Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati è:

Kaufmann Elsner GbR

E-mail: [email protected]

2. Panoramica

La presente informativa spiega come Workshop Weaver («noi») raccoglie, tratta e protegge i suoi dati personali quando visita il nostro sito (workshopweaver.com) o utilizza la nostra piattaforma di progettazione di workshop assistita dall'IA (app.workshopweaver.com). Trattiamo tali dati in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), alla legge federale tedesca sulla protezione dei dati (BDSG) e alla legge tedesca TTDSG.

3. Dati raccolti

3.1 Dati che lei fornisce direttamente

• Dati dell'account: Nome, indirizzo e-mail e password al momento della registrazione. La password è conservata esclusivamente come impronta crittografica.
• Contenuti del workshop: Obiettivi, agende, descrizioni, note, destinatari, dati su luogo e data, nonché tutti i dati di pianificazione che lei crea.
• Cronologia delle conversazioni: I suoi messaggi all'assistente IA e le relative risposte sono conservati stabilmente insieme al workshop di riferimento, affinché il contesto permanga tra una sessione e l'altra.
• File caricati: File PDF, DOCX, TXT e Markdown nonché immagini (PNG, JPEG, WebP) fino a 5 MB che carica nella chat, incluso il testo da essi estratto.
• Registrazioni vocali: Se utilizza l'inserimento vocale, la registrazione viene elaborata per essere convertita in testo. Non conserviamo il file audio; resta soltanto il testo ottenuto.
• Richieste di contatto: Nome, e-mail e contenuto del messaggio quando utilizza il nostro modulo di contatto.
• Informazioni di pagamento: Dati di fatturazione trattati dal nostro fornitore di pagamento Stripe: i dati completi della carta non raggiungono mai i nostri server.
• Prove del consenso: Il momento in cui ha accettato le condizioni d'uso e la presente informativa, nonché la sua risposta alla domanda sulle e-mail di prodotto e la relativa data.

3.2 Dati raccolti automaticamente

• Dati di registro del server: Indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, URL di provenienza, pagine visitate, data e ora dell'accesso.
• Cookie e memorizzazione locale: Si veda la sezione 5.
• Dati di prodotto e di utilizzo: Quali funzioni apre, quando crea un workshop o genera un'agenda, nonché misurazioni tecniche delle chiamate all'IA (modello, numero di token, costo, durata). Il contenuto delle sue richieste non viene trasmesso.
• Registri di consegna delle e-mail: Se un'e-mail da noi inviata è stata consegnata, aperta o se è stato cliccato un link in essa contenuto, con marca temporale e indirizzo del destinatario.
• Dati di sicurezza: Il suo indirizzo IP e segnali per il rilevamento di bot durante registrazione e accesso, per contrastare attacchi automatizzati. I tentativi falliti sono conteggiati per account; a tal fine l'indirizzo e-mail è trattato solo come impronta.

4. Basi giuridiche del trattamento

Trattiamo i suoi dati personali sulle seguenti basi giuridiche ai sensi dell'art. 6, par. 1 GDPR:

• Consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR): Per i cookie analitici e di marketing sul nostro sito e per le e-mail di prodotto e marketing. Può revocare il consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro.
• Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR): Per la fornitura della piattaforma, la gestione dell'account, l'elaborazione dei pagamenti e tutte le funzioni di IA: la generazione dell'agenda è la prestazione centrale.
• Obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR): Per le registrazioni fiscali e contabili e per gli obblighi legali di conservazione.
• Interessi legittimi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR): Per i registri del server e la diagnostica degli errori (sicurezza informatica e operatività), per la protezione di registrazione e accesso da attacchi automatizzati, per i registri di consegna delle nostre e-mail (prova di recapitabilità) e per l'analisi di prodotto all'interno dell'applicazione con sessione attiva. Quest'ultima si fonda sul nostro interesse legittimo a comprendere quali funzioni vengano effettivamente utilizzate; non rientra nel consenso ai cookie e lei può opporvisi in qualsiasi momento ai sensi dell'art. 21 GDPR.

5. Cookie e memorizzazione locale

Utilizziamo cookie e tecnologie analoghe. Ai sensi del § 25 TTDSG, installiamo cookie non essenziali sul nostro sito soltanto previo suo consenso esplicito tramite il banner dei cookie.

5.1 Cookie necessari

Questi cookie sono necessari al funzionamento e non possono essere disattivati.

5.2 Cookie analitici (consenso richiesto)

Questi servizi ci aiutano a capire come i visitatori interagiscono con il nostro sito.

5.3 Cookie di marketing (consenso richiesto)

Questi servizi sono utilizzati per il marketing e per l'attribuzione delle richieste.

5.4 Memorizzazione locale nell'applicazione

Nell'applicazione stessa memorizziamo alcune voci nella memoria locale del suo browser. Questi dati non lasciano il suo dispositivo e non ci vengono trasmessi; sono rimossi al momento della disconnessione o dello svuotamento della memoria del browser.

*Google può trasferire dati negli USA. Tale trasferimento si fonda sul quadro UE-USA per la protezione dei dati (decisione di adeguatezza della Commissione europea, luglio 2023); Google LLC è certificata nell'ambito di tale quadro.

6. Responsabili e destinatari

Ci avvaliamo dei seguenti fornitori in qualità di responsabili del trattamento o destinatari. Un elenco completo e costantemente aggiornato, con indirizzi e categorie di dati, è disponibile nella nostra pagina Sub-responsabili.

7. Collaborazione, link di condivisione e ospiti

Workshop Weaver è concepito per la collaborazione. Le funzioni seguenti rendono visibili dati ad altre persone: valuti con attenzione quali contenuti condivide.

• Team: Se assegna un workshop a un team, tutti i membri possono vederne l'intero contenuto, inclusi obiettivi, contesto, cronologia delle conversazioni e file caricati. I membri vedono inoltre reciprocamente nome e indirizzo e-mail. I workshop personali senza assegnazione a un team restano privati.
• Link pubblici per i partecipanti: Può condividere un'agenda tramite un link accessibile senza autenticazione. Chi conosce il link vede l'agenda, inclusi luogo, orari ed eventuale indirizzo di videoconferenza memorizzato. La pagina è esclusa dai motori di ricerca, ma il link in sé non ha ulteriori protezioni. Può revocare la condivisione in qualsiasi momento dall'applicazione.
• Link di collaborazione: Per raccogliere riscontri può generare un link separato, eventualmente protetto da password e con una data di scadenza.
• Commenti degli ospiti: Chi commenta tramite un link di collaborazione indica un nome e può lasciare volontariamente un indirizzo e-mail. Tali dati sono conservati e visibili alla persona che ha condiviso il link; gli altri ospiti vedono solo il nome. Se trasmette un link di questo tipo, informi i destinatari di tale trattamento. Gli ospiti possono chiedere in qualsiasi momento la cancellazione dei propri dati scrivendo a [email protected].

8. Trasferimenti verso Paesi terzi

Una parte dei nostri fornitori ha sede negli USA. Ove vi siano trasferiti dati personali, ciò è tutelato come segue:

• Quadro UE-USA per la protezione dei dati: Per i fornitori certificati nell'ambito del quadro: Google e Stripe.
• Clausole contrattuali tipo (CCT): Per i fornitori non coperti da una decisione di adeguatezza, in particolare Anthropic, OpenAI e Sentry.
• Trattamento nell'UE: PostHog, Mailgun e HubSpot trattano i dati nei loro centri dati europei; i nostri server, database e l'archiviazione dei file si trovano esclusivamente nell'UE.

9. Periodi di conservazione

Conserviamo i suoi dati solo per il tempo necessario alle finalità descritte:

• Dati dell'account: Per la durata del suo account. A seguito di una richiesta di cancellazione sono eliminati entro 30 giorni.
• Contenuti del workshop e cronologia delle conversazioni: Per la durata del suo account; sono eliminati insieme ad esso.
• File caricati: 30 giorni dopo l'archiviazione del workshop di riferimento; successivamente sono eliminati automaticamente. Se elimina definitivamente un workshop, sono rimossi immediatamente.
• Registrazioni non confermate: 14 giorni; trascorsi i quali l'account è eliminato integralmente.
• Bozze vuote: 7 giorni.
• Registri di consegna delle e-mail: 180 giorni.
• Registri del server: 7 giorni. Sono generati presso i nostri fornitori di hosting e successivamente cancellati in automatico; una conservazione più lunga avviene solo nella misura in cui lo richieda un incidente di sicurezza concreto.
• Dati di sicurezza e abuso: 2 ore (contatori dei tentativi di accesso e della frequenza delle richieste).
• Documenti di pagamento e fatturazione: 10 anni dalla fine del contratto (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Richieste di contatto: 3 anni dall'ultima comunicazione, o più a lungo se necessario per rivendicazioni legali.
• Dati di analisi di prodotto: 12 mesi.
• Dati di diagnostica degli errori: 90 giorni.

Qualora obblighi di legge in materia di conservazione ostino alla cancellazione, il trattamento è invece limitato e i dati sono eliminati alla scadenza del termine.

10. I suoi diritti ai sensi del GDPR

Lei ha i seguenti diritti in relazione ai suoi dati personali:

• Diritto di accesso (art. 15 GDPR): Ottenere conferma del trattamento dei suoi dati e richiederne una copia.
• Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): Chiedere la correzione di dati personali inesatti.
• Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): Chiedere la cancellazione dei suoi dati personali («diritto all'oblio»).
• Diritto di limitazione (art. 18 GDPR): Chiedere la limitazione del trattamento in determinate circostanze.
• Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): Ricevere i suoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Li forniamo su richiesta.
• Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): Opporsi in qualsiasi momento al trattamento fondato su interessi legittimi: ciò include espressamente l'analisi di prodotto nell'area con sessione attiva.
• Diritto di revoca del consenso (art. 7, par. 3 GDPR): Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Per esercitare tali diritti, ci contatti all'indirizzo [email protected].

11. Diritto di reclamo

Ha il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati (art. 77 GDPR). L'autorità competente per noi è:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)

Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Germania

Telefono: +49 431 988-1200

Sito web: www.datenschutzzentrum.de

12. Trattamento tramite IA e decisioni automatizzate

Workshop Weaver impiega l'intelligenza artificiale per generare agende di workshop, proporre metodi, analizzare i documenti caricati e convertire la voce in testo. Tale trattamento tramite IA:

• si basa sulle informazioni da lei fornite: obiettivi, contesto, vincoli, file caricati e messaggi della conversazione;
• non produce decisioni giuridiche o di effetto analogamente significativo nei suoi confronti; non ha luogo alcuna decisione automatizzata ai sensi dell'art. 22 GDPR;
• non utilizza i suoi contenuti per addestrare modelli di IA: le interfacce di Anthropic e OpenAI non li impiegano a tale scopo per impostazione predefinita;
• è fornito da Anthropic e OpenAI (si veda la sezione 6.2); a tal fine i suoi input sono trasferiti negli USA;
• si estende anche ai contenuti che carica: immagini e documenti digitalizzati sono trasmessi integralmente al fornitore di IA ai fini del riconoscimento del testo.

Raccomandazione: Non inserisca dati personali sensibili di terzi (ad esempio di collaboratori o partecipanti) nei campi di inserimento dell'IA e non carichi documenti che li contengano. Descriva obiettivi e contesto in termini generali ove possibile. Lei resta responsabile dei contenuti che inserisce nell'applicazione.

13. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a protezione dei suoi dati personali: cifratura TLS di tutte le trasmissioni, cifratura dei dati archiviati, password conservate unicamente come impronta, archiviazione cifrata delle chiavi da lei depositate, protezione di registrazione e accesso da attacchi automatizzati, controlli di accesso limitati al personale autorizzato e aggiornamento regolare dei componenti impiegati.

14. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche nei nostri trattamenti o nel quadro giuridico. Informeremo via e-mail gli utenti registrati delle modifiche sostanziali. La versione vigente è sempre disponibile all'indirizzo: workshopweaver.com/privacy

15. Contatti

Per domande sulla presente informativa o sui suoi dati personali può contattarci all'indirizzo:

Kaufmann Elsner GbR

E-mail: [email protected]