Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Vertragsparteien

Auftragsverarbeiter:

Kaufmann Elsner GbR

Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, die ein Konto bei Workshop Weaver unterhält und über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung der in die Plattform eingegebenen Daten entscheidet.

1. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns im Rahmen der Bereitstellung der Workshop-Weaver-Plattform. Die Dauer entspricht der Laufzeit des zugrunde liegenden Nutzungsvertrags. Der Vertrag endet automatisch mit der Beendigung des Kontos; die Pflichten zur Löschung nach Ziffer 10 bestehen fort.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten die Daten ausschließlich, um den vertraglich vereinbarten Dienst zu erbringen: Speicherung und Anzeige von Workshop-Inhalten, KI-gestützte Erzeugung und Überarbeitung von Agenden, Auswertung hochgeladener Unterlagen, Umwandlung von Sprache in Text, Versand von Dienst-E-Mails, Bereitstellung von Freigabe- und Zusammenarbeitsfunktionen sowie Betrieb, Absicherung und Fehlerbehebung der Plattform.

3. Art der Daten und Kreis der Betroffenen

Verarbeitet werden insbesondere die folgenden Datenarten:

• Bestands- und Kontaktdaten der Nutzenden (Name, E-Mail-Adresse, Spracheinstellung)
• Inhaltsdaten der Workshops (Ziele, Agenden, Notizen, Beschreibungen, Orts- und Termindaten)
• Chat-Verläufe mit dem KI-Begleiter
• Inhalte hochgeladener Dateien einschließlich des daraus extrahierten Textes
• Angaben, die Gäste über Freigabe-Links hinterlassen (Name, optional E-Mail-Adresse, Kommentartext)
• Nutzungs-, Protokoll- und Abrechnungsdaten

4. Kreis der betroffenen Personen

Betroffen sind die Nutzenden des Verantwortlichen (etwa dessen Beschäftigte), die Empfängerinnen und Empfänger von Freigabe-Links sowie sämtliche natürlichen Personen, deren Daten der Verantwortliche in die Plattform eingibt oder hochlädt.

5. Weisungsrecht

Wir verarbeiten die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Nutzung der Plattform gemäß ihrer Funktionen sowie die in den Nutzungsbedingungen und dieser Vereinbarung getroffenen Festlegungen gelten als solche Weisungen. Weitergehende Einzelweisungen sind in Textform an privacy@workshopweaver.com zu richten; wir setzen sie um, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist, und weisen unverzüglich darauf hin, wenn eine Weisung nach unserer Auffassung gegen Datenschutzrecht verstößt.

6. Vertraulichkeit

Alle Personen, die auftragsgemäß Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die Verpflichtung besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Wir treffen die folgenden Maßnahmen und halten sie während der Vertragslaufzeit aufrecht:

• Verschlüsselung sämtlicher Übertragungen über TLS und Verschlüsselung gespeicherter Daten
• Passwörter ausschließlich als kryptografischer Hash; hinterlegte Schlüssel verschlüsselt gespeichert
• Zugangskontrolle über individuelle Konten, Rollenkonzept und Beschränkung des Zugriffs auf autorisierte Personen
• Schutz von Registrierung und Anmeldung gegen automatisierte Angriffe (Ratenbegrenzung, Kontosperren, Bot-Erkennung)
• Trennung von Produktiv-, Test- und Vorschau-Umgebungen
• Serverstandort und Dateispeicher innerhalb der Europäischen Union
• Regelmäßige Sicherungen der Datenbank sowie regelmäßige Aktualisierung eingesetzter Komponenten
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und automatisierte Fehlerüberwachung

8. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt eine allgemeine Genehmigung zur Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern. Die jeweils aktuelle Liste ist auf unserer Seite „Unterauftragsverarbeiter" abrufbar und Bestandteil dieses Vertrags. Wir informieren über beabsichtigte Änderungen mindestens 30 Tage vorab; der Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist widersprechen. Führt der Widerspruch dazu, dass wir den Dienst nicht mehr vertragsgemäß erbringen können, steht beiden Seiten ein Sonderkündigungsrecht zu. Wir verpflichten Unterauftragsverarbeiter auf ein Schutzniveau, das diesem Vertrag entspricht.

9. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Wir unterstützen den Verantwortlichen im Rahmen des Zumutbaren bei der Erfüllung von Anträgen betroffener Personen nach Art. 15 bis 22 DSGVO. Wenden sich betroffene Personen unmittelbar an uns, leiten wir das Anliegen unverzüglich an den Verantwortlichen weiter. Über die Anwendung selbst können Auskunft, Berichtigung, Export und Löschung angefordert werden.

10. Unterstützung bei Sicherheit und Meldepflichten

Wir unterstützen den Verantwortlichen bei der Einhaltung der Art. 32 bis 36 DSGVO. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten melden wir dem Verantwortlichen unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnisnahme, unter Angabe der bekannten Umstände, der voraussichtlichen Folgen und der ergriffenen Maßnahmen.

11. Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung des Vertrags löschen wir die verarbeiteten personenbezogenen Daten binnen 30 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Vor der Löschung kann der Verantwortliche einen Export seiner Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format verlangen. Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden in der Verarbeitung eingeschränkt und nach Ablauf der Frist gelöscht.

12. Nachweise und Überprüfungen

Wir stellen dem Verantwortlichen auf Anfrage die zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten erforderlichen Informationen zur Verfügung. Überprüfungen sind nach angemessener Vorankündigung, während üblicher Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebsablaufs möglich; sie können durch aussagekräftige Nachweise oder Zertifikate ersetzt werden.

13. Drittlandübermittlungen

Soweit Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die jeweilige Grundlage ist in der Liste der Unterauftragsverarbeiter ausgewiesen.

14. Vertragssprache

Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieses Vertrags. Fassungen in anderen Sprachen dienen ausschließlich dem Verständnis; bei Abweichungen geht der deutsche Wortlaut vor.

Vertragsschluss

Um diesen Vertrag abzuschließen, senden Sie uns eine E-Mail mit dem vollständigen Namen und der Anschrift Ihres Unternehmens sowie dem Namen der vertretungsberechtigten Person. Sie erhalten die Vereinbarung anschließend als unterzeichnete Fassung zurück. Wenn Ihr Unternehmen eine eigene Vorlage verwendet, prüfen wir diese gerne.

E-Mail: privacy@workshopweaver.com