Silent Meeting
Ein Silent Meeting ist ein Meeting, das um ein Dokument herum aufgebaut ist, das alle still am Tisch lesen statt vorab. Die Teilnehmenden kommentieren beim Lesen im Dokument und antworten auf die Kommentare der anderen, und eine Moderation sortiert die Kommentare zu den wenigen Themen, die es wert sind, laut besprochen zu werden. David Gasca hat das Format in The Silent Meeting Manifesto (2019) dargelegt, gestützt auf die Praxis bei Amazon, Square und Twitter.
Moderationsablauf
- 1
Eröffne das Meeting: Nenne Ziel und Nicht-Ziele, erkläre den Ablauf und die Zeiten und teile den Link zum Dokument.
3 Min. - 2
Stilles Lesen. Alle lesen den Table Read und hinterlassen Fragen und Kommentare im Dokument.
20 Min. - 3
Die Teilnehmenden lesen die Kommentare der anderen und antworten schriftlich. Die Moderation überfliegt die Stränge, markiert Personen, die antworten können, und notiert die Hauptthemen.
7 Min. - 4
Die Moderation benennt die zwei oder drei Themen für die mündliche Diskussion und parkt die Themen, die woanders hingehören.
3 Min. - 5
Mündliche Diskussion der Themen, eines nach dem anderen; die Moderation achtet auf die Zeit und stellt sicher, dass Entscheidungen im Dokument festgehalten werden.
15 Min. - 6
Schließe mit Entscheidungen, Verantwortlichen und nächsten Schritten ab und sag, wer die Kommentarstränge beantwortet, die nicht besprochen wurden.
5 Min.
Tipps
Die Qualität des Meetings steht und fällt mit dem Dokument, also schreib ganze Sätze, denen auch jemand ohne Vorwissen folgen kann, und halte es so kurz, dass es in der Lesezeit zu schaffen ist.
Wähle als Moderation zwei oder drei Themen für den mündlichen Teil und sag offen, welche Kommentarstränge danach schriftlich beantwortet werden.
Sag allen, die zum ersten Mal dabei sind, dass die Stille die Arbeitsphase ist, denn sonst beginnen manche Nebengespräche, um sie zu füllen.
Typische Stolperfallen
Das Dokument vorab verschicken und erwarten, dass die Leute vorbereitet erscheinen, was die ungleiche Ausgangslage zurückbringt, die das Format beseitigen soll
Ein Dokument, das für die Lesezeit zu lang ist, sodass der halbe Raum in die Diskussion geht, ohne beim Vorschlag angekommen zu sein
Autorinnen und Autoren erledigen oder löschen Kommentare während der Lesephase, was Fragen vor der Moderation und vor anderen Lesenden verbirgt
Eine Moderation, die jeden Kommentar der Reihe nach durchgeht, sodass die Zeit bei Nebenpunkten abläuft, bevor die zentrale Meinungsverschiedenheit erreicht ist
Den mündlichen Teil ganz streichen, sodass Meinungsverschiedenheiten ohne Entscheidung in Kommentarsträngen liegen bleiben
Variationen
Remote- und Hybrid-Meetings passen gut zum Format, weil alle im selben Dokument arbeiten, ob sie im Raum sind oder nicht; während des Lesens können die Kameras an und die Mikrofone stumm bleiben. Für eine kurze Entscheidung reicht ein einseitiges Dokument mit zehn Minuten Lesezeit. Für große Reviews teilst du das Dokument in Abschnitte mit je einer namentlich verantwortlichen Person, damit Fragen in den Kommentaren von der richtigen Person beantwortet werden. Amazons langjährige Praxis, zu Beginn eines Meetings ein ausformuliertes Memo zu lesen, ist der bekannteste Verwandte dieses Formats.
Einsatzbereiche
Wann einsetzen
Ein Vorschlag oder eine Entscheidung braucht mehr Kontext, als ein Foliensatz tragen kann, und die Leute müssen nachdenken, bevor sie sprechen
Vorablektüre bleibt regelmäßig ungelesen, sodass die erste Hälfte jedes Meetings damit vergeht, das Material vorzustellen
An einem Review sind viele Menschen aus mehreren Funktionen beteiligt, und in einer mündlichen Diskussion kämen die meisten nicht zu Wort
Einige wenige Stimmen dominieren mündliche Meetings, und schriftliche Kommentare gäben den anderen gleiches Gewicht
Manche Teilnehmende sind remote dabei und werden im Gespräch im Raum leicht übergangen
Wann nicht einsetzen
Der Zweck ist, Beziehungen aufzubauen oder einen Konflikt zu bearbeiten. Dort zählen Ton und Präsenz, also nutze ein Gesprächsformat wie eine Check-in-Runde oder einen moderierten Dialog
Die Gruppe muss Ideen von Grund auf entwickeln. Nutze Brainwriting oder 1-2-4-All
Niemand hat Zeit, ein gutes Dokument zu schreiben. Ein schwaches Dokument ergibt ein schwaches Meeting, also halte ein kurzes herkömmliches Meeting ab
Das Thema ist ein kurzes Status-Update, das keine Diskussion braucht. Schick es schriftlich und lass das Meeting ausfallen
Die Teilnehmenden können in der Meetingsprache oder mit dem Tool nicht bequem lesen und tippen. Biete einen anderen Weg an, sich einzubringen, oder wähle ein mündliches Format
Ähnliche Methoden
Weiterführende Artikel
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Silent Meeting?▾
Ein Silent Meeting ist ein Meeting, in dem die Teilnehmenden die meiste Zeit damit verbringen, ein gemeinsames Dokument zu lesen und es schriftlich zu kommentieren. Eine Moderation wählt dann aus den Kommentaren die Hauptthemen für eine kurze mündliche Diskussion aus. Etwa die Hälfte des Meetings vergeht in Stille.
Was ist ein Table Read in einem Silent Meeting?▾
Der Table Read ist das Dokument im Zentrum des Meetings. Er enthält den gesamten Kontext, den Vorschlag und die offenen Fragen und wird im Meeting gelesen, statt als Vorablektüre verschickt zu werden. Alle starten deshalb mit denselben Informationen in die Diskussion.
Warum im Meeting lesen, statt eine Vorablektüre zu verschicken?▾
In der Praxis lesen viele die Vorablektüre nicht oder überfliegen sie Minuten vor dem Meeting. Gemeinsames Lesen stellt sicher, dass alle dasselbe Material gesehen haben und Zeit zum Nachdenken hatten. Außerdem ersetzt es die Präsentation, die sonst den ersten Teil des Meetings einnehmen würde.
Wie viele Personen können an einem Silent Meeting teilnehmen?▾
Das Format funktioniert mit kleinen Gruppen und skaliert besser als mündliche Meetings, weil alle gleichzeitig kommentieren können. Das Manifest nennt Meetings mit 20 bis 30 Teilnehmenden als gut geeignet. Bei größeren Gruppen wird wichtiger, dass die Moderation die Themen herausarbeitet.
Was macht die Moderation in einem Silent Meeting?▾
Während der stillen Phase liest die Moderation die Kommentare, sobald sie erscheinen, markiert Personen, die offene Fragen beantworten können, und bündelt die Stränge zu Themen. In der mündlichen Phase benennt sie die Themen, parkt, was nicht dazugehört, leitet die Diskussion, behält die Uhr im Blick und schließt mit den nächsten Schritten ab.
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Kostenlos testenMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from David Gasca, The Silent Meeting Manifesto.