Fair Team Meeting Scheduling
Fair Team Meeting Scheduling es un taller de una hora del Atlassian Team Playbook en el que un equipo distribuido escribe sus propias reglas sobre cuándo se pueden programar reuniones y cuándo no. El equipo identifica dónde chocan las zonas horarias y los límites personales, y luego acuerda cómo se reparte el costo de los horarios incómodos para que no recaiga siempre en las mismas personas. Termina con compromisos que tienen responsable y una fecha para revisarlos.
Guion de facilitación
- 1
Dar la bienvenida al grupo, repetir el propósito de la nota de preparación y acordar las reglas básicas. Preguntar si alguien necesita añadir una regla antes de empezar.
5 min - 2
Escritura en silencio en la pizarra: una nota por cada punto de dolor, choque o idea para repartir las reuniones fuera de horario. Sin hablar, cámaras opcionales.
10 min - 3
Leer las notas en voz alta, agruparlas y conversar sobre la situación actual. Preguntar quién asume hoy las franjas incómodas y qué reuniones causan la mayor parte del problema.
10 min - 4
Redactar las normas sección por sección: visibilidad en el calendario, reuniones fuera de horario y rotación, manejo de conflictos inevitables y cómo se juzgará el éxito. Revisar cada borrador de norma con las personas a quienes más les cuesta.
20 min - 5
Armar el plan de acción: quién cambia qué reunión recurrente, quién actualiza los calendarios y la documentación del equipo, y para cuándo.
10 min - 6
Cerrar leyendo las normas de nuevo, confirmando el disparador de revisión y agradeciendo a las personas por haber nombrado sus límites.
5 min
Consejos
Llevar los datos a la sala: una cuadrícula sencilla con el horario laboral de cada persona en una misma zona horaria de referencia hace visible el desequilibrio sin que nadie tenga que quejarse.
Pedir a las personas de la zona horaria mayoritaria que hablen al final durante la conversación, porque suelen vivir el calendario actual como algo normal.
Redactar cada norma de modo que se pueda comprobar en un calendario, por ejemplo una rotación con nombres o una ventana protegida, y no como una declaración de buenas intenciones.
Errores comunes
Hacer el propio taller en un horario que solo le conviene a la zona horaria mayoritaria, lo que le dice al resto del equipo con cuánta seriedad se toma el tema antes de que se pronuncie una palabra
Acordar principios como 'tener en cuenta las zonas horarias' sin una rotación concreta ni una ventana protegida, de modo que nada cambia en el calendario la semana siguiente
Dejar que la conversación se convierta en un debate sobre qué compromisos personales son legítimos; entonces la gente deja de revelar sus límites y las normas se construyen con información incompleta
Dejar intactas las reuniones recurrentes después de la sesión, de modo que las invitaciones antiguas se imponen en silencio a las nuevas normas
No volver nunca sobre las normas cuando el equipo cambia, lo que deja a una persona nueva en otra zona horaria sujeta a un acuerdo en el que no participó
Variaciones
Para un equipo de más de diez personas, recoger las notas adhesivas de forma asíncrona antes de la sesión y usar la hora en vivo solo para las normas y el plan de acción. Un equipo que comparte una sola zona horaria puede seguir la misma agenda en torno a los horarios de cuidado, las jornadas a tiempo parcial y el tiempo de concentración, en lugar de las zonas horarias. Las normas resultantes pueden añadirse como una sección de un acuerdo de trabajo ya existente en vez de mantenerse como documento aparte.
Casos de uso
Cuándo usarlo
Las mismas personas entran cada semana a la llamada de las 7 de la mañana o de las 9 de la noche y han empezado a mencionarlo, o han dejado de asistir
Acaba de incorporarse una persona o una oficina en otra zona horaria y las reuniones recurrentes existentes se fijaron antes de su llegada
Se programan reuniones con frecuencia sobre el horario de llevar o recoger a los niños del colegio, prácticas religiosas, feriados de otros países o días de jornada parcial porque nadie puede ver esos límites
El equipo se está formando y quiere definir las reglas de programación antes de que las reuniones recurrentes se vuelvan costumbre
Hay personas que rechazan o se saltan reuniones sin decir nada y las decisiones se toman sin ellas
Cuándo no usarlo
El equipo necesita acuerdos sobre comunicación, toma de decisiones y conflicto en su conjunto; conviene hacer Working Agreements y tratar la programación como una de sus secciones
El problema real es que hay demasiadas reuniones y no que estén mal ubicadas; primero hay que recortarlas y rediseñarlas, por ejemplo con un formato de Silent Meeting o Live Doc Meeting
Los horarios de reunión los fija un cliente u otro departamento y el equipo no tiene autoridad para moverlos; en ese caso, llevar el mapa de puntos de dolor a quien sea dueño del calendario
Solo hay una persona afectada y la solución es evidente; una conversación directa y un cambio en el calendario son más rápidos que un taller
Métodos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Qué es Fair Team Meeting Scheduling?▾
Es un taller del Atlassian Team Playbook en el que un equipo distribuido acuerda sus propias reglas sobre cuándo se pueden programar reuniones. El equipo saca a la luz los puntos de dolor por las zonas horarias y los límites personales, escribe normas para los calendarios y las reuniones fuera de horario, y asigna responsables de los cambios.
¿Cuánto dura el taller?▾
Unos 60 minutos de sesión, más alrededor de cinco minutos para programarla y enviar la preparación. El bloque más largo, de unos 20 minutos, se dedica a redactar las normas.
¿Cuántas personas deberían participar?▾
La dinámica está pensada para un equipo de entre tres y diez personas aproximadamente. Deben estar presentes todas las personas afectadas por el calendario, porque las normas acordadas sin quienes están en las zonas horarias minoritarias tienden a repetir el desequilibrio existente.
¿Qué tipo de normas resultan?▾
Los resultados típicos son una rotación para las reuniones que caen fuera del horario laboral de alguien, una ventana de solapamiento acordada en la que se programan las reuniones compartidas, una regla de que el horario laboral y el tiempo bloqueado sean visibles en los calendarios, y una opción por defecto para cuando alguien no puede asistir, como una grabación y notas escritas.
¿En qué se diferencia de un acuerdo de trabajo?▾
Un acuerdo de trabajo abarca cómo colabora el equipo en general. Fair Team Meeting Scheduling se ocupa únicamente de los horarios de reunión y la disponibilidad, por lo que es lo bastante breve como para repetirlo cada vez que cambian los integrantes o las zonas horarias del equipo. Muchos equipos archivan el resultado como una sección de su acuerdo de trabajo.
Planifica tu próximo taller con IA
Workshop Weaver te ayuda a combinar métodos como Fair Team Meeting Scheduling en una agenda completa y cronometrada en minutos.
Probar gratisMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from Atlassian Team Playbook.