Pro Action Café
Pro Action Café es un formato de conversación en el que los participantes que traen un proyecto o una pregunta real anfitrionan una mesa, y los demás rotan a lo largo de tres rondas para ayudarlos a pasar de la pregunta a los próximos pasos. Combina los temas elegidos por los propios participantes del Open Space con las rondas de mesas rotativas del World Café. Lo desarrollaron en Bruselas Rainer von Leoprechting y Ria Baeck, a partir de los grupos de pares «Pro Action» de von Leoprechting, y se difundió a través de la comunidad de Art of Hosting.
Guion de facilitación
- 1
Dar la bienvenida, explicar el desarrollo e invitar a los convocantes a dar un paso al frente con un proyecto o una pregunta. Completar la matriz, un convocante por cada cuatro participantes.
15 min - 2
Los convocantes ocupan sus mesas; los invitados eligen dónde sentarse. Explicar el papel de los invitados en la primera ronda.
5 min - 3
Ronda 1: explorar en cada mesa la pregunta que hay detrás de la pregunta.
30 min - 4
Los invitados cambian de mesa. Ronda 2: ¿qué falta y qué haría más completo el proyecto?
30 min - 5
Los convocantes reflexionan a solas sobre los aprendizajes, los próximos pasos y la ayuda que necesitan. Los invitados hacen una pausa.
20 min - 6
Los invitados eligen una última mesa. Ronda 3: los convocantes comparten sus conclusiones y piden la ayuda que aún necesitan.
30 min - 7
Círculo de cierre: cada convocante nombra lo que agradece y sus próximos pasos.
15 min
Consejos
Conviene explicar a los invitados su papel en cada ronda, porque la tentación de dar consejos en la primera es fuerte y aplana la pregunta antes de que se haya entendido.
Hay que mantener la proporción de un convocante por cada tres invitados; si se ofrecen más personas que mesas hay, se les deja acordar entre ellas quién sigue adelante.
La reflexión a solas de los convocantes debe protegerse, porque es cuando las dos rondas de aportes se convierten en decisiones.
Dejar papel en las mesas permite que cada grupo nuevo vea lo que encontró el anterior.
Errores comunes
Que los invitados den soluciones en la primera ronda; el convocante termina defendiendo el planteamiento original y la pregunta nunca se profundiza
Aceptar más convocantes que una cuarta parte del grupo, lo que deja mesas con uno o dos invitados y conversaciones pobres
Eliminar la reflexión a solas de los convocantes para ahorrar tiempo; los convocantes llegan entonces a la tercera ronda con un montón de aportes y ninguna petición
Que los convocantes vuelvan a contar toda la historia al inicio de cada ronda, lo que consume el tiempo que los nuevos invitados necesitan para aportar
Terminar sin el círculo de cierre, de modo que los invitados nunca se enteran de a qué condujo su aporte y los compromisos quedan en privado
Variaciones
Con ocho a once personas, armar dos mesas y acortar las rondas a veinte minutos. Para un bloque más corto, reducir los círculos de apertura y de cierre a cinco minutos cada uno y las rondas a veinte, lo que cabe en unos noventa minutos pero deja poca profundidad. En línea, usar una sala por convocante con una pizarra compartida por sala y dejar que los invitados se muevan por su cuenta entre las salas. Como formato vespertino recurrente, como en sus orígenes en Bruselas, el café puede funcionar por sí solo; dentro de un encuentro más largo suele ubicarse cerca del final para convertir las ideas en acción.
Casos de uso
Cuándo usarlo
Una conferencia o un retiro ha producido muchas ideas y la última media jornada debería convertir algunas de ellas en próximos pasos concretos
Una red o comunidad de práctica se reúne con regularidad y sus integrantes quieren ayuda con sus propios proyectos
Varias personas de la sala son responsables de iniciativas a las que les vendría bien una mirada externa, y el resto está dispuesto a contribuir
Se quiere la profundidad de la conversación en mesas pequeñas mientras varios temas transcurren en paralelo
Los proyectos son reales y tienen dueño; cada convocante puede actuar a partir de lo que escucha
Cuándo no usarlo
Todo el grupo necesita trabajar en una sola pregunta compartida; conviene usar World Café, donde todas las mesas conversan sobre la misma pregunta
Las personas necesitan armar una agenda completa de muchas sesiones paralelas a lo largo de un día o más; conviene usar Open Space Technology
Hay menos de una hora o menos de ocho personas, el mínimo para dos mesas; Troika Consulting o Wise Crowds dan ayuda rápida entre pares con menos preparación
Nadie es dueño de los temas, o los temas se asignan desde arriba; sin un convocante al que le importe el resultado, las rondas no tienen hacia dónde trabajar
El grupo necesita una decisión conjunta; el formato produce próximos pasos individuales para cada convocante, no un acuerdo de toda la sala
Métodos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Qué es Pro Action Café?▾
Pro Action Café es un formato de conversación creativa y orientada a la acción en el que algunos participantes traen un proyecto o una pregunta y anfitrionan una mesa, mientras los demás se mueven entre las mesas a lo largo de tres rondas para ayudarlos. Combina el Open Space, donde las personas traen sus propios temas, con el World Café, donde las personas se mezclan entre rondas. Lo desarrollaron en Bruselas Rainer von Leoprechting y Ria Baeck.
¿Cuántas personas hacen falta para un Pro Action Café?▾
Cada mesa tiene un convocante y tres invitados, así que doce personas dan tres mesas y suficiente movimiento entre rondas. No hay límite superior mientras las mesas quepan en la sala. El número de convocantes es siempre de alrededor de una cuarta parte del grupo.
¿De qué tratan las tres rondas?▾
La primera ronda indaga en la pregunta que hay detrás de la pregunta del convocante. La segunda busca lo que falta en el cuadro. Tras un rato de reflexión a solas de los convocantes, la tercera ronda trata de los próximos pasos y de la ayuda que el convocante aún necesita.
¿Cuánto dura un Pro Action Café?▾
Hay que prever de dos a tres horas. Una distribución habitual es tres rondas de unos treinta minutos, veinte minutos de reflexión a solas para los convocantes y quince minutos para la apertura y otros quince para el cierre, lo que suma aproximadamente dos horas y media.
¿En qué se diferencia Pro Action Café de World Café?▾
En un World Café todas las mesas conversan sobre la misma pregunta planteada por los anfitriones, y la cosecha pertenece a todo el grupo. En un Pro Action Café cada mesa trabaja en un proyecto distinto traído por un participante, y el resultado principal es la claridad y los próximos pasos de ese convocante.
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Probar gratisMethod descriptions on Workshop Weaver are original content written by our team, based on established facilitation practices. This method was inspired by work from Rainer von Leoprechting and Ria Baeck (Art of Hosting community).