Accordo sul trattamento dei dati

Parti

Responsabile del trattamento:

Kaufmann Elsner GbR

Titolare del trattamento: La persona fisica o giuridica titolare di un account Workshop Weaver che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati inseriti nella piattaforma.

1. Oggetto e durata

L'oggetto è il trattamento di dati personali da parte nostra nell'ambito della fornitura della piattaforma Workshop Weaver. La durata corrisponde a quella del contratto di servizio sottostante. L'accordo cessa automaticamente con la chiusura dell'account; gli obblighi di cancellazione di cui al punto 11 permangono.

2. Natura e finalità del trattamento

Trattiamo i dati esclusivamente per erogare il servizio concordato: conservazione e visualizzazione dei contenuti del workshop, generazione e revisione di agende assistite dall'IA, analisi dei documenti caricati, conversione della voce in testo, invio di e-mail di servizio, messa a disposizione delle funzioni di condivisione e collaborazione, nonché gestione, protezione e risoluzione dei problemi della piattaforma.

3. Tipologie di dati

Sono trattate in particolare le seguenti categorie di dati:

• Dati di account e di contatto degli utenti (nome, indirizzo e-mail, preferenza linguistica)
• Contenuti del workshop (obiettivi, agende, note, descrizioni, dati su luogo e data)
• Cronologie delle conversazioni con l'assistente IA
• Contenuti dei file caricati, incluso il testo da essi estratto
• Dati lasciati dagli ospiti tramite i link di condivisione (nome, eventualmente indirizzo e-mail, testo del commento)
• Dati di utilizzo, di registro e di fatturazione

4. Categorie di interessati

Sono interessati gli utenti del titolare del trattamento (ad esempio i suoi dipendenti), i destinatari dei link di condivisione e qualsiasi persona fisica i cui dati il titolare inserisca o carichi nella piattaforma.

5. Istruzioni

Trattiamo i dati esclusivamente su istruzione documentata del titolare del trattamento. L'utilizzo della piattaforma conformemente alle sue funzioni, nonché quanto stabilito nelle condizioni d'uso e nel presente accordo, costituiscono tali istruzioni. Ulteriori istruzioni individuali vanno inviate in forma scritta a privacy@workshopweaver.com; le attuiamo nella misura in cui ciò sia tecnicamente possibile e ragionevole e segnaliamo senza indugio qualora, a nostro avviso, un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati.

6. Riservatezza

Tutte le persone che hanno accesso a dati personali nell'esecuzione del presente accordo sono vincolate alla riservatezza. Tale obbligo permane anche dopo la cessazione della loro attività.

7. Misure tecniche e organizzative (art. 32 GDPR)

Attuiamo e manteniamo per la durata dell'accordo le seguenti misure:

• Cifratura TLS di tutte le trasmissioni e cifratura dei dati archiviati
• Password conservate unicamente come impronta crittografica; chiavi depositate archiviate in forma cifrata
• Controllo degli accessi tramite account individuali, modello di ruoli e limitazione al personale autorizzato
• Protezione di registrazione e accesso da attacchi automatizzati (limitazione della frequenza, blocco dell'account, rilevamento di bot)
• Separazione degli ambienti di produzione, test e anteprima
• Ubicazione dei server e dell'archiviazione dei file all'interno dell'Unione europea
• Backup regolari del database e aggiornamento periodico dei componenti impiegati
• Registrazione degli eventi rilevanti per la sicurezza e monitoraggio automatizzato degli errori

8. Sub-responsabili

Il titolare del trattamento rilascia un'autorizzazione generale al ricorso a sub-responsabili. L'elenco aggiornato è disponibile nella nostra pagina «Sub-responsabili» e costituisce parte integrante del presente accordo. Comunichiamo le modifiche previste con almeno 30 giorni di anticipo; il titolare può opporsi entro tale termine. Qualora l'opposizione ci impedisca di continuare a erogare il servizio come concordato, ciascuna parte può recedere per tale motivo. Vincoliamo i sub-responsabili a un livello di protezione equivalente a quello del presente accordo.

9. Assistenza sui diritti degli interessati

Assistiamo il titolare del trattamento, nei limiti della ragionevolezza, nel dare seguito alle richieste degli interessati ai sensi degli art. da 15 a 22 GDPR. Se gli interessati si rivolgono direttamente a noi, inoltriamo la richiesta al titolare senza indugio. Accesso, rettifica, esportazione e cancellazione possono essere richiesti anche tramite l'applicazione stessa.

10. Assistenza su sicurezza e obblighi di notifica

Assistiamo il titolare del trattamento nell'osservanza degli art. da 32 a 36 GDPR. Segnaliamo al titolare le violazioni dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla conoscenza, indicando le circostanze note, le probabili conseguenze e le misure adottate.

11. Cancellazione e restituzione

Al termine dell'accordo cancelliamo i dati personali trattati entro 30 giorni, salvo che sussista un obbligo legale di conservazione. Prima della cancellazione, il titolare può richiedere l'esportazione dei propri dati in un formato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. I dati soggetti a obblighi legali di conservazione sono limitati nel trattamento e cancellati alla scadenza del termine.

12. Prove e verifiche

Su richiesta mettiamo a disposizione del titolare del trattamento le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di tali obblighi. Le verifiche sono possibili previo ragionevole preavviso, durante il normale orario lavorativo e senza pregiudizio per l'operatività; possono essere sostituite da prove o certificazioni significative.

13. Trasferimenti verso Paesi terzi

Ove i sub-responsabili trattino dati al di fuori dello Spazio economico europeo, ciò avviene sulla base di una decisione di adeguatezza o di clausole contrattuali tipo ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c GDPR. La base applicabile è indicata nell'elenco dei sub-responsabili.

14. Lingua del contratto

Fa fede la versione tedesca del presente accordo. Le versioni in altre lingue sono fornite unicamente per comodità di comprensione; in caso di difformità prevale il testo tedesco.

Conclusione dell'accordo

Per concludere il presente accordo, ci invii un'e-mail indicando la denominazione completa e l'indirizzo della sua azienda nonché il nome del legale rappresentante. Riceverà quindi l'accordo firmato. Se la sua azienda utilizza un proprio modello, saremo lieti di esaminarlo.

E-mail: privacy@workshopweaver.com