Fair Team Meeting Scheduling
Fair Team Meeting Scheduling ist ein einstündiger Workshop aus dem Atlassian Team Playbook, in dem ein verteiltes Team seine eigenen Regeln dafür aufstellt, wann Meetings angesetzt werden dürfen und wann nicht. Das Team macht sichtbar, wo Zeitzonen und persönliche Grenzen kollidieren, und vereinbart dann, wie die Last ungünstiger Uhrzeiten verteilt wird, statt immer dieselben Personen zu treffen. Am Ende stehen Zusagen mit Verantwortlichen und ein Termin, an dem sie überprüft werden.
Moderationsablauf
- 1
Begrüße die Gruppe, wiederhole den Zweck aus der Vorab-Notiz und vereinbart die Grundregeln. Frage, ob jemand vor dem Start eine weitere Regel braucht.
5 Min. - 2
Stilles Schreiben am Board: ein Zettel pro Schmerzpunkt, Kollision oder Idee zur Verteilung von Randzeiten-Meetings. Kein Reden, Kameras optional.
10 Min. - 3
Lest die Zettel laut vor, clustert sie und besprecht den Ist-Zustand. Frage, wer heute die ungünstigen Termine trägt und welche Meetings den meisten Ärger verursachen.
10 Min. - 4
Entwerft die Regeln Abschnitt für Abschnitt: Sichtbarkeit im Kalender, Meetings außerhalb der Arbeitszeit und Rotation, Umgang mit unvermeidbaren Konflikten und woran der Erfolg gemessen wird. Prüfe jeden Regelentwurf mit den Personen, die er am meisten kostet.
20 Min. - 5
Erstellt den Aktionsplan: Wer ändert welchen Serientermin, wer aktualisiert Kalender und Teamdokumentation, und bis wann.
10 Min. - 6
Schließe ab, indem du die Regeln noch einmal vorliest, den Auslöser für die Überprüfung bestätigst und allen dafür dankst, dass sie ihre Grenzen benannt haben.
5 Min.
Tipps
Bring die Daten mit in den Raum: Ein einfaches Raster mit den Arbeitszeiten aller in einer Referenz-Zeitzone macht das Ungleichgewicht sichtbar, ohne dass sich jemand beschweren muss.
Bitte die Personen aus der Mehrheits-Zeitzone, in der Diskussion zuletzt zu sprechen, denn sie erleben den aktuellen Kalender meist als normal.
Formuliere jede Regel so, dass sie sich im Kalender überprüfen lässt, etwa als benannte Rotation oder geschütztes Zeitfenster, und nicht als Absichtserklärung.
Typische Stolperfallen
Den Workshop selbst zu einer Uhrzeit ansetzen, die nur der Mehrheits-Zeitzone passt – das zeigt dem Rest des Teams, wie ernst das Thema genommen wird, bevor ein Wort gefallen ist
Grundsätze wie 'Zeitzonen im Blick behalten' vereinbaren, ohne konkrete Rotation oder geschütztes Zeitfenster, sodass sich in der Woche darauf im Kalender nichts ändert
Die Diskussion in eine Debatte darüber abgleiten lassen, wessen private Verpflichtungen legitim sind; dann legen Menschen ihre Grenzen nicht mehr offen, und die Regeln beruhen auf unvollständigen Informationen
Die Serientermine nach der Session unangetastet lassen, sodass die alten Einladungen die neuen Regeln stillschweigend aushebeln
Die Regeln nie überprüfen, wenn sich das Team ändert – dann ist eine neue Person in einer neuen Zeitzone an eine Vereinbarung gebunden, an der sie nicht beteiligt war
Variationen
Bei einem Team mit mehr als zehn Personen sammelst du die Klebezettel vorab asynchron und nutzt die gemeinsame Stunde nur für die Regeln und den Aktionsplan. Ein Team in einer einzigen Zeitzone kann dieselbe Agenda statt auf Zeitzonen auf Betreuungszeiten, Teilzeitmodelle und Fokuszeit anwenden. Die Regeln können als Abschnitt in bestehende Arbeitsvereinbarungen aufgenommen werden, statt ein eigenes Dokument zu bilden.
Einsatzbereiche
Wann einsetzen
Dieselben Personen sitzen jede Woche im Call um 7 Uhr morgens oder 21 Uhr abends und sprechen das inzwischen an – oder kommen gar nicht mehr
Ein neues Teammitglied oder ein Standort in einer anderen Zeitzone ist gerade dazugekommen, und die bestehenden Serientermine wurden vorher festgelegt
Meetings werden regelmäßig auf Schulwege, religiöse Praxis, Feiertage in anderen Ländern oder Teilzeit-Tage gelegt, weil niemand diese Grenzen sehen kann
Das Team formiert sich gerade und will Terminregeln klären, bevor Serientermine zur Gewohnheit erstarren
Personen sagen Meetings stillschweigend ab oder bleiben fern, und Entscheidungen fallen ohne sie
Wann nicht einsetzen
Das Team braucht Vereinbarungen zu Kommunikation, Entscheidungsfindung und Konflikten insgesamt; führe Arbeitsvereinbarungen (Working Agreements) durch und behandle die Terminplanung als einen Abschnitt davon
Das eigentliche Problem sind zu viele Meetings, nicht schlecht gelegte; streiche und gestalte sie zuerst neu, zum Beispiel als Silent Meeting oder Live Doc Meeting
Die Meeting-Zeiten gibt ein Kunde oder eine andere Abteilung vor, und das Team hat keine Befugnis, sie zu verschieben; bring die Übersicht der Schmerzpunkte stattdessen zu der Person, die über den Kalender entscheidet
Nur eine Person ist betroffen und die Lösung liegt auf der Hand; ein direktes Gespräch und eine Kalenderänderung gehen schneller als ein Workshop
Ähnliche Methoden
Häufig gestellte Fragen
Was ist Fair Team Meeting Scheduling?▾
Es ist ein Workshop aus dem Atlassian Team Playbook, in dem ein verteiltes Team seine eigenen Regeln dafür vereinbart, wann Meetings angesetzt werden können. Das Team bringt Schmerzpunkte durch Zeitzonen und persönliche Grenzen auf den Tisch, formuliert Regeln für Kalender und Meetings außerhalb der Arbeitszeit und benennt Verantwortliche für die Änderungen.
Wie lange dauert der Workshop?▾
Etwa 60 Minuten für die Session, dazu rund fünf Minuten, um sie zu terminieren und die Vorab-Notiz zu verschicken. Der längste Block, rund 20 Minuten, entfällt auf das Entwerfen der Regeln.
Wie viele Personen sollten teilnehmen?▾
Das Format ist für ein Team von etwa drei bis zehn Personen gedacht. Alle, die vom Terminplan betroffen sind, sollten dabei sein, denn Regeln, die ohne die Personen in den Minderheits-Zeitzonen vereinbart werden, wiederholen meist das bestehende Ungleichgewicht.
Welche Art von Regeln kommt dabei heraus?▾
Typische Ergebnisse sind eine Rotation für Meetings, die außerhalb der Arbeitszeit einzelner Personen liegen, ein vereinbartes Überlappungsfenster, in dem gemeinsame Meetings gebucht werden, die Regel, dass Arbeitszeiten und geblockte Zeiten im Kalender sichtbar sind, und ein Standard für den Fall, dass jemand nicht teilnehmen kann, etwa eine Aufzeichnung und schriftliche Notizen.
Worin unterscheidet sich das von Arbeitsvereinbarungen?▾
Arbeitsvereinbarungen regeln, wie das Team grundsätzlich zusammenarbeitet. Fair Team Meeting Scheduling befasst sich nur mit Meeting-Zeiten und Verfügbarkeit und ist deshalb kurz genug, um es zu wiederholen, sobald sich die Zusammensetzung oder die Zeitzonen des Teams ändern. Viele Teams legen das Ergebnis als Abschnitt ihrer Arbeitsvereinbarungen ab.
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Kostenlos testenMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from Atlassian Team Playbook.