A3 Problem Solving
A3 Problem Solving ist eine bei Toyota entwickelte Praxis, bei der die ganze Geschichte eines Problems auf ein einziges A3-Blatt passt, vom Hintergrund und Ist-Zustand über die Ursachenanalyse bis zu Gegenmaßnahmen, Plan und Nachverfolgung. Das Blatt wird mit Bleistift entworfen, mit einem Coach und den Betroffenen besprochen und so lange überarbeitet, bis Einigkeit besteht. Außerhalb von Toyota wurde es vor allem durch John Shooks Buch Managing to Learn bekannt, erschienen beim Lean Enterprise Institute.
Moderationsablauf
- 1
Stelle das Format auf einer Seite und seine Abschnitte vor. Klärt, wer für das Problem verantwortlich ist, und schreibt den Hintergrund auf: warum dieses Problem, warum jetzt.
10 Min. - 2
Ist-Zustand: Tragt die Fakten und Daten zusammen, die die Gruppe hat, skizziert den Prozess oder die Situation und markiert, was noch unbekannt ist und am Ort des Geschehens geprüft werden muss.
20 Min. - 3
Ziel: Einigt euch auf ein messbares Ziel und ein Datum.
10 Min. - 4
Analyse: Führt die Lücke mit 5 Whys oder einem Ishikawa-Diagramm auf Ursachen zurück, an denen das Team ansetzen kann, und notiert, welche Ursachen überprüft und welche Annahmen sind.
25 Min. - 5
Gegenmaßnahmen: Entwickelt Optionen gegen die Hauptursachen, vergleicht sie kurz und wählt aus, was zuerst ausprobiert wird.
20 Min. - 6
Plan und Nachverfolgung: Tragt ein, wer was bis wann tut und wie und wann das Ergebnis überprüft wird.
15 Min. - 7
Lest das ganze Blatt als eine zusammenhängende Geschichte laut vor, listet die offenen Punkte auf und vereinbart, wer den Entwurf vor der nächsten Version mit welchen Stakeholdern bespricht.
10 Min.
Tipps
Arbeite mit Bleistift und rechne damit, das Blatt mehrmals neu zu zeichnen; eine erste Version, die nie geändert wird, bedeutet meist, dass niemand sie hinterfragt hat.
Halte die Gruppe länger bei Ist-Zustand und Analyse, als es sich angenehm anfühlt, denn die meisten Teams kommen schon mit einer Lösung im Kopf.
Wenn du coachst, frage, was die verantwortliche Person gesehen hat und woher sie es weiß, und behalte deine eigene Antwort für dich.
Ein zweistündiger Workshop liefert einen ersten Entwurf, kein fertiges A3.
Typische Stolperfallen
Das A3 als Formular behandeln, das auszufüllen ist; die Felder sind voll, aber niemand hat sich das Problem angesehen, und die Analyse beruht auf Meinung
Von einer Lieblingslösung ausgehen und die linke Hälfte passend dazu ausfüllen; das ergibt ein ordentliches Blatt und dasselbe wiederkehrende Problem
Es allein am Schreibtisch schreiben und als fertig präsentieren; ohne die Review-Runden stehen die Menschen, die den Plan umsetzen müssen, nicht dahinter
Nach dem Plan aufhören und nie zum Abschnitt Nachverfolgung zurückkehren; die Organisation erfährt nicht, ob die Gegenmaßnahme gewirkt hat
Ein Coach, der die Antworten liefert; das löst diesen Fall schneller und lässt die verantwortliche Person für den nächsten kein bisschen fähiger zurück
Variationen
Namen und Anzahl der Abschnitte unterscheiden sich je nach Quelle; manche Vorlagen haben sechs Felder, andere sieben oder acht, die Logik von Plan, Do, Check, Act bleibt dieselbe. Allein mit Coach: Eine verantwortliche Person entwirft und trifft über Tage oder Wochen eine Mentorin oder einen Mentor zu kurzen Review-Gesprächen. Team-Workshop: Drei bis acht Personen entwerfen gemeinsam die linke Hälfte und teilen sich dann auf, um Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Remote: Nutze einen Rahmen im A3-Format auf einem geteilten Board und halte an der Begrenzung auf eine Seite fest. Dasselbe Format wird auch für Vorschläge und Statusberichte verwendet.
Einsatzbereiche
Wann einsetzen
Ein Problem kehrt nach schnellen Reparaturen immer wieder, und niemand kann seine Ursache mit Belegen benennen
Mehrere Abteilungen sind beteiligt und jede beschreibt das Problem anders, sodass eine gemeinsame Seite nötig ist, bevor jemand handelt
Eine Führungskraft möchte die Problemlösekompetenz eines Teammitglieds entwickeln, indem sie es durch einen echten Fall coacht
Ein Verbesserungsworkshop braucht ein Format, das Analyse, Gegenmaßnahmen und Nachverfolgung an einem Ort verbindet
Eine Entscheidung muss Menschen erklärt werden, die nicht im Raum waren und nur eine Seite lesen werden
Wann nicht einsetzen
Die Ursache ist bekannt und die Lösung liegt auf der Hand; setze sie einfach um und prüfe das Ergebnis, ohne den Papieraufwand
Es gibt weder Daten noch direkte Beobachtungen zum Ist-Zustand; geh erst hin und sieh es dir an, zum Beispiel mit einem Gemba Walk, sonst steht in der linken Hälfte des Blatts nur Meinung
Es geht um eine komplexe, strittige Situation ohne stabile Ursache-Wirkungs-Kette; ein Systemwerkzeug wie ein Causal Loop Diagram oder Rich Pictures passt besser
Du brauchst schnell viele neue Ideen; mach eine Ideation-Session und nutze ein A3 später, um die gewählte Idee zu prüfen und zu planen
Die Führung hat sich bereits für die Lösung entschieden; ein A3 nachträglich zur Rechtfertigung auszufüllen, lehrt die Leute, dass die Methode Theater ist
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Weiterführende Artikel
Häufig gestellte Fragen
Was ist A3 Problem Solving?▾
A3 Problem Solving ist eine strukturierte Art, ein Problem auf einem einzigen A3-Blatt durchzuarbeiten. Das Blatt umfasst den Hintergrund, den Ist-Zustand, das Ziel, die Ursachenanalyse, die gewählten Gegenmaßnahmen, den Maßnahmenplan und die Nachverfolgung. Es stammt von Toyota und ist ebenso sehr ein Coaching- und Abstimmungsprozess wie ein Dokument.
Warum heißt es A3?▾
Der Name bezieht sich auf das internationale Papierformat A3, das 297 mal 420 Millimeter misst und dem in den USA gebräuchlichen Tabloid-Format von 11 mal 17 Zoll nahekommt. Das Format ist groß genug für eine vollständige Argumentationslinie mit ein paar Grafiken und klein genug, um die Autorin oder den Autor zur Auswahl zu zwingen.
Welche Abschnitte hat ein A3?▾
Ein gängiger Aufbau hat sieben: Hintergrund, Ist-Zustand, Ziel, Analyse, Gegenmaßnahmen, Plan und Nachverfolgung. Die linke Hälfte enthält meist das Problem und seine Analyse, die rechte die Gegenmaßnahmen und den Plan. Vorlagen unterscheiden sich in Anzahl und Benennung der Felder, die Abfolge folgt aber in allen der Logik von Plan, Do, Check, Act.
Wie lange dauert es, ein A3 zu erstellen?▾
Ein Team kann in einem Workshop von ein bis zwei Stunden einen ersten Entwurf erarbeiten, wenn Daten zum Ist-Zustand vorliegen. Der vollständige Zyklus aus Beobachten, Überarbeiten, Abstimmen mit Stakeholdern, Umsetzen und Überprüfen der Ergebnisse läuft über Tage oder Wochen. Betrachte das Workshop-Ergebnis als Version eins.
Welche Rolle hat der Coach im A3-Denken?▾
Der Coach, oft die Führungskraft der verantwortlichen Person, geht den Entwurf durch und stellt Fragen zu Belegen und Argumentation, statt eine Lösung zu liefern. Das Ziel ist ein doppeltes: eine bessere Antwort auf dieses Problem und ein Mensch, der das nächste besser lösen kann. Wegen dieses Dialogs wird die Methode als Managementprozess beschrieben und nicht bloß als Bericht.
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Kostenlos testenMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from Toyota; described by John Shook, Managing to Learn (Lean Enterprise Institute).