Contrato de encargo de tratamiento

Partes

Encargado del tratamiento:

Kaufmann Elsner GbR

Responsable del tratamiento: La persona física o jurídica titular de una cuenta en Workshop Weaver que determina los fines y medios del tratamiento de los datos introducidos en la plataforma.

1. Objeto y duración

El objeto es el tratamiento de datos personales por nuestra parte en el marco de la prestación de la plataforma Workshop Weaver. La duración se corresponde con la del contrato de servicio subyacente. El contrato finaliza automáticamente al cerrarse la cuenta; las obligaciones de supresión del apartado 11 subsisten.

2. Naturaleza y finalidad del tratamiento

Tratamos los datos únicamente para prestar el servicio acordado: almacenamiento y visualización de contenidos del taller, generación y revisión de agendas asistidas por IA, análisis de documentos subidos, conversión de voz en texto, envío de correos de servicio, provisión de funciones de compartición y colaboración, así como operación, protección y resolución de incidencias de la plataforma.

3. Tipos de datos

Se tratan en particular las siguientes categorías de datos:

• Datos de cuenta y de contacto de los usuarios (nombre, dirección de correo electrónico, preferencia de idioma)
• Contenidos del taller (objetivos, agendas, notas, descripciones, datos de lugar y fecha)
• Historiales de conversación con el asistente de IA
• Contenidos de los archivos subidos, incluido el texto extraído de ellos
• Datos facilitados por invitados a través de enlaces compartidos (nombre, opcionalmente dirección de correo, texto del comentario)
• Datos de uso, de registro y de facturación

4. Categorías de interesados

Son interesados los usuarios del responsable del tratamiento (por ejemplo, sus empleados), los destinatarios de los enlaces compartidos y cualquier persona física cuyos datos el responsable introduzca o suba a la plataforma.

5. Instrucciones

Tratamos los datos exclusivamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable del tratamiento. El uso de la plataforma conforme a sus funciones, así como lo dispuesto en las condiciones de uso y en el presente contrato, tienen la consideración de tales instrucciones. Las instrucciones individuales adicionales deberán dirigirse por escrito a privacy@workshopweaver.com; las ejecutamos en la medida en que sea técnica y razonablemente posible, e informamos sin demora si, a nuestro juicio, una instrucción infringe la normativa de protección de datos.

6. Confidencialidad

Todas las personas con acceso a datos personales en ejecución del presente contrato están sujetas a un deber de confidencialidad, que subsiste tras la finalización de su actividad.

7. Medidas técnicas y organizativas (art. 32 RGPD)

Aplicamos y mantenemos durante la vigencia del contrato las siguientes medidas:

• Cifrado TLS de todas las transmisiones y cifrado de los datos almacenados
• Contraseñas conservadas únicamente como resumen criptográfico; claves depositadas almacenadas cifradas
• Control de acceso mediante cuentas individuales, modelo de roles y limitación al personal autorizado
• Protección del registro y del inicio de sesión frente a ataques automatizados (limitación de frecuencia, bloqueo de cuenta, detección de robots)
• Separación de los entornos de producción, prueba y previsualización
• Ubicación de los servidores y del almacenamiento de archivos dentro de la Unión Europea
• Copias de seguridad periódicas de la base de datos y actualización periódica de los componentes utilizados
• Registro de eventos relevantes para la seguridad y supervisión automatizada de errores

8. Subencargados

El responsable del tratamiento otorga una autorización general para la contratación de subencargados. La lista vigente está disponible en nuestra página «Subencargados» y forma parte del presente contrato. Comunicamos cualquier cambio previsto con al menos 30 días de antelación; el responsable puede oponerse dentro de ese plazo. Si la oposición nos impide seguir prestando el servicio en los términos acordados, cualquiera de las partes podrá resolver el contrato por ese motivo. Imponemos a los subencargados un nivel de protección equivalente al del presente contrato.

9. Asistencia en materia de derechos de los interesados

Asistimos al responsable del tratamiento, en la medida de lo razonable, para atender las solicitudes de los interesados conforme a los art. 15 a 22 RGPD. Si los interesados se dirigen directamente a nosotros, trasladamos la solicitud al responsable sin demora. El acceso, la rectificación, la exportación y la supresión también pueden solicitarse a través de la propia aplicación.

10. Asistencia en materia de seguridad y notificación

Asistimos al responsable del tratamiento en el cumplimiento de los art. 32 a 36 RGPD. Comunicamos al responsable las violaciones de la seguridad de los datos personales sin dilación indebida y, a más tardar, dentro de las 48 horas siguientes a su conocimiento, indicando las circunstancias conocidas, las consecuencias probables y las medidas adoptadas.

11. Supresión y devolución

Al finalizar el contrato suprimimos los datos personales tratados en un plazo de 30 días, salvo que exista una obligación legal de conservación. Antes de la supresión, el responsable puede solicitar una exportación de sus datos en un formato común y legible por máquina. Los datos sujetos a obligaciones legales de conservación quedan limitados en su tratamiento y se suprimen una vez transcurrido el plazo.

12. Pruebas y auditorías

Previa solicitud, ponemos a disposición del responsable del tratamiento la información necesaria para acreditar el cumplimiento de estas obligaciones. Las auditorías son posibles con un preaviso razonable, en horario comercial habitual y sin perturbar la actividad; pueden sustituirse por pruebas o certificaciones significativas.

13. Transferencias a terceros países

Cuando los subencargados traten datos fuera del Espacio Económico Europeo, ello se produce sobre la base de una decisión de adecuación o de cláusulas contractuales tipo conforme al art. 46.2.c RGPD. La base aplicable se indica en la lista de subencargados.

14. Idioma del contrato

La versión alemana del presente contrato es la auténtica. Las versiones en otros idiomas se facilitan únicamente a efectos de comprensión; en caso de discrepancia, prevalece el texto alemán.

Formalización del contrato

Para formalizar este contrato, envíenos un correo electrónico con la denominación completa y la dirección de su empresa, así como el nombre de su representante legal. A continuación recibirá el contrato firmado. Si su empresa utiliza su propia plantilla, la revisaremos con mucho gusto.

Correo electrónico: privacy@workshopweaver.com