FacilitationEinsteiger

In-Room Buddy

In-Room Buddy ist eine Rollenzuteilung für hybride Meetings: Jede remote teilnehmende Person bekommt eine Person zur Seite, die physisch im Raum ist und sie dort vertritt. Das Paar hält über das ganze Meeting eine private Verbindung offen, sodass die Remote-Person signalisieren kann, dass sie nichts hört, nichts sieht oder etwas sagen möchte, und der Buddy darauf reagiert. Beth Kanter beschreibt die Praxis in ihren Tipps für die Moderation hybrider Meetings; die Einrichtung dauert wenige Minuten, danach läuft die Regelung bis zum Ende des Meetings.

Dauer

5m–10m

Gruppengröße

3+ people

Material

Eintragungsliste mit kurzer Anleitung, privater Chat-, SMS- oder Telefonkanal für jedes Paar, Raumkamera und Audiotechnik, die der Buddy nachjustieren kann

Quelle

Beth Kanter

Moderationsablauf

1
Vor dem Meeting: Verschicke die Eintragungsliste mit Anleitung und prüfe, ob jede remote teilnehmende Person einen Buddy hat. Fülle Lücken selbst.
3 Min.
2
Die Paare öffnen ihren privaten Kanal und schicken eine Testnachricht. Die Buddys sitzen in Reichweite von Kamera und Mikrofon.
2 Min.
3
Nenne zur Eröffnung die Paare und erkläre die Aufgabe des Buddys. Stelle klar, dass Buddys jederzeit im Namen ihres Gegenübers unterbrechen dürfen.
2 Min.
4
Erkläre den Buddys kurz ihre Aufgabe während der Session: auf Bitten reagieren und nach ihrem Gegenüber sehen, sobald sich die Aktivität oder der Raumaufbau ändert. Die Buddy-Arbeit selbst läuft neben der Agenda her und braucht keine zusätzliche Zeit.
1 Min.
5
Frag die Paare zum Abschluss nach einer Sache, die funktioniert hat, und einer, die sie fürs nächste hybride Meeting ändern würden.
2 Min.

Tipps

Setze die Buddys so, dass sie Kamera und Mikrofon erreichen, ohne über andere steigen zu müssen, und achte darauf, dass sie den privaten Kanal im Blick behalten, statt ihn unter anderen Fenstern zu begraben.
Sag dem Raum zu Beginn, dass ein Buddy, der sich zu Wort meldet, seine Aufgabe erfüllt; sonst zögern die meisten Buddys zu unterbrechen.
Das Buddy-System unterstützt die Aufmerksamkeit der Facilitator:in für die Remote-Teilnehmenden und ersetzt sie nicht; sprich die Remote-Personen also weiterhin selbst an.

Typische Stolperfallen

Die Paare erst am Tag selbst und ohne Anleitung bilden; die Buddys wissen dann nicht, was erwartet wird, und der Kanal wird nie geöffnet
Buddys, die in der Diskussion aufgehen und nicht mehr auf den privaten Kanal schauen; die Nachricht der Remote-Person bleibt zwanzig Minuten ungelesen
Dem Raum die Rolle nicht erklären; ein Buddy, der für sein Gegenüber unterbricht, gilt dann als unhöflich und lässt es bleiben
Der Buddy spricht für die Remote-Person, statt ihr Raum zum Sprechen zu verschaffen; damit bleibt die Remote-Stimme aus dem Raum draußen
Die Rolle immer denselben jüngeren oder hilfsbereiten Personen geben, die sich dann selbst weniger am Meeting beteiligen

Variationen

Wenn mehr Personen remote teilnehmen, als im Raum sind, kann eine Person im Raum Buddy für zwei oder drei Remote-Kolleg:innen sein, oder du benennst eine einzige Person, die für alle Remote-Teilnehmenden eintritt. Bei Workshops mit Gruppentischen wählst du den Buddy aus derselben Tischgruppe, damit das Paar zusammenbleibt. Ist die Remote-Gruppe klein, lass die Buddy-Rolle in jeder Pause wechseln, damit sie nicht immer dieselben tragen. Die Quelle beschreibt die Praxis kurz als einen von mehreren Tipps; die Prüfung bei Veränderungen im Raum, die Rotation und der Rückblick zum Abschluss sind unsere Ergänzungen.

Einsatzbereiche

Hybride Meetings, in denen eine Minderheit remote teilnimmtHybride Workshops, in denen sich der Raumaufbau während der Session ändertIsolation und Proximity Bias verringernVorstands- und Ausschusssitzungen, bei denen sich einzelne Mitglieder zuschaltenOnboarding-Sessions mit neuen Remote-Kolleg:innenRäume mit einfacher Kamera- und Audioausstattung

Wann einsetzen

Die meisten sind in einem Raum und einige wenige nehmen remote teil; in dieser Konstellation gehen Remote-Stimmen am leichtesten unter
Der Raum hat eine einzige fest installierte Kamera oder schwache Mikrofone, und niemand ist für die Technik zuständig
Die Session umfasst Arbeit an Wänden und Flipcharts oder Bewegung im Raum, sodass sich das Kamerabild ständig ändert
Remote-Teilnehmende haben nach früheren Meetings gesagt, sie seien nicht zu Wort gekommen
Du moderierst allein, ohne Co-Facilitator:in, die sich eigens um die Remote-Gruppe kümmert

Wann nicht einsetzen

Alle können sich vom eigenen Gerät aus zuschalten. Ein reines Remote-Meeting gibt allen den gleichen Zugang und macht Buddys überflüssig
Du hast für die Remote-Gruppe eine eigene Co-Facilitator:in oder eine Producerin bzw. einen Producer, die diese Aufgabe für alle gleichzeitig übernehmen können
Das Meeting ist eine kurze Präsentation mit Fragen im Chat; dafür genügt eine Chat-Moderation
Die Remote-Teilnehmenden sind in der Mehrheit. Führe das Meeting remote-first durch und behandle den Raum als einen der Standorte

Häufig gestellte Fragen

Was ist In-Room Buddy?▾

In-Room Buddy ist ein Tandem-System für hybride Meetings. Jede remote teilnehmende Person hat eine Person im physischen Raum, die auf sie achtet, verbunden über einen privaten Kanal, der die ganze Zeit offen bleibt. Der Buddy behebt Kamera- und Tonprobleme und sorgt dafür, dass die Remote-Person wahrgenommen wird, wenn sie etwas beitragen möchte.

Was genau macht der Buddy?▾

Der Buddy behält einen privaten Chat-, SMS- oder Telefonkanal zu seinem Gegenüber im Blick und reagiert auf das, was darüber kommt. Typische Bitten sind, die Kamera zu verschieben, die Lautstärke anzupassen, etwas Unverständliches zu wiederholen oder der Facilitator:in zu sagen, dass die Remote-Person sprechen möchte. Der Buddy spricht nicht an ihrer Stelle.

Wie bildet man die Paare?▾

Beth Kanter schlägt vor, das vorab mit einer Eintragungsliste und einer Anleitung zu organisieren und zu Beginn des Meetings darauf hinzuweisen. Die Paare lassen sich nach Team, nach Tischgruppe oder per Zufall bilden. Entscheidend ist, dass jedes Paar seinen Kanal getestet hat, bevor das Meeting beginnt.

Wie viel Zeit kostet das?▾

Die Einrichtung dauert fünf bis zehn Minuten: Paare bilden, Kanal testen und die Rolle zur Eröffnung erklären. Danach läuft es über die Dauer des Meetings im Hintergrund mit. Ein kurzer Rückblick am Ende hilft der nächsten hybriden Session.

Ersetzt ein Buddy-System eine Co-Facilitator:in für Remote-Teilnehmende?▾

Nein. Ein Buddy kümmert sich um den Zugang einer einzelnen Person. Eine Co-Facilitator:in für die Remote-Gruppe gestaltet und leitet die Remote-Seite der Aktivitäten für alle. In kleinen Meetings reichen Buddys oft aus; in längeren hybriden Workshops nutzt du beides.

🪡

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Method descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from Beth Kanter.