Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung ist eine 30-minütige Teamübung, bei der jede Person alles auflistet, was eine typische Arbeitswoche füllt, und ausrechnet, wie viele Stunden für ein bestimmtes Projekt tatsächlich übrig bleiben; das Team summiert diese Stunden dann nach Rolle. Sie stammt aus dem Atlassian Team Playbook. Das Ergebnis ist eine kleine Tabelle mit den realen wöchentlichen Projektstunden. Sie ersetzt die Annahme, alle seien in Vollzeit verfügbar, sodass sich Zusagen und Schätzungen daran überprüfen lassen.
Moderationsablauf
- 1
Erkläre den Zweck und wie das Ergebnis verwendet wird. Frage die Gruppe, welche Kapazitätsprobleme sie sieht, und schreibe eine gemeinsam vereinbarte Problembeschreibung ans Board.
5 Min. - 2
Stille Einzelarbeit: Alle listen ihre wöchentlichen Tätigkeiten mit Stunden auf und berechnen dann die Stunden und den Prozentsatz, die für dieses Projekt übrig bleiben.
5 Min. - 3
Baut die Kapazitätstabelle am Board auf. Geht Rolle für Rolle vor, tragt die wöchentlichen Projektstunden jeder Person ein und ergänzt die Summe für die Rolle.
10 Min. - 4
Vergleicht die Summen mit dem, was der aktuelle Plan annimmt. Markiert die Rollen, bei denen es knapp ist, und listet Zuständigkeiten auf, die niemandem gehören.
5 Min. - 5
Vereinbart den Überprüfungsrhythmus, benennt Verantwortliche für die herrenlosen Punkte und entscheidet, wohin die Zahlen als Nächstes gehen, zum Beispiel in die nächste Schätzrunde.
5 Min.
Tipps
Sage gleich zu Beginn klar, dass dies keine Prüfung der Zeiterfassung ist, sonst runden die Leute ihre Meetinglast ab und ihre Projektstunden auf.
Frage nach einer typischen Woche, nicht nach der besten oder der schlechtesten, und akzeptiere grobe Angaben in ganzen Stunden.
Die Summen je Rolle sind wichtiger als jede Einzelzahl, halte das Gespräch also bei der Tabelle und fern davon, wie eine einzelne Person ihren Dienstag verbringt.
Typische Stolperfallen
Die Vorarbeit auslassen, sodass die Leute ihre Woche aus dem Gedächtnis schätzen und Meetings und Unterbrechungen unterschätzen; die Tabelle sieht dann besser aus als die Wirklichkeit
Die Session als Auslastungskontrolle einzelner Personen behandeln; dann verteidigen die Leute ihre Zahlen, statt sie zu berichten
Jede verbleibende Stunde als produktive Projektzeit zählen, ohne Puffer für Ungeplantes, sodass der neue Plan auf dieselbe Weise scheitert wie der alte
Die Tabelle erstellen und die bestehenden Zusagen dann unverändert lassen; das sagt dem Team, dass die Übung folgenlos war
Sie einmal beim Kick-off durchführen und nie aktualisieren, obwohl Urlaub, neue Projekte und Rollenwechsel die Zahlen innerhalb von Wochen verschieben
Variationen
Remote: Jede Person füllt zuerst eine private Spalte in einer gemeinsamen Tabellenkalkulation aus, dann zeigt die Moderation die Zusammenfassung nach Rollen am Bildschirm. Bei Teams mit mehr als acht Personen läuft die individuelle Aufstellung parallel nach Rollen, und nur die Rollensummen kommen in die ganze Gruppe. Teams, die in Sprints arbeiten, können zu Beginn des Sprint Plannings eine Fünf-Minuten-Version wiederholen und nur aktualisieren, was sich geändert hat, etwa Urlaub, Bereitschaftsdienst oder ein zweites Projekt.
Einsatzbereiche
Wann einsetzen
Ein Projekt beginnt, und mehrere Beteiligte werden mit anderen Teams oder der Linienarbeit geteilt
Das Team hat zwei- oder dreimal in Folge Zusagen nicht eingehalten, und niemand kann sagen, wo die Zeit geblieben ist
Ein Plan wurde in idealen Tagen geschätzt, und du musst ihn in Kalenderzeit übersetzen
Jemand übernimmt neu ein Team und braucht schnell ein ehrliches Bild davon, wer wie viel Zeit hat
Vor dem Sprint- oder Quartalsplanning, damit die Zusage an den verfügbaren Stunden bemessen wird
Wann nicht einsetzen
Das Vertrauen im Team ist gering, und die Leute rechnen damit, dass die Zahlen gegen sie verwendet werden; beginne zuerst mit Working Agreements oder einem Team Health Check
Die Frage ist, welche Arbeit am wichtigsten ist, nicht, wie viel Zeit vorhanden ist; nutze zum Priorisieren eine Impact-Effort-Matrix oder die MoSCoW-Methode
Der Umfang der Arbeit ist noch nicht geklärt, es gibt also nichts, womit sich die Kapazität vergleichen ließe; klärt erst den Umfang und zählt dann Stunden
Du musst wissen, wer wofür verantwortlich ist; eine RACI-Matrix oder eine Session zu Roles and Responsibilities beantwortet das direkter
Ähnliche Methoden
Häufig gestellte Fragen
Was ist Kapazitätsplanung?▾
Die Kapazitätsplanung ist eine kurze Teamübung aus dem Atlassian Team Playbook. Jede Person listet auf, was eine typische Woche füllt, und berechnet die Stunden, die für ein bestimmtes Projekt übrig bleiben; das Team summiert diese Stunden nach Rolle. Das Ergebnis ist eine Tabelle realistischer wöchentlicher Projektstunden, an der sich Planung und Schätzung überprüfen lassen.
Wie lange dauert eine Session zur Kapazitätsplanung?▾
Der Play ist auf 30 Minuten mit drei bis acht Personen ausgelegt: fünf Minuten, um das Problem zu rahmen, fünf für die individuelle Aufstellung, fünfzehn, um die Teamtabelle aufzubauen und zu lesen, und fünf für die nächsten Schritte. In diese Zeit passt er nur, wenn die Leute ihre Woche vorher beobachtet haben.
Wer sollte teilnehmen?▾
Die Projektleitung und alle, die Arbeit zum Projekt beitragen, auch Personen, die nur in Teilzeit zugeordnet sind. Bei Beteiligten in Teilzeit ist die Lücke zwischen angenommener und tatsächlicher Kapazität oft am größten; sie wegzulassen verfehlt also den Zweck.
Wie oft sollte ein Team sie wiederholen?▾
Vereinbart den Rhythmus in der Session selbst. Viele Teams machen einen vollständigen Durchlauf zum Projektstart und ein kurzes Update bei jedem Sprint- oder Quartalsplanning, außerdem immer dann, wenn sich die Teamzusammensetzung oder parallele Verpflichtungen ändern.
Worin unterscheidet sich das von Schätzmethoden wie Planning Poker?▾
Schätzmethoden bemessen die Arbeit. Die Kapazitätsplanung bemisst die Zeit, die dafür zur Verfügung steht. Ihr braucht beides: Aus einer Schätzung wird erst dann ein realistischer Termin, wenn sie mit den Stunden verglichen wird, die jede Rolle tatsächlich aufbringen kann.
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