Retrospective Dialogue Sheets
Una hoja de diálogo para retrospectivas es una hoja impresa grande, de tamaño cercano al A1, cubierta de preguntas, citas, imágenes y espacio para escribir, en torno a la cual se reúne un equipo de tres a ocho personas que la recorre sin facilitador. La hoja guía la conversación y se convierte en su registro, porque las personas escriben sus respuestas directamente en ella. Allan Kelly introdujo las hojas de diálogo para retrospectivas en 2011, adaptando una técnica que surgió en el KTH Royal Institute of Technology de Estocolmo.
Guion de facilitación
- 1
Extender la hoja, repartir los bolígrafos y explicar las únicas reglas: seguir la hoja en orden, turnarse para leer, escribir en el papel.
5 min - 2
El equipo recorre las preguntas iniciales, que sitúan el contexto y ponen a todos a escribir.
15 min - 3
El equipo recorre las preguntas principales sobre cómo fue el periodo, conversando sobre cada una y anotando las respuestas en la hoja.
35 min - 4
El equipo acuerda acciones donde la hoja las pide y escribe un responsable junto a cada una.
15 min - 5
Si hay varias mesas, cada una cuenta a las demás sus principales hallazgos y acciones. Fotografiar o colgar las hojas.
10 min
Consejos
Quien normalmente facilitaría debe quedarse fuera de la sala o, al menos, lejos de la mesa; el formato funciona porque el equipo tiene que gestionar su propia conversación.
Conviene revisar la impresión antes de la sesión, porque una hoja reducida a A3 no deja espacio para escribir y la gente deja de reunirse en torno a ella.
Con varias mesas, añadir diez minutos al final para que los grupos se cuenten sus acciones principales.
Alternar con otros formatos de retrospectiva, porque la misma hoja usada en cada sprint pronto se responde en piloto automático.
Errores comunes
Un jefe o un facilitador que ronda la mesa y dirige; el equipo espera indicaciones y se pierde el carácter autogestionado del formato
Una sola persona con el único bolígrafo; la hoja registra entonces un solo punto de vista y los demás se convierten en público
Pasar a toda prisa por las preguntas para llenar todas las casillas, lo que produce respuestas cortas y ninguna conversación real
Terminar sin responsables para las acciones, de modo que la hoja completada va a la pared y nada cambia
Usar la misma hoja en cada sprint; las preguntas dejan de hacer pensar y la asistencia y la energía caen
Variaciones
Los departamentos más grandes pueden trabajar con varias hojas en paralelo y comparar después los resultados. Además de las hojas para retrospectivas de sprint, la misma fuente ofrece hojas para arranques ágiles y para la planificación de iteraciones, así como traducciones a varios idiomas aportadas por voluntarios. Los equipos remotos pueden colocar el PDF como fondo en una pizarra en línea y escribir o dibujar encima, con una persona por pregunta que lee en voz alta. Las hojas tienen derechos de autor de Allan Kelly y Software Strategy; hay que usar los originales tal como se publican y no redistribuir copias modificadas.
Casos de uso
Cuándo usarlo
Un equipo no tiene facilitador disponible, o la persona que suele facilitar quiere participar como un miembro más
Varios equipos necesitan hacer una retrospectiva al mismo tiempo y no hay suficientes facilitadores
Las retrospectivas se han vuelto un ritual dirigido desde el frente y se quiere que el equipo se haga cargo de la conversación
Un equipo nuevo no sabe bien cómo llevar una retrospectiva y le vendrían bien preguntas ya escritas
Se quiere un registro físico de la conversación que pueda quedarse en la pared hasta la siguiente
Cuándo no usarlo
Hay un conflicto abierto en el equipo o una persona domina; sin facilitador nadie está en posición de intervenir, así que conviene hacer una retrospectiva facilitada
El equipo está distribuido y no tiene práctica con una pizarra compartida; una Async Retrospective o un formato en línea facilitado es más fácil de manejar
El grupo supera las ocho personas en una mesa; hay que repartirlo en varias hojas o quienes quedan en los bordes se desconectan
Un incidente concreto necesita un análisis detallado; conviene usar un After Action Review o una Timeline Retrospective centrada en ese hecho
No se puede imprimir en gran formato; una hoja en A4 o A3 pierde la superficie compartida que hace funcionar el formato
Métodos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Qué son las Retrospective Dialogue Sheets?▾
Las Retrospective Dialogue Sheets son hojas impresas grandes, con preguntas y espacio para escribir, que guían a un equipo pequeño a lo largo de una retrospectiva sin facilitador. El equipo se sienta alrededor de la hoja, lee las preguntas en orden, las conversa y escribe en el papel. Allan Kelly las introdujo en 2011, a partir de una técnica de hojas de diálogo del KTH de Estocolmo.
¿Hace falta un facilitador para una retrospectiva con hoja de diálogo?▾
No. La hoja asume la función de dar estructura, y el equipo se reparte la tarea de leer las preguntas y controlar el tiempo. Aun así, alguien tiene que imprimir la hoja, reservar una mesa y asegurarse de que después se dé seguimiento a las acciones.
¿Cuántas personas pueden usar una hoja?▾
De tres a ocho personas por hoja funciona bien. Por encima de eso, no todos alcanzan el papel ni pueden seguir la conversación, así que los grupos más grandes deberían repartirse en varias mesas, cada una con su propia hoja.
¿Cuánto dura una retrospectiva con hoja de diálogo?▾
Los equipos suelen dedicar de una a dos horas a una hoja. La primera vez que un equipo usa el formato conviene prever el tiempo completo, porque las personas necesitan unos minutos para acostumbrarse a llevar la conversación por su cuenta.
¿Dónde se consiguen las hojas?▾
Allan Kelly publica las hojas en su sitio web como archivos PDF de descarga gratuita para imprimir, y también se pueden comprar copias impresas. Existen varios diseños y traducciones. Las hojas están protegidas por derechos de autor, así que hay que usarlas tal como se proporcionan.
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Probar gratisMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from Allan Kelly.