In-Room Buddy
In-Room Buddy es una asignación de roles para reuniones híbridas en la que cada participante remoto se empareja con una persona presente físicamente en la sala, que actúa allí como su representante. La pareja mantiene una línea privada abierta durante toda la reunión, de modo que la persona remota puede avisar de que no oye, no ve o quiere hablar, y el buddy actúa en consecuencia. Beth Kanter describe la práctica entre sus consejos para facilitar reuniones híbridas; la preparación lleva unos minutos y el acuerdo sigue vigente hasta que la reunión termina.
Guion de facilitación
- 1
Antes de la reunión: enviar la hoja de inscripción con las instrucciones y comprobar que cada asistente remoto tiene un buddy. Cubrir los huecos personalmente.
3 min - 2
Las parejas abren su canal privado y envían un mensaje de prueba. Los buddies se sientan al alcance de la cámara y el micrófono.
2 min - 3
En la apertura, nombrar las parejas y explicar la tarea del buddy. Dejar dicho que los buddies pueden interrumpir en nombre de su pareja en cualquier momento.
2 min - 4
Explicar brevemente a los buddies su tarea durante la sesión: atender las peticiones y comprobar cómo está su pareja cada vez que cambia la actividad o la disposición de la sala. El trabajo de los buddies transcurre en paralelo a la agenda y no requiere tiempo adicional.
1 min - 5
Al cierre, pedir a las parejas una cosa que funcionó y una cosa que cambiar para la próxima reunión híbrida.
2 min
Consejos
Sentar a los buddies donde puedan alcanzar la cámara y el micrófono sin pasar por encima de nadie, y asegurarse de que mantienen el canal privado a la vista y no enterrado bajo otras ventanas.
Decir a la sala desde el principio que un buddy que interviene está haciendo su trabajo; de lo contrario, la mayoría de los buddies dudará en interrumpir.
El sistema de buddies apoya la atención de quien facilita hacia los participantes remotos y no la sustituye, así que hay que seguir dando la palabra a las personas remotas.
Errores comunes
Emparejar a la gente el mismo día y sin instrucciones, de modo que los buddies no saben qué se espera de ellos y el canal nunca se abre
Buddies que se dejan absorber por la discusión y dejan de mirar el canal privado; el mensaje de la persona remota queda sin leer veinte minutos
No informar a la sala sobre el rol, de modo que un buddy que interrumpe por su pareja parece maleducado y deja de hacerlo
Que el buddy hable por la persona remota en lugar de abrirle espacio para que hable, lo que mantiene la voz remota fuera de la sala
Dar siempre el rol a las mismas personas, las más júnior o las más serviciales, que entonces participan menos en la reunión
Variaciones
Cuando los participantes remotos superan en número a las personas de la sala, una persona presente puede hacer de buddy para dos o tres colegas remotos, o se puede nombrar a un único defensor de los remotos. En talleres con mesas de trabajo, asignar el buddy del mismo grupo de mesa para que la pareja permanezca junta. Si el grupo remoto es pequeño, rotar el rol de buddy en cada pausa para que no recaiga siempre en las mismas personas. La fuente describe la práctica brevemente, como uno de varios consejos; la comprobación en los cambios de sala, la rotación y la revisión de cierre que aparecen aquí son añadidos nuestros.
Casos de uso
Cuándo usarlo
La mayoría de las personas está en una sala y unas pocas se conectan a distancia, que es la configuración en la que las voces remotas se pierden con más facilidad
La sala tiene una sola cámara fija o micrófonos débiles y nadie es responsable de la tecnología
La sesión incluye trabajo en la pared, rotafolios o desplazamientos, de modo que la vista desde la cámara cambiará continuamente
Tras reuniones anteriores, los participantes remotos han dicho que no lograban meter baza
Se facilita en solitario, sin una persona cofacilitadora dedicada al grupo remoto
Cuándo no usarlo
Todos pueden conectarse desde su propio dispositivo. Una reunión totalmente remota da un acceso igualitario y elimina la necesidad de buddies
Se cuenta con una persona cofacilitadora o productora dedicada al grupo remoto, que puede hacer esta tarea para todos a la vez
La reunión es una presentación corta con preguntas en el chat, donde basta con alguien que modere el chat
Los participantes remotos son mayoría. Conviene plantear la reunión con lo remoto como punto de partida y tratar la sala como una ubicación más
Métodos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Qué es In-Room Buddy?▾
In-Room Buddy es un sistema de parejas para reuniones híbridas. Cada participante remoto tiene a una persona en la sala física que está pendiente de él, conectada por un canal privado que permanece abierto todo el tiempo. El buddy resuelve los problemas de cámara y sonido y se asegura de que se note a la persona remota cuando quiere aportar.
¿Qué hace exactamente el buddy?▾
El buddy vigila un chat privado, una línea de mensajes o de teléfono con su pareja y actúa según lo que le llega por ahí. Las peticiones típicas son mover la cámara, ajustar el volumen, repetir algo que no se oyó o avisar a quien facilita de que la persona remota quiere hablar. El buddy no habla en lugar de la persona.
¿Cómo se forman las parejas?▾
Beth Kanter sugiere organizarlo con antelación mediante una hoja de inscripción con instrucciones y mencionarlo al inicio de la reunión. Las parejas se pueden formar por equipo, por grupo de mesa o al azar. Lo que importa es que cada pareja haya probado su canal antes de que empiece la reunión.
¿Cuánto tiempo lleva?▾
La preparación lleva de cinco a diez minutos: formar las parejas, probar el canal y explicar el rol en la apertura. Después funciona en segundo plano durante toda la reunión. Una breve revisión al final ayuda a la siguiente sesión híbrida.
¿Un sistema de buddies sustituye a una persona cofacilitadora para los participantes remotos?▾
No. Un buddy se ocupa del acceso de una persona. Una persona cofacilitadora para el grupo remoto diseña y conduce la parte remota de las actividades para todos. En reuniones pequeñas suele bastar con los buddies; en talleres híbridos más largos conviene usar ambos.
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Probar gratisMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from Beth Kanter.