Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos es:

Kaufmann Elsner GbR

Correo electrónico: [email protected]

2. Resumen

Esta política de privacidad explica cómo Workshop Weaver («nosotros») recoge, trata y protege sus datos personales cuando visita nuestro sitio web (workshopweaver.com) o utiliza nuestra plataforma de planificación de talleres asistida por IA (app.workshopweaver.com). Tratamos estos datos conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Federal alemana de Protección de Datos (BDSG) y la ley alemana TDDDG.

3. Datos que recogemos

3.1 Datos que usted facilita directamente

• Datos de la cuenta: Nombre, dirección de correo electrónico y contraseña al registrarse. La contraseña se almacena únicamente como resumen criptográfico.
• Contenidos del taller: Objetivos, agendas, descripciones, notas, público destinatario, datos de lugar y fecha, y todos los datos de planificación que usted cree.
• Historial de conversación: Sus mensajes al asistente de IA y sus respuestas se conservan de forma permanente junto al taller correspondiente, para que el contexto se mantenga entre sesiones.
• Archivos subidos: Archivos PDF, DOCX, TXT y Markdown, así como imágenes (PNG, JPEG, WebP) de hasta 5 MB que suba al chat, incluido el texto extraído de ellos.
• Grabaciones de voz: Si utiliza la entrada por voz, la grabación se procesa para convertirla en texto. No conservamos el archivo de audio; solo se guarda el texto resultante.
• Solicitudes de contacto: Nombre, correo electrónico y contenido del mensaje cuando utiliza nuestro formulario de contacto.
• Información de pago: Datos de facturación tratados por nuestro proveedor de pagos Stripe: los datos completos de la tarjeta nunca llegan a nuestros servidores.
• Prueba del consentimiento: El momento en que aceptó las condiciones de uso y esta política, así como su respuesta a la pregunta sobre correos de producto y la fecha de dicha respuesta.

3.2 Datos recogidos automáticamente

• Datos de registro del servidor: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, URL de procedencia, páginas visitadas, fecha y hora de acceso.
• Cookies y almacenamiento local: Véase la sección 5.
• Procedencia de la visita: Parámetros de campaña, página de entrada y dominio de referencia de su visita a nuestro sitio web y, si se registra, la procedencia del registro que se deriva de ellos. Véanse las secciones 5.3 y 5.5.
• Datos de producto y uso: Las páginas que visita y qué funciones utiliza —por ejemplo, cuándo crea un taller o genera una agenda—, así como mediciones técnicas de las llamadas a la IA (modelo, número de tokens, coste, duración). Cómo se vinculan estos eventos depende de su situación: si ha iniciado sesión en la aplicación, llevan su identificador de usuario; si ha aceptado el análisis en el banner de cookies, llevan un identificador seudónimo guardado en una cookie de PostHog; si lo ha rechazado o no ha respondido al banner, nuestro sitio web no registra nada y la aplicación los registra sin cookies (sección 5.7). El contenido de sus talleres, indicaciones, transcripciones y archivos subidos nunca se transmite.
• Valoraciones y pregunta de recomendación: Si valora una respuesta concreta del asistente de IA con un pulgar arriba o abajo, guardamos la valoración, una categoría de motivo elegida opcionalmente y la fecha y hora, vinculadas a su cuenta y al chat del taller correspondiente. Una sola vez, tras su primera exportación de agenda, le preguntamos con qué probabilidad recomendaría Workshop Weaver; guardamos la puntuación (0–10), una categoría de motivo elegida opcionalmente y la fecha y hora. No se recoge texto libre. Utilizamos estos datos para mejorar el asistente de IA y el producto. La base jurídica es el art. 6.1.f RGPD (interés legítimo en mejorar nuestro servicio); los datos se conservan mientras exista su cuenta y puede oponerse a este tratamiento en cualquier momento conforme al art. 21 RGPD. Al igual que los demás datos de análisis de producto (sección 6.5), transmitimos la valoración o puntuación y la categoría —nunca texto— a PostHog (UE).
• Registros de entrega de correo: Si un correo enviado por nosotros fue entregado, abierto o si se hizo clic en un enlace, con marca de tiempo y dirección del destinatario.
• Datos de seguridad: Su dirección IP y señales de detección de robots durante el registro y el inicio de sesión, para repeler ataques automatizados. Los intentos fallidos se cuentan por cuenta; para ello la dirección de correo solo se trata como resumen criptográfico.

4. Bases jurídicas del tratamiento

Tratamos sus datos personales sobre las siguientes bases jurídicas del art. 6.1 RGPD:

• Consentimiento (art. 6.1.a RGPD): Para cookies de análisis y marketing en nuestro sitio y en la aplicación, incluida la cookie de medición de procedencia ww_attribution (sección 5.3), para las grabaciones de sesión de visitantes que no han iniciado sesión (Sentry, sección 6.6) y para correos de producto y marketing. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento con efectos para el futuro. Para las cookies, utilice «Configuración de cookies» en el pie de página de workshopweaver.com; su elección se aplica también a app.workshopweaver.com.
• Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD): Para la prestación de la plataforma, la gestión de la cuenta, el procesamiento de pagos y todas las funciones de IA: la generación de agendas es la prestación principal.
• Obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD): Para registros fiscales y contables y para los plazos legales de conservación.
• Intereses legítimos (art. 6.1.f RGPD): Para los registros del servidor y el diagnóstico de errores (seguridad informática y disponibilidad), para proteger el registro y el inicio de sesión frente a ataques automatizados, para los registros de entrega de nuestros correos (prueba de entregabilidad) y para el análisis de producto dentro de la aplicación con sesión iniciada. Este último se basa en nuestro interés legítimo en saber qué funciones se utilizan realmente; no forma parte del consentimiento de cookies y usted puede oponerse en cualquier momento conforme al art. 21 RGPD. También nos basamos en el interés legítimo para guardar con su cuenta la procedencia de su registro (sección 5.5) y para el recuento de visitas a la aplicación sin cookies cuando rechaza el banner de cookies o no responde a él (sección 5.7). Puede oponerse a estos tratamientos conforme al art. 21 RGPD por correo electrónico a [email protected]. También nos basamos en el interés legítimo para guardar registros de IA con el fin de garantizar y mejorar la calidad de nuestras funciones de IA (sección 6.12).

5. Cookies y almacenamiento local

Utilizamos cookies y tecnologías comparables. Conforme al § 25 TDDDG, solo instalamos cookies analíticas y de marketing en nuestro sitio web tras su consentimiento expreso a través del banner de cookies. Sin su consentimiento, nuestro sitio web no guarda nada en su dispositivo, salvo las entradas estrictamente necesarias que se indican a continuación. Se aplica una excepción en la aplicación: si ha iniciado sesión, PostHog instala su cookie con independencia del banner (sección 6.5).

5.1 Cookies necesarias

Estas cookies son necesarias para el funcionamiento y no pueden desactivarse.

5.2 Cookies de análisis y marketing (requieren consentimiento)

Estos servicios nos ayudan a entender cómo interactúan los visitantes con nuestro sitio. Google Ads y el píxel de Meta se utilizan con fines publicitarios (sección 6.13).

5.3 Cookie de medición de procedencia (solo con consentimiento)

Si acepta tanto el análisis como el marketing en el banner de cookies, guardamos en una cookie propia de dónde procede su visita. Utilizamos esta información exclusivamente para atribuir los registros de cuentas al canal que trajo al visitante (por ejemplo, un buscador, un asistente de IA, LinkedIn o una newsletter). La base jurídica es su consentimiento (art. 6.1.a RGPD, § 25.1 TDDDG), que puede retirar en cualquier momento a través de «Configuración de cookies» en el pie de página; en ese caso, la cookie se elimina. No elaboramos perfiles con ella, no la combinamos con datos de otros sitios web ni la cedemos a terceros. Sin su consentimiento, no se guarda nada en su dispositivo: la procedencia de su visita actual solo se conserva en la página abierta y, si sigue un enlace a la aplicación, se añaden a ese enlace sus parámetros de campaña (utm_*) y la posición del botón en el que ha hecho clic. Los identificadores de clic de anuncios (gclid, fbclid) solo se transmiten con su consentimiento.

5.4 Almacenamiento local en la aplicación

En la propia aplicación guardamos algunas entradas en el almacenamiento local de su navegador. Estos datos no salen de su dispositivo ni se nos transmiten; se eliminan al cerrar sesión o al vaciar el almacenamiento del navegador.

*Google y Meta pueden transferir datos a EE. UU. Esta transferencia se basa en el Marco de Protección de Datos UE-EE. UU. (decisión de adecuación de la Comisión Europea, julio de 2023); Google LLC y Meta Platforms, Inc. están certificadas en dicho marco.

5.5 Procedencia de los registros

Si crea una cuenta después de visitar nuestro sitio web, la aplicación lee al registrarse los parámetros de campaña del enlace y —solo si ha dado su consentimiento para ello (sección 5.3)— la cookie ww_attribution, y los guarda con su cuenta como procedencia de su registro («signupSource»): parámetros de campaña, página de entrada, dominio de referencia, posición del CTA y marcas de tiempo de su primera y de su más reciente visita.

Conservamos estos datos mientras exista su cuenta y los eliminamos junto con ella. Solo los evaluamos de forma agregada —por ejemplo, cuántos registros proceden de buscadores, asistentes de IA o una campaña concreta— y no para valorar a personas concretas. Además, los transmitimos como propiedad de su perfil de usuario a nuestro servicio de análisis de producto PostHog (UE, véase la sección 6.5).

La base jurídica es el art. 6.1.f RGPD (interés legítimo en medir qué canales nos aportan usuarios). Puede oponerse en cualquier momento conforme al art. 21 RGPD escribiendo a [email protected]; en ese caso eliminaremos los datos de procedencia de su cuenta.

5.6 Recuento de las elecciones en el banner de cookies (sin cookie; interés legítimo)

Cuando se muestra el banner de cookies y cuando usted elige una opción en él, su navegador envía un breve mensaje a nuestro servidor. Este solo indica que se mostró el banner o qué opción se eligió (aceptar todas, rechazar todas o configuración personalizada), junto con el tipo de página, el idioma y la dirección abreviada de la página, sin parámetros. Transmitimos esta información a nuestro proveedor de análisis PostHog (UE) como un recuento anónimo, sin identificador ni cookie: no se lee ni se instala ninguna cookie, no se asigna ningún identificador y su dirección IP no se almacena ni se transmite. Utilizamos estas cifras exclusivamente como estadísticas agregadas sobre cuántos visitantes aceptan el análisis, para poder interpretar correctamente nuestras estadísticas basadas en el consentimiento. La base jurídica es el art. 6.1.f RGPD (nuestro interés legítimo en disponer de estadísticas agregadas); puede oponerse conforme al art. 21 RGPD escribiendo a [email protected].

5.7 Recuento de visitas a la aplicación sin cookies (interés legítimo)

En nuestro sitio web no se registra nada si rechaza el banner de cookies o no responde a él. En la aplicación, en ese caso seguimos contando su visita, pero sin cookies: PostHog no instala ninguna cookie ni guarda nada en el almacenamiento de su navegador. En su lugar, los servidores de PostHog calculan un hash a partir de su dirección IP, el agente de usuario de su navegador, el nombre de host y una sal que cambia cada día. Este valor no se guarda en su navegador, cambia cada día —por lo que no puede seguir sus visitas de un día a otro— y no se vincula ni con usted como persona ni con una cuenta que cree más adelante. Se registran las visitas a páginas y los eventos de uso descritos en la sección 3.2. Utilizamos estas cifras exclusivamente como estadísticas agregadas sobre el uso de nuestra aplicación. La base jurídica es el art. 6.1.f RGPD (nuestro interés legítimo en disponer de estadísticas de uso fiables); puede oponerse conforme al art. 21 RGPD escribiendo a [email protected]. Si acepta el análisis en el banner, PostHog pasa al modo con cookie descrito en la sección 5.2.

6. Encargados y destinatarios

Recurrimos a los siguientes proveedores como encargados del tratamiento o destinatarios. En nuestra página encontrará una lista completa y actualizada de forma continua, con direcciones y categorías de datos: Subencargados.

7. Colaboración, enlaces compartidos e invitados

Workshop Weaver está pensado para la colaboración. Las siguientes funciones hacen visibles datos para otras personas; tenga en cuenta qué contenidos comparte a través de ellas:

• Equipos: Si asigna un taller a un equipo, todos sus miembros pueden ver el contenido completo, incluidos objetivos, contexto, historial de conversación y archivos subidos. Además, los miembros ven sus nombres y direcciones de correo mutuamente. Los talleres personales sin asignación a un equipo permanecen privados.
• Enlaces públicos para participantes: Puede compartir una agenda mediante un enlace accesible sin iniciar sesión. Quien conozca el enlace verá la agenda, incluidos el lugar, los horarios y, en su caso, la dirección de videoconferencia registrada. La página está excluida de los buscadores, pero el enlace en sí no cuenta con más protección. Puede revocar la publicación en cualquier momento desde la aplicación.
• Enlaces de colaboración: Para recabar comentarios puede generar un enlace separado, que opcionalmente puede protegerse con contraseña y una fecha de caducidad.
• Comentarios de invitados: Quien comente a través de un enlace de colaboración indica un nombre y puede dejar voluntariamente una dirección de correo. Estos datos se conservan y son visibles para la persona que compartió el enlace; los demás invitados solo ven el nombre. Si comparte un enlace de este tipo, informe a los destinatarios de este tratamiento. Los invitados pueden solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento en [email protected].

8. Transferencias a terceros países

Una parte de nuestros proveedores tiene su sede en EE. UU. Cuando se transfieren datos personales allí, la transferencia está amparada de la siguiente forma:

• Marco de Protección de Datos UE-EE. UU.: Para proveedores certificados en dicho marco: Google, Meta y Stripe.
• Cláusulas contractuales tipo (CCT): Para proveedores no cubiertos por una decisión de adecuación, en particular Anthropic, OpenAI y Sentry.
• Tratamiento en la UE: PostHog y Mailgun tratan los datos en sus centros europeos; nuestros servidores, bases de datos y el almacenamiento de archivos se encuentran exclusivamente en la UE.

9. Plazos de conservación

Conservamos sus datos solo durante el tiempo necesario para las finalidades descritas:

• Datos de la cuenta: Durante la vigencia de su cuenta. Tras una solicitud de supresión se eliminan en un plazo de 30 días.
• Contenidos del taller e historial de conversación: Durante la vigencia de su cuenta; se eliminan junto con ella.
• Archivos subidos: 30 días después de archivar el taller correspondiente; después se eliminan automáticamente. Si elimina un taller de forma definitiva, se retiran de inmediato.
• Registros no confirmados: 14 días; transcurridos estos, la cuenta se elimina por completo.
• Borradores vacíos: 7 días.
• Registros de entrega de correo: 180 días.
• Registros del servidor: 7 días. Se generan en nuestros proveedores de alojamiento y se eliminan automáticamente después; solo se conservan más tiempo en la medida en que lo exija un incidente de seguridad concreto.
• Datos de seguridad y abuso: 2 horas (contadores de intentos de inicio de sesión y de frecuencia de peticiones).
• Justificantes de pago y facturación: 10 años tras la finalización del contrato (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Solicitudes de contacto: 3 años desde la última comunicación, o más si resulta necesario para reclamaciones jurídicas.
• Datos de análisis de producto: 12 meses.
• Procedencia del registro: Mientras exista su cuenta; la cookie ww_attribution (solo con consentimiento) caduca 30 días después de su última visita y se elimina cuando retira su consentimiento.
• Datos de diagnóstico de errores: 90 días.
• Registros de IA: Mientras los necesitemos para garantizar y mejorar la calidad de nuestras funciones de IA, sin plazo fijo; los eliminamos a petición suya o si se opone (sección 6.12).
• Cookies publicitarias y audiencias: Las cookies _gcl_au, _gcl_aw, _fbp y _fbc caducan a los 90 días; Google le mantiene en nuestras audiencias como máximo 540 días y Meta como máximo 180 días después de su última visita (sección 6.13).

Cuando existan obligaciones legales de conservación que impidan la supresión, se limitará el tratamiento en su lugar y los datos se eliminarán una vez transcurrido el plazo.

10. Sus derechos según el RGPD

Usted tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales:

• Derecho de acceso (art. 15 RGPD): Obtener confirmación de si tratamos sus datos y solicitar una copia.
• Derecho de rectificación (art. 16 RGPD): Solicitar la corrección de datos inexactos.
• Derecho de supresión (art. 17 RGPD): Solicitar la eliminación de sus datos personales («derecho al olvido»).
• Derecho de limitación (art. 18 RGPD): Solicitar la limitación del tratamiento en determinadas circunstancias.
• Derecho a la portabilidad (art. 20 RGPD): Recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Se los facilitamos a petición.
• Derecho de oposición (art. 21 RGPD): Oponerse en cualquier momento al tratamiento basado en intereses legítimos, lo que incluye expresamente el análisis de producto en el área con sesión iniciada, el registro de la procedencia de su cuenta (sección 5.5) y el recuento de visitas sin cookies en la aplicación (sección 5.7). Esto incluye también los registros de IA para la garantía de calidad (sección 6.12).
• Derecho a retirar el consentimiento (art. 7.3 RGPD): Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.

Para ejercer estos derechos, contáctenos en [email protected].

11. Derecho de reclamación

Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control en materia de protección de datos (art. 77 RGPD). La autoridad competente para nosotros es:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)

Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Alemania

Teléfono: +49 431 988-1200

Sitio web: www.datenschutzzentrum.de

12. Tratamiento por IA y decisiones automatizadas

Workshop Weaver utiliza inteligencia artificial para generar agendas de taller, proponer métodos, analizar documentos subidos y convertir voz en texto. Este tratamiento por IA:

• se basa en la información que usted facilita: objetivos, contexto, condiciones, archivos subidos y mensajes de conversación;
• no adopta decisiones jurídicas ni de efecto similarmente significativo sobre usted; no se produce una decisión automatizada en el sentido del art. 22 RGPD;
• no utiliza sus contenidos para entrenar modelos de IA: las interfaces de Anthropic y OpenAI no los emplean por defecto con ese fin;
• es prestado por Anthropic y OpenAI (véase la sección 6.2); sus entradas se transfieren a EE. UU. a tal efecto;
• abarca también los contenidos que usted sube: las imágenes y los documentos escaneados se transmiten íntegramente al proveedor de IA para el reconocimiento de texto.

Recomendación: No introduzca datos personales sensibles de terceros (por ejemplo, de empleados o participantes) en los campos de entrada de la IA, ni suba documentos que los contengan. Describa los objetivos y el contexto en términos generales siempre que sea posible. Usted sigue siendo responsable de los contenidos que introduce en la aplicación.

13. Seguridad de los datos

Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales: cifrado TLS de todas las transmisiones, cifrado de los datos almacenados, contraseñas guardadas únicamente como resumen criptográfico, almacenamiento cifrado de las claves que usted deposite, protección del registro y del inicio de sesión frente a ataques automatizados, controles de acceso limitados al personal autorizado y actualización periódica de los componentes utilizados.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de privacidad para reflejar cambios en nuestro tratamiento o en el marco jurídico. Informaremos por correo electrónico a los usuarios registrados de las modificaciones sustanciales. La versión vigente está siempre disponible en: workshopweaver.com/privacy

15. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta política o sobre sus datos personales, puede escribirnos a:

Kaufmann Elsner GbR

Correo electrónico: [email protected]