Live Doc Meeting
Ein Live Doc Meeting ist ein Meeting, das entlang eines einzigen geteilten, bearbeitbaren Agenda-Dokuments läuft: Fragen und Vorschläge werden vor dem Call in eine nummerierte Liste geschrieben, strikt in dieser Reihenfolge behandelt und von den Teilnehmenden noch während des Gesprächs direkt im Dokument beantwortet und protokolliert. Das Format stammt aus dem All-Remote-Handbuch von GitLab, wo ein Arbeitsmeeting ohne eine solche Agenda gar nicht erst stattfinden soll. Wenn der Call endet, ist das Dokument bereits das vollständige Protokoll, lesbar für alle, die nicht dabei sein konnten.
Moderationsablauf
- 1
Eröffne mit einer kurzen Zusammenfassung von Ziel und erwartetem Ergebnis. Verweise auf die nummerierte Liste und erinnere daran, unter jedem Punkt mitzuschreiben, während andere sprechen.
2 Min. - 2
Nimm Punkt 1. Bitte die Person, die ihn eingetragen hat, ihn vorzutragen, oder lies ihn für sie vor. Lass die Diskussion laufen, während die Teilnehmenden Antwort und nächsten Schritt direkt unter dem Punkt festhalten.
6 Min. - 3
Geh die Liste in der geschriebenen Reihenfolge weiter durch. Schweift das Gespräch zu einem anderen Thema ab, trage es als neuen Punkt unten ein und kehre zum aktuellen zurück.
20 Min. - 4
Fünf Minuten vor Schluss: Halte beim aktuellen Punkt an. Scrollt gemeinsam durch die Notizen und prüft, ob jede Entscheidung und jeder nächste Schritt einen Namen und ein Datum hat.
5 Min. - 5
Vereinbart, was mit den nicht behandelten Punkten geschieht: schriftlich beantworten, vertagen oder streichen. Beende den Call und teile Dokument und Aufzeichnung mit den Abwesenden.
2 Min.
Tipps
Halte die schriftliche Reihenfolge auch dann ein, wenn eine ranghohe Person vorspringen möchte; genau diese Reihenfolge verhindert, dass die redefreudigste Stimme das Meeting übernimmt.
Bitte bei dicht diskutierten Punkten zwei Personen, sich beim Mitschreiben abzuwechseln, denn eine allein kommt bei einem schnellen Wortwechsel selten hinterher.
Ist die Liste eine Stunde vor dem Call noch leer, sage ihn ab und nenne den Grund.
Das etabliert die Gewohnheit besser als jede Erinnerung.
Typische Stolperfallen
Niemand trägt vorab Punkte ein, die Gastgeberin oder der Gastgeber füllt die Liste allein, und das Meeting wird wieder zur Präsentation mit angehängtem Dokument
Nur eine Person schreibt mit: Sie kann sich nicht an der Diskussion beteiligen, die Notizen hinken hinterher, und das Protokoll gibt am Ende nur ihre Lesart des Geschehens wieder
Die Gastgeberin oder der Gastgeber lässt zu, dass zu dem Punkt vorgesprungen wird, der einzelnen am wichtigsten ist; damit gehört das Meeting wieder der lautesten Stimme, und frühe Punkte bleiben unbeantwortet
Die Notizen werden in einem eigenen Abschnitt am Ende gesammelt statt unter jedem Punkt, sodass beim Lesen nicht mehr erkennbar ist, welche Antwort zu welcher Frage gehört
Das Dokument ist nur eingeschränkt freigegeben, die ersten Minuten gehen für Zugriffsanfragen drauf, und alle lernen daraus, dass die Agenda optional ist
Variationen
Erst asynchron: Lass die Punkte schon vor dem Call schriftlich beantworten und nutze die gemeinsame Zeit nur für die Punkte, die noch Diskussion brauchen. Stiller Einstieg: Gib die ersten fünf Minuten dem Lesen und Kommentieren im Dokument, bevor jemand spricht; das kommt einem Silent Meeting nahe. Vor Ort oder hybrid: Projiziere das Dokument und bitte trotzdem alle, vom eigenen Gerät aus hineinzuschreiben, sonst sind die zugeschalteten Teilnehmenden nicht mehr gleichberechtigt dabei. Bei einem wiederkehrenden Meeting: Führe ein fortlaufendes Dokument mit dem neuesten Datum ganz oben, damit der Verlauf durchsuchbar bleibt.
Einsatzbereiche
Wann einsetzen
Ein wiederkehrendes Teammeeting bringt Entscheidungen hervor, die zwei Wochen später niemand mehr findet oder nachvollziehen kann
Das Team ist über Zeitzonen verteilt, und einige können nur vor oder nach dem Call beitragen
Wenige Personen bestreiten den Großteil des Gesprächs, und ruhigere Kolleginnen und Kollegen bringen ihre Fragen selten unter
Die Besetzung wechselt von Woche zu Woche, und wer gefehlt hat, soll ohne gesonderte Zusammenfassung auf den Stand kommen
Du willst Statuspräsentationen streichen und die gemeinsame Zeit für Fragen und Entscheidungen nutzen
Wann nicht einsetzen
Es geht um informellen Austausch: Eine getippte Agenda erstickt ein geselliges Gespräch, nutze stattdessen ein Random Coffee oder einen unstrukturierten Plausch
Die Gruppe soll Ideen visuell entwickeln und aufeinander aufbauen; nutze ein Whiteboard-Format wie eine Affinity Map oder einen Walking Brainstorm
Das Thema ist ein Konflikt oder eine heikle Personalangelegenheit, bei der ein dauerhaftes schriftliches Protokoll die Beteiligten vorsichtig machen würde; führe ein moderiertes Gespräch und vereinbart gesondert, was festgehalten wird
Die Themen lassen sich nicht im Voraus bestimmen und sollen aus dem Kreis der Anwesenden entstehen; Lean Coffee baut die Agenda im Raum
Die Teilnehmenden können nicht bequem mittippen oder mitlesen, etwa in der Werkshalle oder unterwegs; nutze eine mündliche Runde mit einer fest benannten Person fürs Protokoll
Ähnliche Methoden
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Live Doc Meeting?▾
Ein Live Doc Meeting ist ein Meeting, das um ein geteiltes Agenda-Dokument herum aufgebaut ist, das alle bearbeiten können. Die Teilnehmenden tragen vorab nummerierte Fragen und Vorschläge ein, die Gruppe behandelt sie in der geschriebenen Reihenfolge, und während des Calls tippen alle Antworten und nächste Schritte unter den jeweiligen Punkt. Die Praxis ist im All-Remote-Handbuch von GitLab dokumentiert.
Wie lange sollte ein Live Doc Meeting dauern?▾
Das Format selbst gibt keine Dauer vor. Teams, die es nutzen, buchen üblicherweise 25 oder 50 Minuten statt 30 oder 60, sodass vor dem nächsten Call eine Pause bleibt. Ist die nummerierte Liste kurz, beende das Meeting früher; am Dokument ist klar abzulesen, wann die Arbeit getan ist.
Wer schreibt in einem Live Doc Meeting mit?▾
Alle, die in dem Moment nicht sprechen. Die Notizen stehen direkt unter dem Agenda-Punkt, der gerade besprochen wird, nicht in einem gesonderten Protokollabschnitt. Bei Punkten, die schnell hin- und hergehen, hilft es, wenn sich zwei Personen abwechseln: Eine tippt, die andere hört schon dem nächsten Beitrag zu.
Warum Fragen vorlesen, wenn sie schon aufgeschrieben sind?▾
Wer eine Frage hört, bekommt einen Moment zum Nachdenken, und beim Sprechen ergänzen die meisten Kontext, den sie beim Tippen weggelassen haben. Außerdem stellt das Vorlesen sicher, dass ein Punkt, den eine Person schriftlich beantwortet hat, von den anderen auch wirklich wahrgenommen wird. Möchte die Person, die den Punkt eingetragen hat, lieber nicht sprechen, liest die Gastgeberin oder der Gastgeber ihn vor.
Worin unterscheidet sich ein Live Doc Meeting von einem Silent Meeting?▾
Ein Silent Meeting widmet den größten Teil der Zeit dem Lesen und Kommentieren eines vorbereiteten Dokuments, ohne dass gesprochen wird; darauf folgt eine kurze Diskussion. Ein Live Doc Meeting ist ein gesprochenes Meeting; das Dokument gibt die Reihenfolge vor und hält das Protokoll. Beides lässt sich gut verbinden, indem du ein Live Doc Meeting mit ein paar Minuten stillem Lesen beginnst.
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