Accord de sous-traitance

Parties

Sous-traitant :

Kaufmann Elsner GbR

Responsable du traitement : La personne physique ou morale titulaire d'un compte Workshop Weaver qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données saisies dans la plateforme.

1. Objet et durée

L'objet est le traitement de données à caractère personnel par nos soins dans le cadre de la fourniture de la plateforme Workshop Weaver. La durée correspond à celle du contrat de service sous-jacent. L'accord prend fin automatiquement à la clôture du compte ; les obligations de suppression prévues au point 11 subsistent.

2. Nature et finalité du traitement

Nous traitons les données uniquement pour fournir le service convenu : conservation et affichage des contenus d'atelier, génération et révision d'ordres du jour assistées par IA, analyse des documents téléversés, conversion de la parole en texte, envoi d'e-mails de service, mise à disposition des fonctions de partage et de collaboration, ainsi qu'exploitation, sécurisation et dépannage de la plateforme.

3. Types de données

Sont traitées en particulier les catégories de données suivantes :

• Données de compte et de contact des utilisateurs (nom, adresse e-mail, préférence linguistique)
• Contenus d'atelier (objectifs, ordres du jour, notes, descriptions, données de lieu et de date)
• Historiques de conversation avec le compagnon IA
• Contenus des fichiers téléversés, y compris le texte qui en est extrait
• Informations laissées par les invités via les liens de partage (nom, éventuellement adresse e-mail, texte du commentaire)
• Données d'utilisation, de journalisation et de facturation

4. Catégories de personnes concernées

Sont concernés les utilisateurs du responsable du traitement (par exemple ses collaborateurs), les destinataires des liens de partage, ainsi que toute personne physique dont le responsable saisit ou téléverse les données dans la plateforme.

5. Instructions

Nous traitons les données exclusivement sur instruction documentée du responsable du traitement. L'utilisation de la plateforme conformément à ses fonctions, ainsi que les dispositions des conditions d'utilisation et du présent accord, valent instructions. Toute instruction individuelle complémentaire doit être adressée par écrit à privacy@workshopweaver.com ; nous la mettons en œuvre dans la mesure où cela est techniquement possible et raisonnable, et signalons sans délai si, selon nous, une instruction contrevient au droit de la protection des données.

6. Confidentialité

Toutes les personnes ayant accès à des données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution du présent accord sont tenues à la confidentialité. Cette obligation subsiste après la fin de leur intervention.

7. Mesures techniques et organisationnelles (art. 32 RGPD)

Nous mettons en œuvre et maintenons pendant la durée de l'accord les mesures suivantes :

• Chiffrement TLS de toutes les transmissions et chiffrement des données stockées
• Mots de passe conservés uniquement sous forme d'empreinte cryptographique ; clés déposées stockées chiffrées
• Contrôle d'accès par comptes individuels, modèle de rôles et limitation aux personnes autorisées
• Protection de l'inscription et de la connexion contre les attaques automatisées (limitation de débit, verrouillage de compte, détection de robots)
• Séparation des environnements de production, de test et de prévisualisation
• Localisation des serveurs et du stockage de fichiers au sein de l'Union européenne
• Sauvegardes régulières de la base de données et mise à jour régulière des composants utilisés
• Journalisation des événements de sécurité et surveillance automatisée des erreurs

8. Sous-traitants ultérieurs

Le responsable du traitement donne une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste à jour est disponible sur notre page « Sous-traitants » et fait partie intégrante du présent accord. Nous annonçons toute modification envisagée au moins 30 jours à l'avance ; le responsable peut s'y opposer dans ce délai. Si l'opposition nous empêche de continuer à fournir le service convenu, chacune des parties peut résilier pour ce motif. Nous imposons aux sous-traitants ultérieurs un niveau de protection équivalent à celui du présent accord.

9. Assistance concernant les droits des personnes

Nous assistons le responsable du traitement, dans la mesure du raisonnable, pour répondre aux demandes des personnes concernées au titre des art. 15 à 22 RGPD. Si des personnes concernées s'adressent directement à nous, nous transmettons la demande sans délai au responsable. L'accès, la rectification, l'export et la suppression peuvent également être demandés via l'application.

10. Assistance en matière de sécurité et de notification

Nous assistons le responsable du traitement dans le respect des art. 32 à 36 RGPD. Nous signalons les violations de données à caractère personnel au responsable sans délai injustifié, et au plus tard dans les 48 heures suivant leur connaissance, en indiquant les circonstances connues, les conséquences probables et les mesures prises.

11. Suppression et restitution

À la fin de l'accord, nous supprimons les données à caractère personnel traitées dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale de conservation. Avant la suppression, le responsable peut demander un export de ses données dans un format courant et lisible par machine. Les données soumises à une obligation légale de conservation font l'objet d'une limitation du traitement et sont supprimées à l'expiration du délai.

12. Preuves et audits

Sur demande, nous mettons à disposition du responsable du traitement les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations. Des audits sont possibles moyennant un préavis raisonnable, pendant les heures ouvrables habituelles et sans perturber l'exploitation ; ils peuvent être remplacés par des preuves ou certifications probantes.

13. Transferts vers des pays tiers

Lorsque des sous-traitants ultérieurs traitent des données en dehors de l'Espace économique européen, cela intervient sur le fondement d'une décision d'adéquation ou de clauses contractuelles types au titre de l'art. 46, par. 2, point c RGPD. Le fondement applicable est indiqué dans la liste des sous-traitants.

14. Langue du contrat

La version allemande du présent accord fait foi. Les versions dans d'autres langues sont fournies à titre de commodité uniquement ; en cas de divergence, le texte allemand prévaut.

Conclusion de l'accord

Pour conclure cet accord, envoyez-nous un e-mail indiquant la dénomination complète et l'adresse de votre entreprise ainsi que le nom de son représentant légal. Vous recevrez ensuite l'accord signé en retour. Si votre entreprise utilise son propre modèle, nous l'examinerons volontiers.

E-mail : privacy@workshopweaver.com