El proceso de planificación de un facilitador: las preguntas para la primera reunión con el cliente, un rol para cada participante, los primeros 10 minutos y dónde ayuda la IA.
Respuesta rápida
Antes de la primera reunión con el cliente uso la IA para construir una base de información sobre la organización e investigar enfoques adecuados. En la reunión pregunto quién está involucrado y quién se ve afectado, cuál es el statu quo, qué ha impedido el cambio, qué espera el cliente y qué será diferente un año después del proyecto. El diseño empieza por el Anlass, después vienen los roles y las tensiones. Workshop Weaver me ayuda a construir el arco de la sesión y a encontrar métodos más allá de mis estándares.
Puntos clave
- Preparo la primera reunión con el cliente con IA: una base de información sobre la organización y una investigación rápida de enfoques que podrían encajar con la solicitud.
- El diseño de un taller empieza por el Anlass, el motivo del taller y su objetivo, seguido de los roles en la sala y de dónde puede acumularse tensión.
- Cada participante recibe un rol, antes del taller y durante él, para que la responsabilidad no recaiga solo en quien facilita.
- Los primeros 10 minutos son lo más importante que hay que preparar, porque su historia y su energía mantienen el compromiso de todos a lo largo del día.
- Pensar de forma poco clara quién informa a quién lleva a una acumulación desordenada de información y, después, a decisiones desordenadas.
De cara a 2027, la IA forma parte de mi manera de planificar talleres en varios momentos. Me ayuda a preparar la primera reunión con el cliente, amplía mi búsqueda de métodos y es mi sparring en el arco de la sesión. Este artículo recorre mi proceso desde la primera reunión hasta el día del taller: las preguntas que hago, cómo toma forma un diseño, los métodos a los que recurro y lo que preparo al final.
El trabajo que abarca es amplio. Facilito talleres de estrategia, programas de transformación, formaciones en IA para líderes, proyectos de implementación de estrategia y proyectos de rediseño organizacional que reúnen a varios stakeholders en talleres. Los clientes son grandes organizaciones: empresas corporativas, el Mittelstand alemán, bancos e instituciones financieras, y farmacéuticas.
Antes de la primera reunión con el cliente
Cuando llega una solicitud, lo primero que averiguo es qué preguntas hay que hacer en la primera reunión con el cliente. Esa preparación es esencial, y la hago con IA. Establezco una base de información sobre la organización y luego hago una investigación muy rápida de los enfoques que podrían encajar con la solicitud. La mayoría de las veces ya tengo algo en mente, y la investigación lo enriquece.
Las preguntas que siempre hago
En la primera reunión hago siempre las mismas preguntas. Las tres primeras tratan de las personas y del presente:
- ¿Quién está involucrado?
- ¿Quién se ve afectado?
- ¿Qué conforma el statu quo?
Las tres siguientes tratan del cambio y de nuestro trabajo conjunto:
- ¿Qué ha impedido un cambio importante en el pasado? A veces me atrevo a añadir: «¿Por qué no pueden abordar este proyecto internamente, ustedes mismos?»
- ¿Qué esperan de nuestra colaboración?
- Un año después de terminar el proyecto, ¿qué será diferente?
La última es una pregunta de backcasting. Sitúa al cliente en el futuro que quiere y deja que la conversación trabaje hacia atrás desde ahí hasta hoy.
De las notas a un diseño
En la primera reunión tomo notas cuidadas. A veces pregunto si podemos grabar la sesión, y entonces uso la transcripción para repasar los matices del briefing.
Después siempre resuelvo la cuestión del tamaño: un taller o un programa más grande. Para un programa, la pregunta siguiente es siempre la misma. Podemos empezar con un taller de kickoff y ver adónde nos lleva, o puedo presentar de entrada una arquitectura de programa más sólida y validarla en el kickoff. A veces tiene sentido hacer primero el taller de kickoff y diseñar después el concepto del programa, taller a taller.
El diseño del taller en sí empieza por lo que en alemán llamamos el Anlass: el motivo por el que hacemos el taller y el objetivo al que sirve. Después de eso, se trata sobre todo de los roles en la sala y del tipo de tensión que puede acumularse entre ellos.
Validar los hechos antes del día
También está el lado de la información. Lo que se dice en un taller puede ser falso o cierto, así que siempre me pregunto qué se puede validar de antemano. Entramos con un enfoque más basado en efectos. Pido al cliente que se asegure de que las perspectivas de los stakeholders estén respaldadas por cifras y hechos, que los stakeholders pueden y deben traer al taller. A veces tiene sentido compartirlos antes del día.
En la sesión en sí, el trabajo consiste en no desviarse. Intento usar métodos que miren hacia el futuro.
Dónde entra Workshop Weaver
Workshop Weaver es nuestra propia herramienta, y la uso para crear el arco de la sesión. He leído muchos libros de teoría organizacional sistémica y de teoría de la gestión. Aun así, mis clientes no me pagan por el tiempo que me llevaría encontrar el método perfecto. Si dependiera solo de mí, recurriría a mis estándares. Workshop Weaver me permite encontrar métodos que podrían encajar mejor con la situación, algunos nuevos para mí, y eso me hace crecer mucho más de lo que lo haría quedarme en las técnicas estándar.
El segundo uso es el sparring. A veces repaso un diseño con un colega. A veces es más fácil discutirlo con Workshop Weaver, porque no nos pagan el tiempo de hablarlo todo en detalle. Workshop Weaver nos permite entregar a tiempo y dentro del presupuesto, y eso es lo que realmente me gusta.
Los métodos a los que recurro
Vuelvo una y otra vez a tres tipos de métodos, cada uno por su propio motivo.
Métodos que mapean las condiciones
Me gusta mapear las condiciones, para que todos puedan ponerse de acuerdo sobre cuál es la situación, cómo se influyen las cosas entre sí y dónde están las palancas. Me gusta hacerlo de distintos tipos y formas. Un diagrama de bucle causal es uno de esos métodos.
Métodos que generan compromiso
Algunos talleres acaban con toda la responsabilidad recayendo en quien facilita, que es la peor situación. Quien facilita debería ser la persona que permite que todos asuman su responsabilidad, incluso sin decirlo. Dar un rol a cada participante es esencial para mí: a lo largo de toda la jornada o jornadas del taller, dentro de cada método e incluso antes de que empiece el taller. Ese rol puede ser la preparación. Puede ser la cofacilitación, por ejemplo cuando el grupo se divide en grupos más pequeños.
Intervenciones sistémicas
El tercer tipo es la intervención: métodos sistémicos como un fishbowl, en los que te acercas más al estado emocional de cada persona y la gente no se guarda demasiado. Todo sale a la mesa. Después podemos recogerlo, estructurarlo e integrar de nuevo las perspectivas.
Los últimos días antes del taller
Lo que reviso en los últimos días depende de si el taller es digital o presencial. Lo más importante que hay que preparar son los primeros 10 minutos. La historia y la energía que pones en esos minutos te llevan a lo largo del día y mantienen a todos comprometidos con él.
Los nombres de las personas y sus roles también importan. Si hablas a un gran grupo de desconocidos y no sabes quién es quién, cuesta más comprometerte con la sesión. Luego, lo básico. Por supuesto, reviso los tiempos, los márgenes y el material que hay que llevar a la sala.
Qué ha cambiado la IA y cómo trabajo de cara a 2027
El material es el cambio evidente, porque la IA facilita producirlo. Con IA, es importante construir el contexto para poder volver siempre sobre la agenda, y herramientas como Workshop Weaver me ayudan a hacerlo. Cuando hay un nuevo briefing, del cliente o de alguien internamente, vuelvo a la sesión y encuentro el contexto donde lo dejé. Le doy el nuevo briefing a Workshop Weaver y adaptamos la sesión rápido y sin gran esfuerzo.
La comunicación es la otra área, tanto antes del taller como después. Creo que podemos usar la IA para asegurarnos de que todos tengan toda la información en el momento adecuado sin comunicar de más. Cómo lo hagas depende de ti. No hay ninguna buena razón para desaprovechar la oportunidad de decir con claridad qué queremos lograr y, después, qué hemos logrado. La IA ayuda bastante con ambas cosas. Para los días posteriores a una sesión, el artículo sobre el vacío posterior al taller entra en más detalle.
El error que dejé de cometer
El error de planificación tiene que ver con la estructura. Tienes que preguntarte continuamente quién es la persona experta en la sala y quién informa a quién, para que el grupo alcance una comprensión más alta. Una comprensión más alta se va convirtiendo en toma de decisiones.
Si no lo piensas con claridad, la información se acumula de forma desordenada, y las decisiones que siguen también son desordenadas. Es algo que hay que pensar con mucho cuidado.
Tu siguiente paso
Lleva las seis preguntas a tu próxima primera reunión con un cliente: quién está involucrado, quién se ve afectado, qué conforma el statu quo, qué ha impedido el cambio hasta ahora, qué espera de trabajar contigo y qué será diferente un año después del proyecto. Anota las respuestas en notas cuidadas, o graba la conversación si el cliente está de acuerdo. Después empieza el diseño por el Anlass, nombra los roles y las tensiones en la sala y solo después elige tus métodos. La guía de planificación de talleres cubre el proceso completo, desde el briefing hasta el seguimiento.