Roles and Responsibilities
Roles and Responsibilities es un taller de equipo en el que cada integrante anota cuáles cree que son sus propias responsabilidades y de qué cree que es responsable cada uno de los demás roles, y después se comparan las dos visiones. Cada titular de un rol acepta, rechaza o ajusta lo que sus colegas esperaban de él, y el equipo encuentra responsables para las tareas que nadie reclamó. El procedimiento es una jugada del Atlassian Team Playbook y se diferencia de una matriz de responsabilidades en que parte de las percepciones y no de una lista de tareas.
Guion de facilitación
- 1
Explicar el propósito y la tabla, y luego acordar la lista de roles del equipo.
5 min - 2
Primera ronda en silencio: cada persona escribe las principales responsabilidades de su propio rol.
10 min - 3
Segunda ronda en silencio: todas las personas escriben aquello de lo que creen que es responsable cada uno de los demás roles.
10 min - 4
Aclarar rol por rol: el titular del rol acepta, rechaza o ajusta lo que escribieron los demás. Los puntos rechazados van a la lista de sin asignar.
15 min - 5
Repasar las responsabilidades sin asignar y las reclamadas por dos roles, y acordar un responsable o un siguiente paso para cada una.
15 min - 6
Resumir las responsabilidades acordadas, decidir dónde se documentan y cuándo se revisarán.
5 min
Consejos
Mantener en silencio las dos rondas de escritura y, en una herramienta en línea, ocultar las entradas de los demás hasta que termine la ronda; en cuanto la gente ve lo que escribieron sus colegas, ajusta su propia visión y las brechas que se venían a buscar desaparecen.
Cuando un titular rechace un punto, preguntarle quién cree que debería asumirlo antes de seguir adelante.
La lista de sin asignar es el principal producto de la sesión, así que hay que reservarle al menos quince minutos.
Errores comunes
Las personas participantes ven las entradas de las demás durante las rondas en silencio y alinean sus respuestas, de modo que las diferencias de percepción nunca aparecen
Las responsabilidades se escriben como etiquetas amplias, por ejemplo 'comunicación' o 'calidad', con las que todo el mundo puede estar de acuerdo sin aclarar quién hace qué
La ronda de aclaración se convierte en una crítica a cómo alguien hace su trabajo; esa persona se pone a la defensiva y deja de aceptar cualquier ajuste
Las responsabilidades sin asignar se anotan y se quedan sin responsable, así que el trabajo desatendido que motivó la sesión sigue desatendido
El responsable jerárquico responde por todos los roles, y el equipo se va con la imagen que tiene esa persona en lugar de un acuerdo entre quienes hacen el trabajo
Variaciones
Los equipos más grandes, de seis a ocho personas, necesitan unos 90 minutos; por encima de ocho, dividir por subequipos o agrupar roles similares en una sola fila. Versión para un rol nuevo: aplicarlo a un único rol que acaba de crearse o cubrirse, con los roles vecinos dando su visión. Continuar con una Matriz RACI para el puñado de tareas entre roles que sigan en disputa. En remoto: usar una tabla compartida con modo de escritura privada para las dos rondas en silencio. Añadir una columna para lo que cada rol necesita de los demás para hacer su trabajo.
Casos de uso
Cuándo usarlo
Hay tareas que se hacen dos veces, o que no se hacen, porque cada persona dio por hecho que eran de otra
Un equipo acaba de formarse o de reorganizarse y los cargos ya no dicen quién hace qué
Se ha incorporado un rol nuevo y tanto la persona recién llegada como el equipo dudan de dónde empieza y dónde termina
Dos colegas se pisan el trabajo una y otra vez y la fricción tiene que ver con quién es responsable, no con las personalidades
Empieza un proyecto multifuncional y personas de distintos departamentos traen supuestos diferentes sobre su parte
Cuándo no usarlo
Hay que asignar la responsabilidad tarea por tarea para un proceso definido o un plan de proyecto; una Matriz RACI da ese nivel de detalle
La pregunta abierta es hasta dónde llega la autoridad de decisión de un rol frente a su responsable jerárquico; Delegation Poker está diseñado para eso
El problema de fondo es un conflicto personal o un problema de desempeño de una persona: un ejercicio grupal la expone, así que conviene tratarlo en una conversación individual o mediada
Los roles están a punto de cambiar otra vez en cuestión de semanas por una reorganización pendiente; esperar a que la estructura esté asentada
El grupo tiene más de ocho roles: comparar todas las visiones de todos los roles lleva demasiado tiempo, así que conviene dividir en subequipos o usar una sesión de Team Charter para la visión general
Métodos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Qué es Roles and Responsibilities?▾
Roles and Responsibilities es un taller de equipo en el que los integrantes anotan sus propias responsabilidades y las que creen que tienen sus colegas, y luego comparan ambas. Cada titular de un rol acepta, rechaza o ajusta las expectativas que los demás tenían sobre él, y el equipo asigna responsables a todo lo que quede pendiente. Es una jugada del Atlassian Team Playbook.
¿En qué se diferencia de una Matriz RACI?▾
Una Matriz RACI parte de una lista de tareas y asigna a cada rol un grado de implicación por tarea. Este taller parte de las percepciones que las personas tienen de cada rol y busca los desajustes. Es más rápido y saca mejor a la luz los supuestos ocultos; una Matriz RACI es más precisa para un proceso definido. Funcionan bien una después de la otra.
¿Cuánto dura una sesión de Roles and Responsibilities?▾
Unos 60 minutos para un equipo de hasta cinco roles, y cerca de 90 minutos para seis a ocho. Las dos rondas de escritura en silencio llevan diez minutos cada una; el resto se dedica a aclarar cada rol y a tratar las responsabilidades sin responsable.
¿Qué pasa con las responsabilidades que nadie quiere?▾
Van a una lista de sin asignar y se revisan en conjunto hacia el final de la sesión. Para cada una, el equipo acuerda un responsable, decide conscientemente dejar de hacerla, o nombra a una persona que llevará la cuestión a quien pueda decidir. Dejar la lista sin tocar anula el propósito de la sesión.
¿Con qué frecuencia debería repetirse la sesión?▾
Cada vez que cambie la composición o el mandato del equipo, y por lo demás aproximadamente una vez al año. Las responsabilidades se van desplazando a medida que cambia el trabajo, y una repetición breve con el resultado anterior sobre la mesa muestra qué se ha movido.
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