Planificación de capacidad
La planificación de capacidad (Capacity Planning) es un ejercicio de equipo de 30 minutos en el que cada persona enumera todo lo que ocupa una semana de trabajo típica y calcula cuántas horas le quedan realmente para un proyecto determinado, y el equipo suma esas horas por rol. Procede del Atlassian Team Playbook. El resultado es una tabla pequeña de horas semanales reales de proyecto que sustituye a la suposición de que todo el mundo está disponible a tiempo completo, de modo que los compromisos y las estimaciones se pueden contrastar con ella.
Guion de facilitación
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Explicar el propósito y cómo se va a usar el resultado. Preguntar al grupo qué problemas de capacidad ve y escribir en la pizarra un enunciado del problema acordado.
5 min - 2
Trabajo individual en silencio: cada persona enumera sus actividades semanales con horas y después calcula las horas y el porcentaje que le quedan para este proyecto.
5 min - 3
Construir la tabla de capacidad en la pizarra. Ir rol por rol, anotar las horas semanales de proyecto de cada persona y añadir el total del rol.
10 min - 4
Comparar los totales con lo que supone el plan actual. Marcar los roles que se quedan cortos y enumerar las responsabilidades que no son de nadie.
5 min - 5
Acordar el ritmo de revisión, asignar responsables a los puntos sin dueño y decidir adónde van las cifras a continuación, por ejemplo a la próxima sesión de estimación.
5 min
Consejos
Decir con claridad al principio que esto no es una auditoría de partes de horas; de lo contrario, la gente redondea a la baja su carga de reuniones y al alza sus horas de proyecto.
Pedir una semana típica, no la mejor ni la peor, y aceptar cifras aproximadas en horas enteras.
Los totales por rol importan más que cualquier cifra individual, así que conviene mantener la conversación en la tabla y lejos de cómo pasa una persona un martes.
Errores comunes
Saltarse el trabajo previo, de modo que la gente reconstruye su semana de memoria y subestima reuniones e interrupciones; la tabla parece entonces más saludable que la realidad
Tratar la sesión como un control de la ocupación de cada individuo, lo que hace que la gente defienda sus cifras en lugar de comunicarlas
Contar cada hora restante como tiempo productivo de proyecto, sin margen para imprevistos, de modo que el nuevo plan fracasa igual que el anterior
Elaborar la tabla y dejar después sin cambios los compromisos existentes, lo que le dice al equipo que el ejercicio no tuvo consecuencias
Hacerlo una vez en el arranque y no actualizarlo nunca, aunque las vacaciones, los proyectos nuevos y los cambios de rol alteran las cifras en cuestión de semanas
Variaciones
En remoto: cada persona completa primero una columna privada de una hoja de cálculo compartida y después quien facilita muestra en pantalla el resumen por rol. En equipos de más de ocho personas, hacer el mapeo individual en paralelo por rol y llevar al grupo completo solo los totales por rol. Los equipos que trabajan en sprints pueden repetir una versión de cinco minutos al inicio de la planificación del sprint, actualizando solo lo que ha cambiado, como vacaciones, guardias o un segundo proyecto.
Casos de uso
Cuándo usarlo
Un proyecto arranca y varias de las personas que colaboran están compartidas con otros equipos o con el trabajo de línea
El equipo ha incumplido dos o tres compromisos seguidos y nadie sabe decir adónde se fue el tiempo
Un plan se estimó en días ideales y hay que traducirlo a tiempo de calendario
Alguien nuevo se hace cargo de un equipo y necesita una imagen rápida y honesta de quién tiene cuánto tiempo
Antes de la planificación de un sprint o de un trimestre, para dimensionar el compromiso según las horas disponibles
Cuándo no usarlo
La confianza en el equipo es baja y la gente espera que las cifras se usen en su contra; empezar primero con Working Agreements o con un Chequeo de Salud del Equipo (Team Health Check)
La pregunta es qué trabajo importa más, no cuánto tiempo hay; usar una Matriz de Impacto y Esfuerzo o el Método MoSCoW para priorizar
Todavía no se ha definido el alcance del trabajo, así que no hay nada con lo que comparar la capacidad; primero definir el alcance y después contar horas
Hay que saber quién es responsable de qué; una Matriz RACI o una sesión de Roles and Responsibilities responde a eso de forma más directa
Métodos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Qué es la planificación de capacidad?▾
La planificación de capacidad (Capacity Planning) es un ejercicio de equipo breve del Atlassian Team Playbook. Cada persona enumera lo que ocupa una semana típica y calcula las horas que le quedan para un proyecto concreto, y el equipo suma esas horas por rol. El resultado es una tabla de horas semanales de proyecto realistas con la que se pueden contrastar la planificación y la estimación.
¿Cuánto dura una sesión de planificación de capacidad?▾
La dinámica está pensada para 30 minutos con entre tres y ocho personas: cinco minutos para enmarcar el problema, cinco para el mapeo individual, quince para construir y leer la tabla del equipo y cinco para los siguientes pasos. Solo cabe en ese tiempo si la gente ha observado su semana de antemano.
¿Quién debería participar?▾
La persona que lidera el proyecto y todas las que aportan trabajo al proyecto, incluidas las que solo están asignadas a tiempo parcial. Es en estas donde suele ser mayor la brecha entre la capacidad supuesta y la real, así que dejarlas fuera anula el propósito.
¿Con qué frecuencia debería repetirlo un equipo?▾
Conviene acordar un ritmo en la propia sesión. Muchos equipos hacen una ronda completa al inicio del proyecto y una actualización breve en cada planificación de sprint o de trimestre, además de cada vez que cambian la composición del equipo o los compromisos en paralelo.
¿En qué se diferencia de métodos de estimación como Planning Poker?▾
Los métodos de estimación dimensionan el trabajo. La planificación de capacidad dimensiona el tiempo disponible para hacerlo. Hacen falta ambos: una estimación solo se convierte en una fecha realista cuando se compara con las horas que cada rol puede dedicar de verdad.
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