So plane ich Workshops 2027

Ich plane Strategieworkshops, Transformationsprogramme, KI-Trainings für Führungskräfte, Projekte zur Strategieumsetzung und Projekte zur Neugestaltung von Organisationen, in denen Workshops mit mehreren Stakeholdern stattfinden. Meine Auftraggeber sind große Unternehmen: Konzerne, der deutsche Mittelstand, Banken und Finanzinstitute, Pharmaunternehmen. KI nutze ich 2027 an mehreren Stellen: für die Vorbereitung des Erstgesprächs, für die Suche nach Methoden und als Sparringspartner für den Bogen des Workshops.

Workshop Weaver ist unser eigenes Tool. Weiter unten steht, wofür ich es in der Workshop-Vorbereitung nutze.

Vor dem ersten Termin: eine Grundlage mit KI

Wenn eine Anfrage hereinkommt, kläre ich als Erstes, welche Fragen ich im ersten Gespräch mit dem Kunden stellen muss. Diese Vorbereitung ist für mich unverzichtbar, und ich mache sie mit KI.

Ich lege eine Informationsbasis über die Organisation an. Dann recherchiere ich sehr kurz, welche Ansätze passen könnten. Meistens habe ich schon etwas im Kopf, und die Recherche reichert diese Idee nur an.

Die Fragen, die ich im Erstgespräch immer stelle

Diese Fragen stelle ich in jedem ersten Gespräch:

• Wer ist beteiligt, und wer ist betroffen?
• Was macht den Status quo aus?
• Was hat einen größeren Wandel bisher verhindert? Manchmal bin ich mutig genug und frage: „Warum können Sie das Projekt nicht selbst intern angehen?"
• Was erwarten Sie von der Zusammenarbeit?
• Ein Jahr nach dem Projekt, wenn alles abgeschlossen ist: Was ist dann anders?

Die letzte Frage denkt vom Ziel aus rückwärts, so wie es die Methode Backcasting im Workshop tut. Ich stelle sie schon im Erstgespräch.

Von den Notizen zum Workshop-Design

Im ersten Termin schreibe ich sehr saubere Notizen. Manchmal frage ich, ob wir das Gespräch aufzeichnen dürfen. Dann lese ich im Transkript nach, welche Nuancen im Briefing stecken.

Workshop oder Programm?

Danach kläre ich immer, ob es um einen Workshop oder um ein größeres Programm geht. Bei einem Programm geht es darum, ob wir nur mit dem ersten Kickoff-Workshop starten und dann weitersehen. Die andere Möglichkeit ist eine durchdachte Programmarchitektur, die ich vorstelle und die im Kickoff validiert wird. Manchmal ist es sinnvoll, zuerst den Kickoff zu machen und danach das Programmkonzept mit jedem einzelnen Workshop zu entwickeln.

Der Anlass kommt zuerst

Das Workshop-Design selbst beginnt beim Anlass, also beim Grund, warum wir diesen Workshop machen, und bei seinem Ziel. Danach geht es um die Rollen und darum, wo sich Spannung aufbauen kann.

Dazu kommt die Informationsseite. Aussagen können falsch oder richtig sein. Deshalb überlege ich immer, was sich vorher validieren lässt. Wir gehen mit einem eher wirkungsorientierten Ansatz in den Workshop, und ich bitte den Kunden, dass diese Perspektiven mit Zahlen und Fakten untermauert werden. Die Stakeholder können und sollen sie in den Workshop mitbringen. Manchmal ist es sogar sinnvoll, sie vorab zu teilen.

Im Workshop geht es dann darum, auf Kurs zu bleiben. Ich versuche, Methoden einzusetzen, die in die Zukunft blicken und nicht in die Vergangenheit.

Wo Workshop Weaver in meiner Planung vorkommt

Ich nutze Workshop Weaver, um den Bogen des Workshops zu bauen. Der Grund ist Zeit. Ich habe viele Bücher über systemische Organisationstheorie, Managementtheorie und Verwandtes gelesen, aber vom Kunden bekomme ich nicht die bezahlte Zeit, um die perfekte Methode zu finden. Ohne Hilfe würde ich immer auf meine Standards zurückgreifen.

Mit Workshop Weaver finde ich Methoden, die vielleicht besser passen. Manche sind neu für mich. So wachse ich deutlich mehr, als wenn ich bei den Standardtechniken bliebe.

Den Entwurf bespreche ich mit Workshop Weaver wie in einer Sparring-Runde. Manchmal mache ich das mit einem Kollegen, und manchmal ist es mit dem Tool einfacher, weil wir auch für dieses Gespräch nicht die bezahlte Zeit bekommen, alles im Detail durchzugehen. Workshop Weaver ermöglicht uns, pünktlich und im Budget zu liefern. Genau das gefällt mir.

Die Methoden, zu denen ich am häufigsten greife

Meine Methoden fallen vor allem in drei Arten.

Bedingungen kartieren

Ich kartiere gern die Ausgangslage, damit sich alle darauf einigen können, wie die Situation ist, wie sich die Dinge gegenseitig beeinflussen und wo der Hebel liegt. Das mag ich in verschiedenen Formen und Varianten. Ein Kausalschleifen-Diagramm ist eine solche Methode.

Methoden, die allen eine Rolle geben

Gern setze ich Methoden ein, die für Buy-in sorgen. Manchmal liegt in Workshops die ganze Verantwortung bei der Moderation, und das ist die schlechteste Situation. Wer moderiert, sollte alle anderen befähigen, Verantwortung zu übernehmen, auch ohne es auszusprechen.

Deshalb ist es mir sehr wichtig, jeder teilnehmenden Person eine Rolle zu geben: über den ganzen Workshoptag oder alle Workshoptage, innerhalb der Methode und schon vor dem Workshop. Das kann Vorbereitung sein. Das kann eine Co-Moderationsrolle sein, etwa wenn sich Gruppen aufteilen. Solche Methoden mag ich sehr.

Systemische Interventionen

Außerdem mag ich systemische Interventionen wie ein Fishbowl. Damit kommst du näher an die emotionale Lage aller heran, und die Leute halten sich weniger zurück. Alles kommt auf den Tisch. Danach sammeln wir es, strukturieren es und führen die Perspektiven wieder zusammen.

Die letzten Tage vor dem Workshop

Was ich kurz vorher prüfe, hängt davon ab, ob der Workshop digital oder in Präsenz stattfindet.

Am wichtigsten finde ich die ersten zehn Minuten. Die Geschichte und die Energie, die du in diese ersten zehn Minuten bringst, helfen dir den ganzen Tag, damit sich alle auf den Tag einlassen.

Dazu kommen die Namen der Menschen und ihre Rollen. Wenn du vor einer großen, anonymen Gruppe sprichst und nicht weißt, wer wer ist, fällt es dir schwerer, dich selbst auf die Session einzulassen.

Natürlich prüfe ich auch die Zeiten, die Puffer und das Material, das mit in die Session muss.

Was sich verändert hat und wie ich 2027 plane

Material lässt sich mit KI heute sehr leicht erstellen. Bei der Arbeit mit KI ist es wichtig, dass du Kontext aufbaust, damit du die Agenda jederzeit wieder aufgreifen kannst. Tools wie Workshop Weaver helfen mir dabei.

Kommt ein neues Briefing vom Kunden oder intern von jemandem, gehe ich zurück in die Session und finde den Kontext so vor, wie ich ihn verlassen habe. Ich gebe Workshop Weaver das neue Briefing, und dann passen wir die Session ohne großen Aufwand und sehr schnell an. Das ist einfach.

Auch bei der Kommunikation vor und nach dem Workshop können wir KI nutzen. Das Ziel ist, nicht zu viel zu kommunizieren und trotzdem dafür zu sorgen, dass alle die Informationen zur richtigen Zeit haben. Wie du das umsetzt, ist deine Sache. Es gibt aber keinen Grund, die Chance verstreichen zu lassen, klar zu sagen, was wir erreichen wollen und was wir erreicht haben. KI hilft dabei sehr. Was in den Tagen nach einem Workshop passiert, beschreibt der Beitrag Das Post-Workshop-Vakuum.

Der Planungsfehler, den ich nicht mehr mache

Der Fehler, aus dem ich gelernt habe, betrifft die Struktur. Du musst dich immer wieder fragen: Wer ist im Raum die Expertin oder der Experte, und wer informiert wen, damit ein höheres Verständnis entsteht?

Aus höherem Verständnis werden Entscheidungen. Wenn du das nicht klar durchdenkst, baut sich die Information chaotisch auf, und dann werden auch die Entscheidungen chaotisch. Darüber solltest du sehr klug nachdenken.

Dein nächster Schritt

Nimm die Fragen oben in dein nächstes Erstgespräch mit. Schreib die Antworten sauber mit oder frag, ob du das Gespräch aufzeichnen darfst. Beginne dein Design dann beim Anlass und prüfe vor dem ersten Methodenblock, welche Rolle jede teilnehmende Person bekommt. Den gesamten Ablauf von der Zielklärung bis zur Nachbereitung findest du im Leitfaden zur Workshop-Planung.