin oder der Besucher kam. Eigenes Cookie, nur mit Ihrer Einwilligung in Analyse und Marketing gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und bei Widerruf gelöscht. Die Laufzeit von 30 Tagen beginnt mit jedem Besuch neu. | 30 Tage |
5.4 Lokale Speicherung in der Anwendung
In der Anwendung selbst speichern wir einige Angaben im lokalen Speicher Ihres Browsers. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht und werden nicht an uns übermittelt; sie werden beim Abmelden bzw. beim Leeren des Browserspeichers entfernt.
| Eintrag | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| wasp:sessionId | Hält Sie angemeldet (Sitzungskennung) | bis zur Abmeldung |
| Ansichts- und Layout-Einstellungen | Seitenleiste, Dichte, Ansichtsmodus, Thema | unbegrenzt, bis Sie sie löschen |
| ww-collaborator-guest-name / -email | Vorbelegung des Kommentarformulars auf Freigabe-Links | unbegrenzt, bis Sie sie löschen |
*Google und Meta können Daten in die USA übertragen. Diese Übertragung stützt sich auf den EU-US-Datenschutzrahmen (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, Juli 2023); Google LLC und Meta Platforms, Inc. sind unter diesem Rahmen zertifiziert.
5.5 Herkunft von Registrierungen
Wenn Sie nach einem Besuch unserer Website ein Konto anlegen, liest die Anwendung bei der Registrierung die Kampagnenparameter im Link sowie – nur wenn Sie eingewilligt haben (Abschnitt 5.3) – das Cookie ww_attribution aus und speichert sie als Herkunft Ihrer Registrierung („signupSource“) zu Ihrem Konto: Kampagnenparameter, Einstiegsseite, verweisende Domain, CTA-Position sowie die Zeitstempel Ihres ersten und Ihres jüngsten Besuchs.
Wir bewahren diese Angaben auf, solange Ihr Konto besteht, und löschen sie zusammen mit dem Konto. Wir werten sie nur zusammengefasst aus – etwa, wie viele Registrierungen über Suchmaschinen, KI-Assistenten oder eine bestimmte Kampagne kamen – und nicht, um einzelne Personen zu bewerten. Außerdem übermitteln wir sie als Eigenschaft Ihres Nutzerprofils an unseren Produktanalyse-Dienst PostHog (EU, siehe Abschnitt 6.5).
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse daran, zu messen, welche Kanäle uns Nutzerinnen und Nutzer bringen). Sie können dem jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen, indem Sie an [email protected] schreiben; wir entfernen die Herkunftsangaben dann aus Ihrem Konto.
5.6 Zählung der Cookie-Banner-Entscheidungen (ohne Cookie; berechtigtes Interesse)
Wenn das Cookie-Banner angezeigt wird und wenn Sie darin eine Auswahl treffen, sendet Ihr Browser eine kurze Meldung an unseren Server. Sie enthält nur, dass das Banner angezeigt wurde bzw. welche Auswahl Sie getroffen haben (alle akzeptieren, alle ablehnen oder eigene Einstellungen), dazu den Seitentyp, die Sprache und eine gekürzte Seitenadresse ohne Parameter. Wir geben diese Angaben als anonyme Zählung ohne Kennung und ohne Cookie an unseren Analyseanbieter PostHog (EU) weiter: Es wird kein Cookie gelesen oder gesetzt, keine Kennung vergeben, und Ihre IP-Adresse wird weder gespeichert noch weitergegeben. Wir nutzen diese Zahlen ausschließlich als zusammengefasste Statistik darüber, wie viele Besucherinnen und Besucher der Analyse zustimmen, damit wir unsere einwilligungsbasierten Statistiken richtig einordnen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an zusammengefassten Statistiken); Sie können dem nach Art. 21 DSGVO widersprechen – per E-Mail an [email protected].
5.7 Zählung von Besuchen in der Anwendung ohne Cookies (berechtigtes Interesse)
Auf unserer Website wird nichts erfasst, wenn Sie das Cookie-Banner ablehnen oder nicht beantworten. In der Anwendung zählen wir Ihren Besuch in diesem Fall trotzdem – aber ohne Cookies: PostHog setzt kein Cookie und legt nichts im Speicher Ihres Browsers ab. Stattdessen bilden die Server von PostHog einen Hashwert aus Ihrer IP-Adresse, dem User-Agent Ihres Browsers, dem Hostnamen und einem täglich wechselnden Salt. Dieser Wert wird nicht in Ihrem Browser gespeichert, ändert sich jeden Tag – kann Ihre Besuche also nicht über Tage hinweg verfolgen – und wird weder mit Ihnen als Person noch mit einem später angelegten Konto verknüpft. Erfasst werden die in Abschnitt 3.2 beschriebenen Seitenaufrufe und Nutzungsereignisse. Wir nutzen diese Zahlen ausschließlich als aggregierte Statistik darüber, wie unsere Anwendung genutzt wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an verlässlichen Nutzungsstatistiken); Sie können nach Art. 21 DSGVO widersprechen, indem Sie an [email protected] schreiben. Stimmen Sie der Analyse im Banner zu, wechselt PostHog in den in Abschnitt 5.2 beschriebenen Cookie-Modus.
6. Auftragsverarbeiter und Empfänger
Wir setzen die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter oder Empfänger ein. Eine vollständige, fortlaufend gepflegte Liste mit Anschriften und Datenkategorien finden Sie auf unserer Seite Unterauftragsverarbeiter.
6.1 Hosting und Infrastruktur
Die Anwendung und ihre Datenbank laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) in einem Rechenzentrum innerhalb der EU. Die Auslieferung der Weboberfläche sowie der Schutz vor Überlastung erfolgen über Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Unsere Marketing-Website wird ebenfalls über Cloudflare, Inc. (Cloudflare Pages) gehostet und ausgeliefert. Beide Anbieter verarbeiten Server-Protokolldaten einschließlich IP-Adressen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
6.2 KI-Verarbeitung (Anthropic und OpenAI)
Für unsere KI-Funktionen nutzen wir die Schnittstellen von Anthropic, PBC (548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA) und OpenAI, L.L.C. (1960 Bryant Street, San Francisco, CA 94110, USA). Anthropic (Claude) erzeugt Agenden, betreibt den Workshop-Begleiter und liest hochgeladene Dokumente und Bilder aus. OpenAI wandelt Sprachaufnahmen in Text um, beantwortet Fragen im Hilfe-Chat und übernimmt Agenda- und Chat-Anfragen, wenn der primäre Anbieter nicht erreichbar ist. Übermittelt werden dabei die von Ihnen eingegebenen Inhalte, der bisherige Chat-Verlauf und hochgeladene Dateien.
- Anthropic und OpenAI verwenden über die Programmierschnittstelle übermittelte Ein- und Ausgaben nach ihren jeweiligen Geschäftsbedingungen standardmäßig nicht zum Training ihrer Modelle.
- Die Verarbeitung findet auf Servern in den USA statt. Die Übermittlung ist durch Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.
- Wir übermitteln von uns aus keine personenbezogenen Daten Dritter an die KI-Anbieter. Was übermittelt wird, bestimmen ausschließlich Sie durch Ihre Eingaben und Ihre Uploads — bitte geben Sie dort keine personenbezogenen Daten anderer Personen ein.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die KI-Generierung ist die Kernfunktion des Dienstes.
6.3 Dateispeicher
Hochgeladene Dateien werden bei der Cloudflare, Inc. im Objektspeicher R2 abgelegt. Wir nutzen einen ausdrücklich auf die EU beschränkten Speicherbereich, sodass die Dateien die Europäische Union nicht verlassen. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über kurzlebige, signierte Links mit einer Gültigkeit von 60 Sekunden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
6.4 E-Mail-Versand (Mailgun)
Transaktions- und Produkt-E-Mails versenden wir über Sinch Mailgun (Mailgun Technologies, Inc.) über deren EU-Infrastruktur; Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Nachricht werden dorthin übermittelt. Mailgun setzt in unseren E-Mails ein Zählpixel und schreibt enthaltene Links um, sodass wir erkennen können, ob eine E-Mail zugestellt und geöffnet und ob ein Link angeklickt wurde. Wir speichern dazu Empfängeradresse, Betreff, Status und die Zeitstempel dieser Ereignisse — nicht jedoch den Inhalt der E-Mail, Ihre IP-Adresse oder Ihren Browser. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Transaktions-E-Mails, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Zustellungsmessung und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Produkt- und Marketing-E-Mails.
6.5 Produktanalyse (PostHog)
Wir nutzen PostHog Inc. als Auftragsverarbeiter für die Produktanalyse; die Verarbeitung erfolgt im EU-Rechenzentrum von PostHog (eu.i.posthog.com). Was erfasst wird, hängt von Ihrer Situation ab: (1) Sind Sie in der Anwendung angemeldet, erfassen wir Produktereignisse unabhängig vom Cookie-Banner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses daran, zu verstehen, welche Funktionen genutzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Ihre Nutzerkennung und Ihre E-Mail-Adresse werden dabei als Merkmale übermittelt. Sobald Sie sich abmelden, gilt wieder Ihre Entscheidung im Banner. (2) Haben Sie der Analyse im Banner zugestimmt, speichert PostHog auf unserer Website und in der Anwendung eine pseudonyme Kennung in einem Cookie (ph_*) (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Folgen Sie einem Link von unserer Website in die Anwendung, wird diese Kennung im Link mitgegeben, damit beide Besuche zusammen gezählt werden. Legen Sie später ein Konto an, können diese früheren Besuche mit ihm verknüpft werden. (3) Haben Sie abgelehnt oder nicht geantwortet, wird PostHog auf unserer Website gar nicht geladen; in der Anwendung wird Ihr Besuch ohne Cookies gezählt (Abschnitt 5.7; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für KI-Aufrufe übertragen wir zusätzlich technische Kennzahlen — Modell, Token-Anzahl, Kosten, Dauer und Fehlerart. Die Inhalte Ihrer Workshops, Prompts, KI-Antworten, Transkriptionen und hochgeladenen Dateien werden nie übertragen.
6.6 Fehlerdiagnose (Sentry)
Zur Erkennung und Behebung von Programmfehlern nutzen wir Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, San Francisco, CA 94105, USA). Übermittelt werden Fehlermeldungen, technische Zustandsdaten und bei serverseitigen Fehlern Ihre Nutzerkennung und E-Mail-Adresse. Sitzungen, in denen ein Fehler auftritt, werden zur Fehleranalyse als Bildschirmaufzeichnung erfasst – allerdings nur, wenn Sie angemeldet sind oder der Analyse im Cookie-Banner zugestimmt haben; sämtlicher Text wird dabei vor der Übertragung unkenntlich gemacht und Medieninhalte werden ausgeblendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Fehlerdiagnose und für Aufzeichnungen angemeldeter Nutzerinnen und Nutzer; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Aufzeichnungen von nicht angemeldeten Besucherinnen und Besuchern.
6.7 Missbrauchsabwehr (Cloudflare Turnstile)
Registrierung und Anmeldung sind durch Cloudflare Turnstile geschützt, ein Verfahren zur Unterscheidung von Menschen und automatisierten Skripten. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Merkmale Ihres Browsers an Cloudflare übermittelt. Turnstile setzt keine Werbe-Cookies und erstellt kein Profil über Websites hinweg. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor automatisierten Angriffen).
6.8 Zahlungsabwicklung (Stripe)
Wir nutzen Stripe Inc. (510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA) zur Zahlungsabwicklung. Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements werden Ihre Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt; wir speichern keine vollständigen Zahlungsdetails. An Stripe übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre interne Nutzerkennung. Stripe ist unter dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
6.9 Website-Analyse
Auf unserer Marketing-Website setzen wir Google Analytics 4 und den Google Tag Manager (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ein. Diese Dienste werden erst nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner aktiviert. In der Anwendung (app.workshopweaver.com) setzen wir den Google Tag Manager und Google Analytics 4 ebenfalls ein, auch dort erst nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner. Wir nutzen außerdem Notifuse, ein Open-Source-Tool für Analysen und Newsletter, das wir selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in der EU betreiben (news.workshopweaver.com); es werden keine Daten an die Entwickler von Notifuse weitergegeben. Nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner speichert es eine pseudonyme Besucher-ID im lokalen Speicher Ihres Browsers (nf_*) und erfasst Seitenaufrufe, Verweildauer auf der Seite, Scrolltiefe, die verweisende Website sowie Kampagnenparameter (utm_*, Anzeigenklick-IDs). Wenn Sie unsere Website über einen Link in einem unserer Newsletter aufrufen, können diese Besuche mit Ihrem Newsletter-Abonnement verknüpft werden. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, wird die ID aus Ihrem Browser gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
6.10 Kontaktformular
Nachrichten aus unserem Kontakt- und Anfrageformular werden per E-Mail an unser Postfach zugestellt und dort bearbeitet. Übermittelt werden dabei Name, E-Mail-Adresse und Ihr Nachrichtentext. Wir bewahren die Korrespondenz so lange auf, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage).
6.11 Facilitation-Methodenbibliothek
Unsere Methodenbibliothek enthält Beschreibungen von Facilitation-Methoden aus eigenen, offen lizenzierten (Creative Commons) oder in eigenen Worten umgeschriebenen Quellen. Methoden aus Drittquellen werden auf der jeweiligen Seite attribuiert. Beim Blättern in der Bibliothek werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt.
6.12 Qualitätssicherung unserer KI-Funktionen
Um Fehler unserer KI-Funktionen nachvollziehen und die Funktionen verbessern zu können, speichern wir jede Anfrage an unsere KI-Anbieter zusammen mit der Antwort (KI-Protokolle). Dazu gehören der vollständige Auftrag an das Modell – also Ihre Workshop-Angaben, Chat-Nachrichten, der Text aus hochgeladenen Dokumenten und Sprachaufnahmen – sowie die Antwort des Modells, Ihre Nutzerkennung, die Kennung des Workshops, das verwendete Modell, die Anzahl der Token, Kosten, Dauer und gegebenenfalls die Fehlerart. Bilder, PDF-Dateien und Tonaufnahmen selbst speichern wir dabei nicht, sondern nur Dateityp, Größe und eine Prüfsumme. Anfragen, die mit Ihrem eigenen API-Schlüssel gestellt werden, protokollieren wir nicht. Die KI-Protokolle liegen auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in der EU. Zugriff haben zwei namentlich bestimmte Personen unseres Teams über eine persönliche Anmeldung sowie unsere eigenen Systeme über Zugangsschlüssel: unsere Anwendungsserver, unsere Testumgebungen und unsere Auswertungswerkzeuge. Einzelne Protokolle verwenden wir dort auch als Testfälle für unsere KI-Funktionen. Werten wir Protokolle mit KI-Assistenten aus, gehen die betreffenden Inhalte an unsere KI-Anbieter (Abschnitt 6.2); an weitere Empfänger übermitteln wir sie nicht. Wir bewahren die Protokolle auf, solange wir sie zur Qualitätssicherung und Verbesserung unserer KI-Funktionen benötigen; eine automatische Löschung nach einer festen Frist gibt es nicht, auch nicht beim Löschen eines Workshops oder Ihres Kontos. Auf Ihren Antrag (Art. 17 DSGVO) oder Widerspruch löschen wir Ihre Protokolle und die daraus erstellten Testfälle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse daran, die Qualität und Zuverlässigkeit unserer KI-Funktionen zu sichern und zu verbessern. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen – per E-Mail an [email protected].
6.13 Werbung und Remarketing (Google Ads, Meta-Pixel)
Auf unserer Marketing-Website und in unserer Anwendung (app.workshopweaver.com) setzen wir Google Ads (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) und das Meta-Pixel (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland) ein. Beide werden erst geladen, wenn Sie im Cookie-Banner Analyse- und Marketing-Cookies akzeptiert haben; vorher sendet Ihr Browser keine Anfrage an Google oder Meta. Mit Ihrer Einwilligung übermittelt Ihr Browser an Google und Meta die Seiten, die Sie auf unserer Website aufrufen, den Zeitpunkt des Besuchs, Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie eine in einem Cookie gespeicherte Online-Kennung (Google: _gcl_au, nach einem Klick auf eine Google-Anzeige zusätzlich _gcl_aw; Meta: _fbp, nach einem Klick auf eine Meta-Anzeige zusätzlich _fbc). Damit zeigen wir unsere Anzeigen bei Google, Facebook und Instagram Personen, die unsere Website besucht haben (Remarketing), und messen, ob eine Anzeige zu einem Besuch geführt hat. In der Anwendung übermittelt Ihr Browser außerdem die Seitenaufrufe sowie zwei Ereignisse: den Abschluss Ihrer Registrierung (nach Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse) und den Abschluss eines Kaufs mit Betrag und Währung, jeweils mit einer technischen Ereignis-ID, die eine doppelte Zählung verhindert. Außerdem nutzen wir Zielgruppen aus Google Analytics 4 für das Remarketing in Google Ads; Google kann sie mit dem Google-Konto angemeldeter Google-Nutzerinnen und -Nutzer verknüpfen (Google Signals). Ihre Auswahl geben wir über den Einwilligungsmodus von Google (Consent Mode) an Google weiter. Meta erhält diese Events zusätzlich über seine Conversions API: Das Meta-Pixel schickt sie parallel an eine im Auftrag von Meta betriebene Server-Schnittstelle, die sie an Meta weiterleitet, damit weniger Events durch Werbeblocker oder Browser-Einschränkungen verloren gehen. Auf unserer Website lädt Ihr Browser dafür ein Hilfsskript von Meta über die öffentlichen Content-Delivery-Netzwerke jsDelivr (cdn.jsdelivr.net) und unpkg (unpkg.com); deren Betreiber erhalten dabei Ihre IP-Adresse und Browserinformationen. Auch das geschieht nur mit Ihrer Einwilligung, denn ohne sie wird das Meta-Pixel nicht geladen. Die automatische Erkennung von Ereignissen und Formularfeldern durch Meta haben wir abgeschaltet; von unserer Website und aus der Anwendung übermitteln wir weder Ihre E-Mail-Adresse noch andere Kontaktdaten an Google oder Meta. Für die Erhebung und Übermittlung der Daten über das Meta-Pixel sind wir und Meta Platforms Ireland Limited gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO; das Wesentliche unserer Vereinbarung ergibt sich aus dem Controller Addendum von Meta (facebook.com/legal/controller_addendum). Für die Verarbeitung nach der Übermittlung ist allein Meta verantwortlich; siehe facebook.com/privacy/policy. Sie können Ihre Rechte uns gegenüber oder gegenüber Meta geltend machen. Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy. Die Cookies _gcl_au, _gcl_aw, _fbp und _fbc laufen nach 90 Tagen ab; die daraus gebildeten Zielgruppen führen Besucherinnen und Besucher höchstens 540 Tage (Google) bzw. 180 Tage (Meta). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen; die Tags werden dann nicht mehr geladen und ihre Cookies gelöscht.
7. Zusammenarbeit, Teilen-Links und Gäste
Workshop Weaver ist auf Zusammenarbeit ausgelegt. Die folgenden Funktionen machen Daten für andere Personen sichtbar — bitte beachten Sie, welche Inhalte Sie darüber teilen:
- Teams: Ordnen Sie einen Workshop einem Team zu, können alle Mitglieder dieses Teams den vollständigen Inhalt einsehen — einschließlich Zielen, Kontext, Chat-Verläufen und hochgeladenen Dateien. Zusätzlich sehen sich Teammitglieder gegenseitig mit Namen und E-Mail-Adresse. Persönliche Workshops ohne Teamzuordnung bleiben privat.
- Öffentliche Teilnehmer-Links: Sie können eine Agenda über einen Link freigeben, der ohne Anmeldung abrufbar ist. Wer den Link kennt, sieht die Agenda einschließlich Ort, Zeiten und einer gegebenenfalls hinterlegten Zugangsadresse zur Videokonferenz. Die Seite ist von Suchmaschinen ausgenommen, der Link selbst ist jedoch nicht weiter geschützt. Sie können die Freigabe jederzeit in der Anwendung widerrufen.
- Kollaborations-Links: Für Rückmeldungen können Sie einen gesonderten Link erzeugen, der optional mit einem Passwort und einem Ablaufdatum versehen werden kann.
- Kommentare von Gästen: Wer über einen Kollaborations-Link kommentiert, gibt einen Namen an und kann freiwillig eine E-Mail-Adresse hinterlassen. Diese Angaben werden gespeichert und sind für die freigebende Person sichtbar; andere Gäste sehen nur den Namen. Wenn Sie einen solchen Link weitergeben, informieren Sie die Empfänger bitte über diese Verarbeitung. Gäste können die Löschung ihrer Angaben jederzeit unter [email protected] verlangen.
8. Datenübermittlungen in Drittländer
Ein Teil unserer Dienstleister hat seinen Sitz in den USA. Soweit personenbezogene Daten dorthin übermittelt werden, ist dies wie folgt abgesichert:
- EU-US-Datenschutzrahmen: Für unter dem Rahmen zertifizierte Anbieter — Google, Meta und Stripe.
- Standardvertragsklauseln (SCC): Für Anbieter, die nicht durch einen Angemessenheitsbeschluss abgedeckt sind — insbesondere Anthropic, OpenAI und Sentry.
- Verarbeitung in der EU: PostHog und Mailgun verarbeiten in ihren EU-Rechenzentren; unsere Server und Datenbanken sowie der Dateispeicher liegen ausschließlich in der EU.
9. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist:
- Kontodaten: Für die Dauer Ihres Kontos. Nach einem Löschverlangen werden sie innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
- Workshop-Inhalte und Chat-Verläufe: Für die Dauer Ihres Kontos; sie werden mit dem Konto gelöscht.
- Hochgeladene Dateien: 30 Tage nachdem Sie den zugehörigen Workshop archiviert haben; danach werden sie automatisch gelöscht. Löschen Sie einen Workshop endgültig, werden sie sofort entfernt.
- Nicht bestätigte Registrierungen: 14 Tage; danach wird das Konto vollständig gelöscht.
- Leere Entwürfe: 7 Tage.
- E-Mail-Zustellprotokolle: 180 Tage.
- Server-Protokolldaten: 7 Tage. Sie fallen bei unseren Hosting-Dienstleistern an und werden anschließend automatisch gelöscht; eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit ein konkreter Sicherheitsvorfall dies erfordert.
- Sicherheits- und Missbrauchsdaten: 2 Stunden (Zähler für Anmeldeversuche und Zugriffsraten).
- Zahlungs- und Abrechnungsnachweise: 10 Jahre nach Vertragsende (§ 147 AO, § 257 HGB).
- Kontaktanfragen: 3 Jahre nach der letzten Kommunikation, oder länger, sofern für Rechtsansprüche erforderlich.
- Produktanalyse-Daten: 12 Monate.
- Herkunft der Registrierung: Solange Ihr Konto besteht; das Cookie ww_attribution (nur mit Einwilligung) läuft 30 Tage nach Ihrem letzten Besuch ab und wird bei Widerruf gelöscht.
- Fehlerdiagnose-Daten: 90 Tage.
- KI-Protokolle: Solange wir sie zur Qualitätssicherung und Verbesserung unserer KI-Funktionen benötigen, ohne feste Frist; auf Ihren Antrag oder Widerspruch löschen wir sie (Abschnitt 6.12).
- Werbe-Cookies und Zielgruppen: Die Cookies _gcl_au, _gcl_aw, _fbp und _fbc laufen nach 90 Tagen ab; Google führt Sie höchstens 540 Tage, Meta höchstens 180 Tage nach Ihrem letzten Besuch in unseren Zielgruppen (Abschnitt 6.13).
Sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen, wird die Verarbeitung stattdessen eingeschränkt und die Daten werden nach Ablauf der Frist gelöscht.
10. Ihre Rechte nach der DSGVO
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Bestätigung, ob wir Ihre Daten verarbeiten, und Anforderung einer Kopie.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten verlangen.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden").
- Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten. Wir stellen Ihnen diese auf Anfrage bereit.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen — dies umfasst ausdrücklich die Produktanalyse im angemeldeten Bereich, die Erfassung der Herkunft Ihrer Registrierung (Abschnitt 5.5) sowie die Zählung von Besuchen in der Anwendung ohne Cookies (Abschnitt 5.7). Ebenso die KI-Protokolle zur Qualitätssicherung (Abschnitt 6.12).
- Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.
Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected].
11. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Deutschland
Telefon: +49 431 988-1200
Website: www.datenschutzzentrum.de
12. KI-Verarbeitung und automatisierte Entscheidungsfindung
Workshop Weaver nutzt künstliche Intelligenz, um Workshop-Agenden zu erzeugen, Methoden vorzuschlagen, hochgeladene Unterlagen auszuwerten und Sprache in Text umzuwandeln. Diese KI-Verarbeitung:
- beruht auf den von Ihnen bereitgestellten Angaben — Zielen, Kontext, Rahmenbedingungen, hochgeladenen Dateien und Chat-Nachrichten;
- trifft keine rechtlichen oder ähnlich erheblichen Entscheidungen über Sie; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt;
- nutzt Ihre Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen — die Schnittstellen von Anthropic und OpenAI verwenden übermittelte Ein- und Ausgaben standardmäßig nicht dafür;
- wird von Anthropic und OpenAI erbracht (siehe Abschnitt 6.2); Ihre Eingaben werden dafür in die USA übermittelt;
- erstreckt sich auch auf Inhalte, die Sie hochladen: Bilder und eingescannte Dokumente werden zur Texterkennung vollständig an den KI-Anbieter übertragen.
Empfehlung: Geben Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten Dritter (z. B. von Mitarbeitenden oder Teilnehmenden) in KI-Eingabefelder ein und laden Sie keine Unterlagen hoch, die solche Daten enthalten. Beschreiben Sie Ziele und Kontext möglichst allgemein. Sie bleiben für die Inhalte verantwortlich, die Sie in die Anwendung eingeben.
13. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten: TLS-Verschlüsselung sämtlicher Übertragungen, Verschlüsselung gespeicherter Daten, Passwörter ausschließlich als Hash, verschlüsselte Ablage hinterlegter Schlüssel, Schutz von Registrierung und Anmeldung gegen automatisierte Angriffe, Zugriffskontrollen mit Beschränkung auf autorisierte Personen sowie regelmäßige Aktualisierung eingesetzter Komponenten.
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen unserer Verarbeitung oder der Rechtslage abzubilden. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzerinnen und Nutzer per E-Mail. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter dieser Adresse abrufbar: workshopweaver.com/privacy
15. Kontakt
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder Ihren personenbezogenen Daten erreichen Sie uns unter:
Kaufmann Elsner GbR
Dorfstraße 1125485 LangelnDeutschlandE-Mail: [email protected]