Peer Assist
Un Peer Assist es una reunión estructurada que se celebra antes de un trabajo o en su fase inicial, en la que un equipo invita a personas de otros ámbitos que han hecho algo parecido para que compartan lo que aprendieron. El método procede de BP, donde formaba parte del enfoque de la empresa de «aprender antes de hacer» (learning before doing). Los pares visitantes aportan experiencia, opciones y aprendizajes, y el equipo anfitrión decide qué hacer con ellos.
Guion de facilitación
- 1
Bienvenida, propósito y presentaciones. Exponer qué espera el equipo anfitrión de la reunión y cómo se desarrollarán las cuatro partes. Dejar claro que los visitantes aportan experiencia y opciones y que los anfitriones deciden.
20 min - 2
Primer cuarto: el equipo anfitrión presenta el contexto, su plan y sus preguntas abiertas. Los visitantes escuchan y anotan preguntas.
50 min - 3
Segundo cuarto: los visitantes hacen preguntas y dicen qué les sorprendió, incluido lo que esperaban oír y no oyeron.
50 min - 4
Pausa.
15 min - 5
Tercer cuarto: visitantes y anfitriones trabajan juntos la experiencia de los visitantes y elaboran en rotafolios una lista de opciones y aprendizajes.
50 min - 6
Último cuarto, primera parte: los visitantes acuerdan y presentan sus comentarios principales. El equipo anfitrión escucha y solo hace preguntas aclaratorias.
35 min - 7
Último cuarto, segunda parte: el equipo anfitrión declara sobre qué puntos va a actuar, quién se hace responsable y cómo informará a los visitantes. Agradecer a los visitantes y cerrar.
20 min
Consejos
Celebrarlo con la antelación suficiente para que el equipo anfitrión todavía pueda cambiar su plan; un Peer Assist después de tomar las decisiones clave es puro teatro.
Pedir a los anfitriones que su presentación inicial sea corta y que digan con claridad lo que no saben, porque los visitantes solo pueden ayudar con los vacíos que se les muestran.
Como persona facilitadora, impedir que los anfitriones defiendan el plan mientras los visitantes dan sus comentarios y conseguir que solo escuchen, tomen nota y hagan preguntas aclaratorias.
Errores comunes
Celebrarlo demasiado tarde, de modo que la experiencia de los visitantes llega cuando las decisiones ya están tomadas y nada cambia
Una presentación larga de los anfitriones que se come la primera mitad y deja a los visitantes muy poco tiempo para preguntar y aportar
Anfitriones que defienden el plan ante cada observación, lo que enseña a los visitantes a dejar de hacer observaciones sinceras
Invitar por jerarquía o disponibilidad en lugar de por experiencia relevante, de modo que en la sala sobran opiniones y falta conocimiento de primera mano
Terminar sin compromisos del equipo anfitrión, de modo que los aprendizajes se quedan en los rotafolios y los visitantes nunca saben qué fue de ellos
Variaciones
La duración crece con la complejidad del problema: las fuentes describen desde medio día hasta dos días, y las recomendaciones sobre el número de visitantes varían un poco en torno a seis u ocho. En remoto funciona mejor como dos o tres sesiones de video más cortas que como una sola llamada larga, con el material informativo leído de antemano y un documento compartido para las opciones. Una versión más ligera para una sola pregunta dentro de una organización puede caber en dos horas si se mantienen las mismas cuatro partes. Registrar las opciones y los compromisos del equipo anfitrión para que otros equipos que afronten la misma tarea puedan usarlos más adelante.
Casos de uso
Cuándo usarlo
Un equipo está a punto de empezar algo por lo que otro equipo, sede u organización ya ha pasado
El plan existe a grandes rasgos, pero las decisiones principales siguen abiertas y pueden cambiar con lo que el equipo escuche
El valor de evitar errores conocidos supera claramente el costo de reunir a la gente durante medio día o más
El equipo afronta un reto concreto en el que la experiencia de otros ayudaría más que seguir analizándolo por su cuenta
Una organización quiere que la experiencia circule entre unidades que rara vez hablan entre sí
Cuándo no usarlo
El trabajo está terminado o las decisiones ya están tomadas; hacer en su lugar una Revisión Después de la Acción o una retrospectiva para recoger las lecciones propias
Una persona necesita un consejo rápido sobre un problema individual; la Consultoría Troika o Multitudes Sabias lo resuelven en menos de una hora
Nadie disponible tiene experiencia relevante de primera mano, en cuyo caso una entrevista a expertos o un Premortem con el equipo es más honesto
El equipo anfitrión quiere la aprobación de un plan que no piensa cambiar, lo que hace perder el tiempo a los visitantes y daña su disposición a volver
La respuesta ya está documentada y es fácil de encontrar; leerla primero
Métodos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Qué es Peer Assist?▾
Un Peer Assist es una reunión estructurada en la que un equipo que está a punto de empezar un trabajo invita a pares que han hecho algo parecido para que compartan su experiencia. Los visitantes aportan opciones y aprendizajes, y el equipo anfitrión decide qué usar. El método procede del enfoque de BP de «aprender antes de hacer».
¿Cuánto dura un Peer Assist?▾
Depende de la complejidad del problema. Las guías publicadas lo sitúan entre medio día y dos días, con el tiempo dividido en cuatro partes aproximadamente iguales.
¿A quién se debe invitar a un Peer Assist?▾
A unas seis a ocho personas ajenas al equipo anfitrión que tengan experiencia relevante de primera mano. Elegir por variedad de conocimiento, no por rango. Una persona facilitadora ajena al equipo conduce la reunión. Junto con el equipo anfitrión, la reunión suele sumar aproximadamente entre 8 y 16 participantes.
¿Cuál es la diferencia entre un Peer Assist y una Revisión Después de la Acción?▾
El momento y el origen del aprendizaje. Un Peer Assist tiene lugar antes del trabajo o en su fase inicial y trae la experiencia de otras personas. Una Revisión Después de la Acción (After Action Review) tiene lugar después de un evento o proyecto y extrae las lecciones del propio equipo.
¿Los visitantes le dicen al equipo anfitrión qué hacer?▾
No. Los visitantes describen lo que hicieron, lo que pasó y lo que tendrían en cuenta en el lugar de los anfitriones. La decisión es del equipo anfitrión, que al final debería decir sobre qué puntos va a actuar.
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Probar gratisMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from BP (learning before doing); described in the NHS England Knowledge Mobilisation Toolkit.