Collaboration Blueprint
El Collaboration Blueprint es una secuencia de arranque para un equipo de proyecto mixto en la que sus miembros dicen qué aportan, qué obtienen y qué necesitan, se preguntan por turnos qué se espera de ellos y dejan por escrito en una página los acuerdos resultantes. Procede de la herramienta 'Onboarding in Transdisciplinary Collaboration', de Rosanne van Wieringen y Silke van Beekum, del Transition Makers Toolbox de la Universidad de Ámsterdam, donde se usa con equipos formados por estudiantes, un docente y un socio externo. Su paso distintivo es una ronda en la que cada persona pregunta a las demás '¿Qué esperan de mí?' y se limita a escuchar.
Guion de facilitación
- 1
Encuentro informal con café y, si viene bien, un rompehielos breve para que los miembros de las distintas partes se mezclen.
30 min - 2
Orientación: todos escriben qué aportan, qué obtienen y qué necesitan, una idea por nota adhesiva, y luego comparten por turnos.
30 min - 3
Expectativas mutuas: por turnos, cada miembro pregunta '¿Qué esperan de mí?'. Alguien registra cada expectativa en una nota adhesiva. Quien pregunta solo hace preguntas de aclaración.
30 min - 4
Alinear: agrupar las notas en coincidencias y diferencias, convertir las coincidencias en acuerdos de trabajo y buscar compromisos para las diferencias que se puedan salvar.
20 min - 5
Blueprint: acordar el objetivo principal, los criterios de éxito y por qué importa la colaboración, y escribirlo en la plantilla junto con los acuerdos de trabajo.
30 min - 6
Crear un símbolo, una frase o una pose del equipo, añadirlo al blueprint y decidir dónde se guardará la página y cuándo se revisará.
15 min
Consejos
Dejar que la persona con más autoridad formal sea la primera en preguntar '¿Qué esperan de mí?'; eso indica que la pregunta va en serio y facilita que los demás sean directos.
Proteger la regla de que quien pregunta solo aclara, porque la ronda se viene abajo en cuanto alguien empieza a justificarse.
En el paso de alineación, dedicar el tiempo a las diferencias.
Las coincidencias se cuidan solas.
Errores comunes
Quien pregunta responde a cada expectativa según se expresa: la ronda se convierte en una negociación, quienes hablan después suavizan lo que dicen y las expectativas honestas quedan ocultas
Solo preguntan los miembros de menor rango: el ejercicio confirma entonces la jerarquía, y las expectativas hacia quien lidera o hacia el cliente nunca llegan a decirse
Se aceptan expectativas vagas como 'buena comunicación': los acuerdos de trabajo construidos sobre ellas no se pueden comprobar y no resuelven nada cuando se incumple el primer plazo
Se pasan por alto las diferencias porque las coincidencias sientan bien: los desajustes sin tratar vuelven como fricción a las pocas semanas de proyecto
El blueprint se archiva y no se vuelve a mirar: los acuerdos se van desdibujando y los nuevos miembros se incorporan sin saber que existen
Variaciones
En un proyecto con cliente, sustituir los tres roles académicos por las partes realmente presentes, por ejemplo patrocinador del cliente, equipo de entrega y subcontratista, y cuando el grupo supere las diez personas pedir que la pregunta de las expectativas se responda por rol. Una versión más corta, de unos 90 minutos, prescinde del inicio informal y del símbolo del equipo. En línea, usar una pizarra compartida con un marco por persona para la ronda de expectativas y trabajar en plenario, sin salas de grupos pequeños, para que todos oigan todas las respuestas. Si el equipo ya tiene acuerdos de trabajo, hacer solo la ronda de expectativas y actualizar el documento existente.
Casos de uso
Cuándo usarlo
Un equipo de proyecto reúne a personas de distintas organizaciones o disciplinas que no han trabajado juntas antes
Los roles difieren en poder o estatus, como cliente y proveedor o docente y estudiante, y es probable que haya expectativas no dichas
Un único equipo de cuatro a diez personas puede dedicar dos horas y media a su arranque
Se incorpora un socio externo y ninguna de las dos partes tiene claro qué quiere la otra de ella
Proyectos anteriores entre estas partes sufrieron por supuestos desajustados sobre disponibilidad, calidad o capacidad de decisión
Cuándo no usarlo
Varias funciones o departamentos necesitan plantearse necesidades entre sí a la vez: What I Need From You (WINFY) está hecho para 3 a 7 grupos y va más rápido
El equipo es homogéneo y ya se conoce bien: basta una sesión sencilla de Working Agreements de 30 a 45 minutos
Se necesita una imagen completa de propósito, valores, roles y objetivos para un equipo de larga duración: usar el Team Canvas
Personas clave, sobre todo el socio externo o el patrocinador, no pueden asistir: las expectativas expresadas sobre alguien ausente no le comprometen
Hay un conflicto abierto en el grupo: la ronda de expectativas se convertirá en acusación, así que conviene abordar antes el conflicto con una conversación mediada
Métodos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Qué es Collaboration Blueprint?▾
El Collaboration Blueprint es una secuencia de arranque de unas dos horas y media para un equipo de proyecto mixto, junto con el documento de una página que produce. Los miembros comparten qué aportan, qué obtienen y qué necesitan, se preguntan '¿Qué esperan de mí?', convierten las respuestas en acuerdos de trabajo y dejan por escrito el objetivo, los criterios de éxito y un símbolo del equipo. Procede de la herramienta 'Onboarding in Transdisciplinary Collaboration' del Transition Makers Toolbox.
¿En qué se diferencia de una sesión de acuerdos de trabajo?▾
Una sesión estándar de acuerdos de trabajo recoge propuestas sobre cómo debería comportarse todo el equipo. El Collaboration Blueprint añade una ronda rol por rol en la que cada persona oye qué esperan los demás de ella en concreto, lo que saca a la luz desajustes entre las partes que unas normas generales taparían. Los acuerdos finales se construyen a partir de esas expectativas.
¿Cómo se compara con What I Need From You (WINFY)?▾
WINFY trabaja con varios grupos funcionales: cada uno plantea sus necesidades a los demás y recibe un sí, un no u otra respuesta breve parecida. El Collaboration Blueprint es para un solo equipo pequeño, invierte la dirección al hacer que cada persona pregunte qué se espera de ella y termina en un acuerdo escrito. Conviene usar WINFY entre departamentos y el blueprint dentro de un único equipo de proyecto.
¿Quién debe estar en la sala?▾
Todas las personas que vayan a trabajar en la colaboración, incluido el socio externo y quien tenga autoridad sobre el proyecto. En la fuente, eso significa los estudiantes, su docente y la organización socia. De cuatro a diez personas es manejable; por encima de eso, la ronda de expectativas se alarga demasiado.
¿Qué va en la página del blueprint?▾
El objetivo principal de la colaboración, los criterios con los que el equipo juzgará el éxito, una frase sobre por qué importa, los acuerdos de trabajo y el símbolo, la frase o la pose del equipo. Conviene limitarlo a una página para que se pueda colgar en la pared o abrir al inicio de las reuniones, y fijar una fecha para revisarlo.
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Probar gratisMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from Rosanne van Wieringen and Silke van Beekum, Transition Makers Toolbox (University of Amsterdam).