Le processus de planification d'un animateur : les questions du premier rendez-vous client, un rôle pour chaque participant, les 10 premières minutes et l'apport de l'IA.
Réponse rapide
Avant le premier rendez-vous client, j'utilise l'IA pour constituer une base d'informations sur l'organisation et rechercher des approches adaptées. Pendant le rendez-vous, je demande qui est impliqué et concerné, en quoi consiste le statu quo, ce qui a empêché le changement, ce que le client attend et ce qui sera différent un an après le projet. La conception part de l'Anlass, puis des rôles et des tensions. Workshop Weaver m'aide à construire l'arc de la séance et à trouver des méthodes au-delà de mes standards.
À retenir
- Je prépare le premier rendez-vous client avec l'IA : une base d'informations sur l'organisation et une recherche rapide des approches qui pourraient correspondre à la demande.
- La conception d'un atelier part de l'Anlass, la raison d'être de l'atelier et son objectif, puis des rôles dans la salle et des endroits où des tensions peuvent se former.
- Chaque participant reçoit un rôle, avant l'atelier et pendant celui-ci, pour que la responsabilité ne repose pas sur la seule personne qui anime.
- Les 10 premières minutes sont ce qu'il faut préparer en priorité, car leur récit et leur énergie maintiennent l'engagement de tous tout au long de la journée.
- Une réflexion floue sur qui informe qui conduit à une accumulation désordonnée d'informations, puis à des décisions désordonnées.
À l'approche de 2027, l'IA intervient à plusieurs moments dans ma façon de planifier des ateliers. Elle m'aide à préparer le premier rendez-vous client, élargit ma recherche de méthodes et me sert de sparring-partner sur l'arc de la séance. Cet article retrace mon processus, du premier rendez-vous au jour de l'atelier : les questions que je pose, la façon dont une conception prend forme, les méthodes vers lesquelles je me tourne et ce que je prépare en dernier.
Le travail concerné est large. J'anime des ateliers de stratégie, des programmes de transformation, des formations au leadership IA, des projets de mise en œuvre de la stratégie et des projets de refonte organisationnelle qui réunissent plusieurs parties prenantes en atelier. Les clients sont de grandes organisations : grandes entreprises, le Mittelstand allemand, banques et établissements financiers, et industrie pharmaceutique.
Avant le premier rendez-vous client
Quand une demande arrive, la première chose que je détermine, ce sont les questions à poser lors du premier rendez-vous avec le client. Cette préparation est essentielle, et je la fais avec l'IA. Je constitue une base d'informations sur l'organisation, puis je mène une recherche très rapide sur les approches qui pourraient correspondre à la demande. La plupart du temps, j'ai déjà une idée en tête, et la recherche l'enrichit.
Les questions que je pose toujours
Au premier rendez-vous, je pose chaque fois les mêmes questions. Les trois premières portent sur les personnes et le présent :
- Qui est impliqué ?
- Qui est concerné ?
- En quoi consiste le statu quo ?
Les trois suivantes portent sur le changement et sur notre collaboration :
- Qu'est-ce qui a empêché un changement majeur par le passé ? Parfois, j'ose ajouter : « Pourquoi ne pouvez-vous pas mener ce projet en interne, vous-mêmes ? »
- Qu'attendez-vous de notre collaboration ?
- Un an après la fin du projet, qu'est-ce qui sera différent ?
La dernière est une question de backcasting. Elle place le client dans l'avenir qu'il souhaite et laisse la conversation remonter de là jusqu'à aujourd'hui.
Des notes à la conception
Je prends des notes soignées pendant le premier rendez-vous. Parfois, je demande si nous pouvons enregistrer la séance, et j'utilise ensuite la transcription pour relire les nuances du briefing.
Ensuite, je tranche toujours la question de l'ampleur : un atelier ou un programme plus vaste. Pour un programme, la question suivante est toujours la même. Nous pouvons commencer par un atelier de kick-off et voir où il mène, ou je peux présenter d'emblée une architecture de programme plus solide et la valider lors du kick-off. Parfois, il est judicieux d'animer d'abord l'atelier de kick-off et de concevoir ensuite le concept du programme, atelier par atelier.
La conception de l'atelier lui-même part de ce que nous appelons en allemand l'Anlass : la raison pour laquelle nous tenons l'atelier et l'objectif qu'il sert. Après cela, tout tourne autour des rôles dans la salle et du type de tension qui peut se former entre eux.
Valider les faits avant le jour J
Il y a aussi le volet de l'information. Ce qui se dit dans un atelier peut être faux ou juste, alors je me demande toujours ce qui peut être validé en amont. Nous arrivons avec une approche davantage fondée sur les effets. Je demande au client de veiller à ce que les points de vue des parties prenantes soient étayés par des chiffres et des faits, que les parties prenantes peuvent et doivent apporter à l'atelier. Parfois, il est judicieux de les partager avant le jour J.
Pendant la séance elle-même, l'enjeu est de garder le cap. J'essaie d'utiliser des méthodes tournées vers l'avenir.
Là où Workshop Weaver intervient
Workshop Weaver est notre propre outil, et je l'utilise pour créer l'arc de la séance. J'ai lu beaucoup de livres sur la théorie systémique des organisations et sur la théorie du management. Pourtant, mes clients ne me paient pas pour le temps qu'il faudrait pour trouver la méthode parfaite. Livré à moi-même, je me rabattrais sur mes standards. Workshop Weaver me permet de trouver des méthodes qui pourraient mieux convenir à la situation, dont certaines me sont nouvelles, et cela me fait progresser bien plus que si je m'en tenais aux techniques habituelles.
Le second usage, c'est le sparring. Parfois, je discute d'une conception avec un collègue. Parfois, il est plus simple d'en discuter avec Workshop Weaver, parce que nous ne sommes pas payés pour tout passer en revue en détail. Workshop Weaver nous permet de livrer dans les délais et dans le budget, et c'est vraiment ce qui me plaît.
Les méthodes vers lesquelles je me tourne
Je reviens sans cesse à trois types de méthodes, chacun pour une raison propre.
Les méthodes qui cartographient les conditions
J'aime cartographier les conditions, pour que tout le monde puisse s'accorder sur la situation, sur la façon dont les choses s'influencent mutuellement et sur l'emplacement des leviers. J'aime le faire sous différents types et différentes formes. Un causal loop diagram (diagramme de boucles causales) est l'une de ces méthodes.
Les méthodes qui suscitent l'adhésion
Certains ateliers finissent avec toute la responsabilité reposant sur la personne qui anime, ce qui est la pire situation. L'animateur devrait être celui qui permet à chacun d'assumer ses responsabilités, même sans le dire. Donner un rôle à chaque participant est essentiel pour moi : sur toute la journée ou les journées d'atelier, au sein de chaque méthode, et même avant le début de l'atelier. Ce rôle peut être la préparation. Il peut s'agir de co-animation, par exemple quand le groupe se divise en sous-groupes.
Les interventions systémiques
Le troisième type, c'est l'intervention : des méthodes systémiques comme un fishbowl (bocal à poissons), où l'on se rapproche de l'état émotionnel de chacun et où les gens ne se retiennent pas trop. Tout est mis sur la table. Ensuite, nous pouvons le recueillir, le structurer et intégrer à nouveau les points de vue.
Les derniers jours avant l'atelier
Ce que je vérifie dans les derniers jours dépend du format de l'atelier, numérique ou en présentiel. Ce qu'il faut préparer en priorité, ce sont les 10 premières minutes. Le récit et l'énergie que vous apportez dans ces minutes vous portent tout au long de la journée et maintiennent l'engagement de tous.
Les noms des personnes et leurs rôles comptent aussi. Si vous parlez à un grand groupe d'anonymes sans savoir qui est qui, il est plus difficile de vous engager dans la séance. Ensuite, les fondamentaux. Bien sûr, je vérifie les horaires, les marges et le matériel à apporter dans la salle.
Ce que l'IA a changé, et comment je travaille à l'approche de 2027
Le matériel est le changement évident, car l'IA le rend facile à produire. Avec l'IA, il est important de construire le contexte pour pouvoir toujours revenir sur le déroulé, et des outils comme Workshop Weaver m'aident à le faire. Quand il y a un nouveau briefing, de la part du client ou de quelqu'un en interne, je reviens à la séance et je retrouve le contexte là où je l'avais laissé. Je redonne le nouveau briefing à Workshop Weaver, et nous adaptons la séance rapidement et sans effort majeur.
La communication est l'autre domaine, avant l'atelier comme après. Je pense que nous pouvons utiliser l'IA pour veiller à ce que chacun dispose de toutes les informations au bon moment sans surcommuniquer. La façon de le faire vous appartient. Il n'y a aucune bonne raison de manquer l'occasion de dire clairement ce que nous voulons atteindre et, ensuite, ce que nous avons atteint. L'IA aide beaucoup pour les deux. Pour les jours qui suivent une séance, l'article sur le vide après l'atelier entre davantage dans le détail.
L'erreur que j'ai cessé de faire
L'erreur de planification porte sur la structure. Vous devez sans cesse vous demander qui est l'expert dans la salle, et qui informe qui, pour que le groupe atteigne une compréhension plus élevée. Une compréhension plus élevée débouche sur la prise de décision.
Si vous ne réfléchissez pas clairement à cela, l'information s'accumule dans le désordre, et les décisions qui suivent sont tout aussi désordonnées. C'est quelque chose à penser avec beaucoup de soin.
Votre prochaine étape
Emportez les six questions à votre prochain premier rendez-vous avec un client : qui est impliqué, qui est concerné, en quoi consiste le statu quo, ce qui a empêché le changement jusqu'ici, ce qu'il attend de votre collaboration et ce qui sera différent un an après le projet. Consignez les réponses dans des notes soignées, ou enregistrez la conversation si le client est d'accord. Partez ensuite de l'Anlass pour la conception, nommez les rôles et les tensions dans la salle, et seulement après, choisissez vos méthodes. Le guide de planification d'ateliers couvre l'ensemble du processus, du brief au suivi.